Bu durum önemlidir çünkü dijital depolama alanı – ister bulutta ister yerel olarak – doğrudan sürdürülebilirliği etkiler; verinin karbon ayak izi göz ardı edilemeyecek kadar büyüktür. Örneğin, 1 GB veriyi depolamak 0,015 kWh elektrik ve 0,28 kg CO₂ salımına neden olur.
Bunu daha somut hale getirmek gerekirse: beş MB büyüklüğünde yaklaşık 3.500 e-postayı depolamak, bir otomobille bir kilometre yol almak kadar CO₂ üretir. 1.000 e-postayı silmek ise yaklaşık 5 gram CO₂ tasarrufu sağlar.
Yalnızca veriyi depolamak değil, veriyi aktarırken de enerji tüketilir. 1 GB veriyi indirip aktarmak 3 kg CO₂ gerektirir. Fransız televizyon kanalı France Télévisions’un hesaplamalarına göre, ortalama e-posta trafiğine sahip bir çalışan her gün 11 kilometrelik araba yolculuğuna eşdeğer sera gazı üretmektedir.
Bu rakamlar dikkate alındığında, Alman Oekotest dergisi 2019’da “Bir e-posta iklim için plastik poşet kadar zararlıdır” ifadesini kullanmıştır.
Dijital alanınızı temizlerken, bunu fiziksel dünya ile aynı şekilde düşünmelisiniz. Gereksiz veya kullanılmayan dosyalar yer kaplar, gereksiz enerji ve kaynak tüketimine yol açar ve aradığınız bilgiyi bulmayı zorlaştırır.
İşte dijital depolamanızı temizlemek ve enerji tasarrufu sağlamak için beş öneri:
1. Yerel sürücüler yerine Microsoft SharePoint Online gibi bulut dosya paylaşım çözümleri kullanın
Belgelerin birden fazla versiyonunu kaydetmenize gerek yoktur — SharePoint Online’da yalnızca tek bir sürüm bulunur ve herkes bu sürüm üzerinde çalışır. Eski sürümleri ise yedekten sıkıştırılmış biçimde geri yükleyebilirsiniz.
Örneğin birden fazla kişinin aynı PowerPoint sunumuna katkı yapması gerektiğinde, herkesin kendi dosyasını oluşturup sonunda birleştirmesi yerine tek bir dosyada ortak çalışmak hem depolama alanını azaltır hem de sürüm karışıklığını önler.
2. E-posta ekleri göndermeyin, bunun yerine Microsoft OneDrive veya SharePoint Online bağlantılarını paylaşın
Dosyayı e-posta eki olarak göndermek yerine, OneDrive ya da SharePoint bağlantısını paylaşın. Bu sayede hem verinin yinelenmesini önlersiniz hem de alıcıların yerel olarak kopya kaydetmesine gerek kalmaz.
Ayrıca dahili iletişimlerde e-posta yerine Microsoft Teams üzerinden bağlantı paylaşımı, gereksiz dosya trafiğini azaltır.
🗑️ 3. Otomatik silme ayarlarını etkinleştirin
Microsoft Teams toplantı kayıtları, 60 gün sonra otomatik olarak silinir. Bu özellik verimli depolamaya yardımcı olur.
SharePoint Online’da belgeler için manuel silme politikaları belirleyebilirsiniz; ayrıca geri dönüşüm kutusundaki dosyalar da belli bir süre sonra otomatik olarak kaldırılır.
4. İstemediğiniz bültenlerden abonelikten çıkın
İstenmeyen e-postalar hem depolama alanını hem enerji tüketimini artırır. Yeni bültenlere abone olurken gerçekten gerekli olup olmadığını göz önünde bulundurun ve mevcut olanlardan çıkmayı unutmayın.
5. Gereksiz dosyaları tespit edin
Kullanılmayan veya yinelenen dosyalar çoğu zaman fark edilmeden birikir.
Bilgisayarınızda, bulut depolamada veya e-posta kutunuzda yer kaplayan dosyaları düzenli olarak kontrol edin.
Özellikle büyük boyutlu görseller, videolar ve yazılım güncelleme dosyalarını temizleyin.
SharePoint Online gibi merkezi bir depolama sistemi kullanmak, dosya tekrarlarını önlemenizi kolaylaştırır.
Gereksiz veri riski ve yasal sorumluluklardan kaçının
Sürdürülebilirliğin ötesinde, veri yığınlarının tutulması GDPR gibi regülasyonlara aykırı riskler doğurabilir. Artık gerekmeyen kişisel verileri tutmak, hem güvenlik hem yasal açıdan sorun oluşturur.
Dijital “dağınıklık”, veri taleplerine (örneğin DSAR) zamanında yanıt vermeyi de zorlaştırabilir.
Konica Minolta dijital temizlikte nasıl yardımcı olabilir
Dijital dünyanın düzenli kalması hem verimliliği artırır hem sürdürülebilirliği destekler.
Microsoft Cloud Solution Partner olarak Konica Minolta, Microsoft 365 araçlarından (SharePoint Online, Teams, OneDrive) en verimli şekilde yararlanmanızı sağlar.
Bu sayede bulut depolamanız optimize edilir, enerji tüketimi azaltılır ve veri kargaşasının yol açabileceği sorunlar önlenir.