ÜRETKENLİK VE İŞBİRLİĞİ

EN ÇOK BAŞINIZI AĞRITAN GÜNLÜK GEREKSİZ İŞLER HANGİLERİ?

Akıl yoksa kazanım da yok mu?


Siz de sık sık zamanınızı çalan ve can sıkıcı görevlerden kurtulmak istiyor musunuz? Günlük süreçler ve "evrak işleri" bazen gerçek bir tam zamanlı iş olabilir ve sizi ve ekibinizi gereksiz yere engelleyebilir.

Aşağıdaki günlük işlerden en çok hangisini daha verimli hale getirmek ve/veya otomatikleştirmek istersiniz?

Belgelerimi çok daha hızlı bulmak istiyorum

Belgelerin tek bir düğmeye dokunarak çevrilmesini istiyorum

İş arkadaşlarımla aynı anda bir belge üzerinde çalışabilmek istiyorum

Projelerimi daha kolay yönetmek ve teslim tarihlerine uyulduğundan emin olmak istiyorum

Çok sayıda çevrimiçi toplantı yapıyorum ve neler konuşulduğunu hızlı bir şekilde bulabilmek istiyorum

Manuel belge süreçlerini daha akıllı hale getirmek ve otomatikleştirmek istiyorum

Tarama ve belge doldurma işlemlerini hızlandırmak istiyorum

Belgeleri bulmak - can sıkıcı bir çile mi?

Kuruluşunuzun birden fazla depolama yeri varsa, hangisine bakacağınızı nasıl bileceksiniz? Bir belgenin içinde bir terimi veya ifadeyi arayabilir misiniz, yoksa yalnızca dosya adına göre mi?

M-FILES
M-Files gibi bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemine bağlanarak aramayı hızlı ve sorunsuz bir deneyim haline getirin.
  • Nerede depolandığını tahmin etmeye çalışmak zorunda değilsiniz.
  • Aramak için uygulamalar arasında geçiş yapmanız gerekmez.
 

Çeviriler çok mu zaman alıyor ve çok mu uzun sürüyor?

Belgeleri bir çeviri bürosuna verecek vaktiniz yok ya da metinleri parça parça çevrimiçi bir çeviri sağlayıcısının tarayıcısına girmek istemiyor musunuz? Sadece bir düğmeye basarak bir belgenin tamamını başka bir dilden çevirebilmeyi mi hayal ediyorsunuz?

WORKPLACE PURE
Workplace Pure ile tek bir düğmeye dokunarak çeviriler alın. Workplace Pure aşağıdaki özelliklere sahip bir Çeviri hizmeti sunar:
  • Popüler Word, PDF ve PPT formatlarındaki çok büyük belgeleri bile çevirebilir ve çeviriyi orijinal sayfa düzeniyle (tablolar, grafikler, resimler vb. dahil) düzenlenebilir bir belge olarak sunar.
  • Deepl'in kanıtlanmış yapay zeka çeviri teknolojisine dayanır.
  • 25'ten fazla dilde mevcuttur.
 

E-posta karmaşasından bıktınız mı?

Doküman işbirliğiniz, taslakları katkıda bulunanlara ve gözden geçirenlere e-posta ile göndermeye mi dayanıyor? Eşzamanlı düzenleme olmadığında, herkesin katkıda bulunmak için sırasını beklemesi gerekir. Alternatif olarak, her katılımcı değişikliklerini ayrı ayrı göndererek karmaşık ve hataya açık bir birleştirme görevi oluşturur.

MICROSOFT 365
E-posta ile işbirliği yapmaktan bıktıysanız, Microsoft Teams ve SharePoint Online'ı kullanmanın zamanı geldi:
  • Microsoft Teams'de, belgenin en son sürümünün bağlantısını erişmesi gereken kişilerle (dahili ve harici) paylaşmanız yeterlidir.
  • İzin hakları verebilirsiniz.
  • Hepiniz aynı anda belgede çalışabilirsiniz.
  • Tek bir düğmeye dokunarak belge geçmişine ulaşabilirsiniz.
 

Etkili proje yönetimi - Herkülvari bir görev mi?

Projeleri yönetmek, görev paketlerinin proje katılımcıları tarafından tamamlanıp tamamlanmadığını izlemek ve son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak zor olabilir. Özellikle de farklı departmanlarda ve muhtemelen farklı lokasyonlarda çalışan birden fazla kişi/ekip söz konusu olduğunda.

