“Kağıtsız Ofis”e geçiş süreci oldukça kademeli olmuştur. 1970’lere kadar ofis operasyonlarına kâğıt belgeler hâkimdi. Ancak 1970’lerin ortasında, daktilo operatörlerinin tüm sayfayı baştan yazmak zorunda kalmadan metinleri elektronik olarak düzenlemelerini sağlayan kelime işlem teknolojisi ortaya çıktı. Bu gelişme, 30 Haziran 1975’te Business Week dergisinde yayımlanan “Geleceğin Ofisi” başlıklı makaleye ilham vermiş olabilir. Söz konusu makalede kağıtsız ofisle ilgili bir dizi öngörü yer alıyordu. Peki bu öngörülerden geriye ne kaldı?
Sonraki yıllar da kağıtsız ofis vizyonunu gerçeğe dönüştürmeye bir adım daha yaklaştıran teknolojik gelişmelerle şekillendi. 1979’da geliştirilen elektronik tablolar, bütçe hesaplamalarını ve diğer muhasebe görevlerini otomatikleştirdi. Ardından entegre elektronik ofis sistemleri ortaya çıktı ve 1990’larda internetin bilgi paylaşımını kolaylaştıran evrensel bir araç haline gelmesiyle süreç ivme kazandı. 2000’lerin ortasında bulut tabanlı depolama ve çözümlerin ortaya çıkması, dijital dosyalar ve e-postalar aracılığıyla kâğıda olan bağımlılığı daha da azalttı.
Tüm bu gelişmelere rağmen kağıtsız ofis henüz evrensel bir gerçekliğe dönüşmedi ve baskı, iş operasyonlarında hâlâ önemli bir rol oynamaya devam ediyor. Dijital iş akışları kâğıt kullanımını önemli ölçüde azaltsa da, baskıya olan bağımlılık sürüyor. Quocirca’nın son araştırmasına göre, şirketlerin %70’inden fazlası baskının iş süreçleri için önemli olduğunu belirtiyor. PwC’nin 2023 verilerine göre, ABD’de ofis çalışanları yılda hâlâ ortalama 10.000 sayfa kâğıt kullanıyor. Quocirca verileri, işletmelerde kâğıt kullanımının devam etmesinin başlıca nedenlerinin müşterilerin hâlâ kâğıt belgeler göndermesi (%36), yasal gereklilikler (%30) ve fiziksel imza ihtiyacı (%29) olduğunu gösteriyor. IDC’nin araştırmasına göre ise şirketlerin %43’ü kâğıt belgelerin hâlâ iş süreçleri için vazgeçilmez olduğunu belirtiyor; bu da Quocirca bulgularını destekliyor.
Farklı kuşaklarda baskı alışkanlıklarının değişimi
Baskının kullanılmaya devam edilmesi ve buna duyulan güvenin, iş yerindeki kuşaklar arası farklı davranışlar ve beklentilerle ilişkili olduğu düşünülmektedir. Her kuşak, baskı konusunda kendine özgü ihtiyaçlar ve beklentiler getirir. Bu nedenle, işletmenizin bu gereksinimlere uygun altyapıya sahip olmasını sağlamak ve kapsayıcı, tam işlevsel bir çalışma ortamı oluşturmak için bu farklılıkları anlamak önemlidir.
Günümüzde iş gücünde yer alan başlıca kuşaklar:
Baby Boomer’lar (1946–1964 doğumlular):
Bu kuşak, basılı materyallerle büyümüş ve bilgiye baskı yoluyla erişmeye alışmıştır. Geleneksel baskı yöntemlerine hâlâ güvenebilirler ancak dijital alternatiflere de yavaş yavaş uyum sağlamaktadırlar. Daha fazla baskı alma eğiliminde olsalar da, yaşları gereği çoğu önümüzdeki on yıl içinde emekli olacak ve iş gücünden ayrıldıklarında baskıya yönelik bu tercihleri “kağıtsız ofis” dönüşümünü daha az etkileyecektir.
X Kuşağı (1965–1980 doğumlular):
Bu kuşak da ofis baskısı ile büyümüş ve basılı bilgiye alışkındır, ancak belirli görevler için baskı kullanmayı sürdürmekle birlikte dijital iş akışlarını benimsemeye daha yatkındır. Quocirca’nın 2022 raporuna göre, 1977’den önce doğan katılımcıların %76’sı 2022’de baskının önemli olduğunu düşünürken, yalnızca %51’i 2025’te bunun hâlâ önemli olacağını belirtmiştir.
Y Kuşağı – Millennials (1981–1996 doğumlular):
“Dijital Çağ”ın başlangıcında doğan ve genellikle “dijital yerliler” olarak tanımlanan bu kuşak, küçük yaşlardan itibaren teknolojiyle iç içe büyümüştür. Dijital belgeleri ve bilgi paylaşımını tercih eder, esnekliği ön planda tutar; ancak belirli iş ihtiyaçları için baskıyı hâlâ kullanabilir. Quocirca araştırmasına göre, 1978–1987 arasında doğanların %76’sı 2022’de baskının önemli olduğunu düşünürken, 2025’te bu oran %62’ye düşmektedir.
Z Kuşağı (1997–2012 doğumlular):
Yine “Dijital Çağ”da doğan bu kuşak, Y kuşağından bile daha fazla “dijital yerli” olarak tanımlanabilir. Dijital dokümantasyonu ve mobil baskı çözümlerini tercih ederler.