İlk olarak, halihazırda modern, çevrimiçi tabanlı yazılım çözümleri kullanan bir dijital matbaaya bakalım. Online portal veya web-to-print çözümüne özel bir talepte bulunan müşteriler için bu dijital baskı atölyesi ideal olarak akıllı, web tabanlı bir yönetim-bilgi sistemi (MIS) oluşturur. En iyi üretim rotasını, ilgili maliyet merkezlerini, gerekli malzemeleri, üretim maliyetlerini ve satış fiyatını bağımsız olarak hesaplar. Baskı atölyesi personeli bu bilgileri kullanarak bir fare tıklamasıyla fiyat teklifi oluşturur, hemen gönderir ve sistem tarafından birkaç gün sonra müşteriye kontrol etmesi hatırlatılır. Yazılım eksik malzemeyi otomatik olarak belirler ve sipariş önerilerini harekete geçirir, baskı makineleri ve personel tüm güncel iş verilerini iletir ve üretim planlama ilgili çalışma arkadaşlarının dağıtımını otomatik olarak hesaplar.
Bir matbaacı için dijital iş akışının avantajları açıktır: Süreçler dijital olarak otomatikleştirilir, iş akışları hataya açık insan müdahalesi olmadan verimli bir şekilde çalışır ve siparişler hızlı ve uygun maliyetli olacak şekilde işlenir. Bu da, çalışanların müşterilere danışmanlık yapmaya konsantre olmalarını sağlar.
İpucu #1: Web tabanlı MIS sistemlerini kullanın
Geleneksel matbaacılar genellikle hala bireysel hesaplama yapmaktadır ve bu da zaman alan bir süreçtir. Her işi tek seferlik olarak gören zanaatkâr prensibinin modası geçmiştir. Günümüzde giderek daha fazla sayıda müşteri, bulut özellikli web tabanlı MIS çözümlerinin yardımıyla baskı ürünlerinin fiyatlarını saniyeler içinde çevrimiçi olarak hesaplıyor. Bu şekilde şirketin süreçlerini iyileştirebilirsiniz. Sipariş işleme, baskı öncesi sistemi, baskı makineleri ve mali muhasebe birbirleriyle veri alışverişinde bulunur ve kargo göndericilerinin harici sistemleri, çevrimiçi bankacılık, ödeme hizmetleri veya CO2 hesaplayıcıları vb. ile eşzamanlı olarak iletişim kurar. Dijitalleştirilmiş süreçler böylece kesintisiz olarak çeşitli platformlar arasında çalışır ve tüm değer zincirini ve iş akışı sistemini kapsar.
İpucu #2: İş akışındaki tüm katılımcıları ağa bağlayın
Bir matbaacı olarak insanlar ve makineler arasındaki iletişime odaklanmalısınız. Dijital iş akışı üretim süreçleri dizüstü bilgisayar ve internet aracılığıyla dünya çapında kontrol edilebilir, siparişler yürütülebilir ve diğer bilgiler bu uca aktarılabilir, mağazanız, sipariş portalları ve iş arayüzleri aracılığıyla aldığınız sipariş süreçlerini ve müşteri iletişimlerini doğrudan web tabanlı MIS ile ilişkilendirebilir. Müşteriler tarafından kullanılan yazılım ve veri tabanları, örneğin web-to-print için bir varlık yönetim sistemi, üretim süreçlerini kolaylaştırmak için yönetim sistemine entegre edilmelidir. Malzeme tedarikçileri de doğrudan matbaanıza bağlanabilir. Depodaki bir hammadde yeniden sipariş seviyesine ulaşır ulaşmaz, sistemden doğrudan tedarikçi şirkete otomatik bir sipariş iletilebilir. Dahili süreç, ödeme sağlayıcılara, lojistik şirketlerine, tedarikçilere veya derecelendirme portallarına otomatik veri aktarımı ile desteklenir ve tamamlanır. Süreçlerin ilgili tüm kişiler ve sistemler arasında otomatik olarak kontrol edilmesi verimliliği önemli ölçüde artırırken aynı zamanda baskı işlemlerindeki maliyetleri de azaltır. Müşterileriniz ve hizmet sağlayıcılarınız da bundan faydalanır, çünkü mükemmel bir alışveriş deneyiminin ve sorunsuz, kesintisiz bir iş akışının keyfini çıkarırlar.