MICROSOFT 365
Projeleri yönetmek için basit ve net bir araca ihtiyacınız varsa, Microsoft Planner'ı kullanın. Çünkü burada şunları yapabilirsiniz:
  • Proje katılımcılarına görevler atayın.
  • Görev durumuna genel bir bakış sağlayın.
  • Son teslim tarihlerine uyumu izleyin.
 

Toplantı bitti - Ne konuşulduğunu unuttunuz mu?

Bir çevrimiçi toplantıdan diğerine koşturuyor musunuz? Ne konuşulduğunun izini kolayca kaybediyor musunuz? Sanal toplantılar kaydedilebilse de, not almak veya tartışmalardan önemli bilgileri bulmak zor olabilir. Elle yazılan notlar hatalı olabilir ve kayıtlar arasında arama yapmak zaman ve kaynak israfına neden olan zahmetli bir aramayı gerektirebilir.

MICROSOFT 365
Microsoft Teams, OneNote ve Stream kullanarak sanal toplantılardan tam olarak yararlanın.
  • Kaydedilen her toplantı için daha sonra kaydı tekrar dinlemek zorunda kalmadan göz atabileceğiniz bir transkript alırsınız.
  • En önemli bilgileri kişisel not defteriniz OneNote'a kopyalayabilir ve ilgili yapılacak işleri işaretleyebilirsiniz.

Manuel süreçlere elveda, otomasyona merhaba!

Sözleşmeler

Sözleşmelerinizi hala geleneksel, kağıt tabanlı bir şekilde mi yönetiyorsunuz?  

O zaman muhtemelen bunun ofiste çok yer kapladığını, veri girişi ve aramanın zaman alıcı olduğunu ve kritik tarihlerin veya sözleşme sürelerinin kolayca gözden kaçabileceğini biliyorsunuzdur.

Faturalar

Faturalama ve onay süreciniz hala birçok manuel adımdan mı oluşuyor?  

Muhasebe ekibinizin hala onaylayanlara basılı faturaları göndermesi veya taranmış kopyalarını e-posta yoluyla iletmesi gerekiyorsa, bu süreç size ne kadar zamana mal oluyor?  

Ya da borçlu hesaplar departmanınızın faturaları satın alma siparişleriyle eşleştirmek için bilgileri manuel olarak çıkarması gerekiyorsa, bu insan hatası nedeniyle yanlış rakamların kaydedilmesine yol açabilir.

Özlük Dosyaları

İK departmanınız özlük dosyalarını hala kağıt ortamında mı yönetiyor?  

O zaman bu dosyaları ve arşivleri denetime dayanıklı ve GDPR gibi artan uyumluluk gereklilikleri karşısında uyumlu tutmanın ne kadar zor olduğunu biliyor olabilirsiniz.  

Özellikle birden fazla yerde çalışan işgücü ve İK yöneticileri olan şirketler için kağıt dosyaların alan gereksinimleri ve bilgi arama konusuna hiç girmeyelim bile.

M-Files gibi Kurumsal İçerik Yönetimi çözümleri, özellikle süreçlerin dijitalleştirilmesinden fayda sağlayacak hukuk, muhasebe ve insan kaynakları gibi departmanlarda kullanışlıdır.  

  • Dijital sözleşme yönetimi, dijital fatura yönetimi ve dijital personel dosyası ile sırasıyla sözleşmeler, faturalar ve İK dosyaları tek bir veritabanında saklanır.
  • Her şeyin tek bir yerde olması sayesinde bilgiler tek bir düğmeye dokunarak yetkili kullanıcıların erişimine açılır ve bilgi güvenliği sağlanırken onay gibi süreçler hızlandırılır.

M-Files

Dijitalleştirilmiş belgelerin üretilmesi ve bilgilerin işlenmesi çok mu uzun sürüyor?

Gelen faturaları, irsaliyeleri ve diğer belgeleri işlemek ve saklamak için tarıyorsanız, dosyaları adlandırmanın ve kaydetmenin ne kadar zaman aldığını bilirsiniz. Dosya adlarını ve depolama konumlarını manuel olarak atarken hata yapmak da kolaydır.

Dispatcher Phoenix
Dispatcher Phoenix gibi akıllı bir belge yönlendirme çözümü, dosya adlandırma ve depolama sorununu çözer ve posta ve e-posta yönlendirmeyi kolaylaştırır. Bu da zaman kazandırır ve doğruluğu artırır.