Çoğu kurum ve çalışan, Outlook ve Exchange gibi Microsoft 365 uygulamalarıyla — e-posta, takvim ve görev yönetimi için; Word, PowerPoint ve Excel ile de — belge, sunum ve tablo oluşturma için zaten oldukça aşinadır.
Son yıllarda ise Microsoft Teams, sanal ve hibrit çalışma düzenlerinin merkezinde yer alan popüler bir araç hâline gelmiştir.
Birçok kuruluş, çalışanlarının bağlantıda kalmasını sağlamak için Teams üzerinden planlı veya anlık toplantılar, sohbetler, mesajlaşmalar ve (etkinleştirilmişse) telefon görüşmeleri gerçekleştirir.
Toplantılar iki kişi arasında yapılabileceği gibi, 1.000 katılımcıya kadar genişletilebilir; ayrıca web seminerleri (webinars) ve canlı etkinlikler (live events) de düzenlenebilir.
💡 Biliyor muydunuz?
Microsoft Teams, yalnızca toplantılar için değil, aynı zamanda Lists, Planner, Power Automate gibi diğer Microsoft 365 uygulamalarına ve Microsoft AppSource üzerinden güvenilir üçüncü taraf uygulamalara erişiminiz için de bir “merkez kapı (front door)” işlevi görür.
Microsoft Teams nasıl çalışır?
Microsoft Teams sadece çevrim içi toplantılar yapmak için harika bir araç değildir — aynı zamanda daha az kaynakla daha fazlasını yapmanızı sağlayan güçlü bir platformdur.
İşte Teams’i daha verimli kullanmanız için 3 temel neden:
1. Aynı anda birden fazla kişiyle belge düzenleme
Teams üzerinden Word, PowerPoint, Excel gibi uygulamalarda belgeler üzerinde eş zamanlı iş birliği yapabilir ve ortak düzenleme gerçekleştirebilirsiniz — e-posta ile belge gönderme veya uygulama değiştirme ihtiyacı olmadan.
Tüm ekip aynı sürüm üzerinde çalıştığı için “tek doğru kaynak (single source of truth)” her zaman korunur:
- Farklı sürüm karmaşası olmaz,
- Kim, ne zaman, hangi değişikliği yaptı net şekilde görülebilir,
- Eksiksiz bir düzenleme geçmişi (audit trail) tutulur.
Yeni bir ekip oluşturduğunuzda, Teams otomatik olarak SharePoint’te bir belge kitaplığı oluşturur. Bu dosyalara yalnızca ekip üyeleri erişebilir, ancak istenirse başkalarıyla da paylaşılabilir.
2. Proje yönetimi ve görev ataması
Planner uygulaması Teams içinde entegre olarak çalışır ve küçük projeleri yönetmek, görevleri planlamak ve ekip üyelerine atamak için mükemmeldir.
Görevlerin ilerlemesini izleyebilir, teslim tarihleri belirleyebilir ve gerektiğinde görevleri yeniden düzenleyebilirsiniz.
Ayrıca, belirli bir süreliğine oluşturulmuş dinamik ekipler kurarak proje bazlı iş birliğini verimli hâle getirebilirsiniz.
3. Paylaşılan dijital not defteri
Her ekip, kendi kanal sekmesine (tab) bir dijital not defteri ekleyebilir.
Bu not defteri sayesinde tüm ekip üyeleri;
- Toplantı gündemleri oluşturabilir,
- Toplantı notları ve karar özetleri yazabilir,
- Projeler, kampanyalar ve diğer iş akışlarını planlayabilir.
Ayrıca:
- Görseller, ses veya video klipler ekleyebilir,
- Bilgileri etiketlerle (tags) kategorilere ayırabilir,
- Farklı projeler ve ekipler için ayrı bölümler oluşturabilirsiniz.