İpucu #3: Çalışanlarınızı daha akıllıca değerlendirin
Hesaplama, yükleme, düzenleme veya sipariş ve ödeme, şirket içinde yeni süreçler ve dijital iş akışları gerektirir. Bu nedenle, web tabanlı bir MIS'in kullanılmaya başlanmasıyla birlikte, verimliliği artırmak için operasyonel süreçleri uyarlayıp standartlaştırmalısınız. Çalışanların siparişten basılı malzemenin teslimine kadar yalnızca kararla ilgili faaliyetleri gerçekleştirmesi gerekir. Belge oluşturma ve yazdırma, e-posta bildirimleri veya veri aktarımları gibi basit görevler sistemin kendisi tarafından gerçekleştirilebilir.
Sipariş başına daha düşük işlem maliyetlerine ek olarak, bir başka avantaj da çalışanların satış ve müşteri danışmanlığı için daha fazla zamana sahip olmasıdır. Bu basitleştirmeler sadece baskı üretiminde göze çarpmıyor; finansal muhasebe, satın alma ve sevkiyattaki meslektaşlar da otomatik muhasebe ve ihtar, otomatik yeniden sipariş, takip ve sevkiyat etiketlerinin basımından faydalanıyor.
İpucu #4: Çevik düşünün ve hareket edin
Dijitalleştirilmiş süreçlerin hayata geçirilmesinin ön koşulu yalnızca teknik çözümler değil, hatta her şeyden önce şirketteki çalışanlardır. Dijital iş akışı şirket içi gereksinimlere ve müşterinin beklentilerine ne kadar çok ve ne kadar hızlı uyarlanabilirse, şirketteki personelin de bunlara o kadar esnek tepki verebilmesi gerekir. Katı yönergeler ve talimatlar geçmişte kaldı. Matbaa her zaman uyum sağlayabilmelidir. Bu, yalnızca bir şirkette tutarlı bir şekilde uygulanması gereken çevik çalışma yöntemleriyle işe yarar.
İpucu #5: Dijitalleşme yönetimin meselesidir
Dijitalleştirilmiş süreçleri uygulamaya koyanlar genellikle bir şirketi baştan aşağı dönüştürürler. Yönetimin bu değişim için rotayı belirlemesi zorunludur - yalnızca onlar personeli yanlarına alabilir ve başarılı bir dijitalleşme için yönergeleri belirleyebilir. Çalışanlar müşteri gereksinimlerini, kalite ve hizmet talebini, verimliliği ve maliyet optimizasyonunu bilir. Yönetim, şirketin başarısına içsel bir ilgi ve yeni iş modelleri ve dijital hizmetler geliştirme sorumluluğuna sahiptir. Stratejik dijitalleşme, pek çok kişinin hala düşündüğü gibi BT departmanının görevi değildir. Ve ne yazık ki, sürdürülebilir değişim şirketlerde genellikle sadece yönetim rekabetten kaynaklanan varoluşsal bir tehditle karşılaştığında ve dolayısıyla değişimin aciliyetini fark ettiğinde ortaya çıkar. En geç o zaman harekete geçme, denenmiş ve test edilmiş olanı yenisiyle değiştirme ve piyasayı yakından takip etme zamanı gelmiş demektir.
Dijitalleştirme cesareti
Hollanda sınırında tam hizmet veren bir baskı şirketi olan Rehms Druck'ın genel müdürü Daniel Baier, verimli iş akışlarının pratikte nasıl sonuç verdiğini açıklıyor: "Konica Minolta'nın çözümleri ile otomasyona doğru büyük bir adım attık. Açık ve kapalı mağaza sistemlerinden giderek daha fazla siparişi diğer cihaz ve sistemlerle dijital olarak bağladığımız için, çok çeşitli ürünlerimize rağmen süreçleri otomatikleştirebiliyoruz. Sipariş girişi ve işlemeden depoya kadar otomasyondan faydalanıyoruz."
Daha fazla gelir elde etmek ve maliyetleri düşürmek isteyen baskı şirketleri entegre ve dijitalleştirilmiş süreçlerden kaçamaz. Müşterileri şirketin süreçlerine entegre ederek ve gelişmiş iletişim yoluyla, müşterilerinize yalnızca kartvizit ve el ilanları değil, çözümler, katma değer ve benzersiz satış teklifleri sunabilirsiniz. Bu, sizi internet üzerindeki rekabet ortamından net bir şekilde ayıracaktır.