Birçok kuruluş için Microsoft 365, artık iş yerindeki temel verimlilik platformu hâline gelmiştir — ve bunun iyi bir nedeni vardır.
Zengin özelliklere ve geniş işlevselliğe sahip olan Microsoft 365, sürekli olarak gelişmekte ve her ölçekteki kuruluşa süreçlerini sadeleştirme ve iç/dış iletişim verimliliğini artırma fırsatları sunmaktadır.
Özellikle bilgi çalışanları için Teams görüşmeleri, haftalık çalışma rutinlerinin vazgeçilmez bir parçası hâline gelmiştir; ancak bu, Microsoft 365’in sunduğu potansiyelin yalnızca küçük bir kısmıdır.
Hem yeni hem mevcut çalışanların Microsoft 365’le rahat hissetmeleri ve platformun sunduğu olanaklardan en iyi şekilde yararlanmaları için, kuruluşların net kurumsal yönergeler sağlaması, hedefe yönelik eğitimler düzenlemesi ve çalışanlara kendi gelişimlerine katkı sağlama özgürlüğü vermesi önemlidir.
İster Microsoft 365’e yeni başlıyor olun ister mevcut kullanıcılarınızla sistemi derinleştirmek istiyor olun, işte bugün uygulamaya başlayabileceğiniz altı temel ipucu:
1. Göreve uygun doğru aracı belirleyin
Kuruluştaki herkesin, iletişim ve iş birliği için kullanılan dijital araçlarda aynı yaklaşımı benimsemesi gerekir.
Bu amaçla, hangi araçların hangi görevler için kullanılacağını açıkça belirten net bir iletişim stratejisi oluşturmak faydalı olacaktır.
Örneğin, iş yerinde aşırı e-posta kullanımını azaltmak, önemli bir adımdır.
Outlook e-postası harici iletişim için kullanılabilirken, dahili ekip iletişiminde Microsoft Teams ve SharePoint gibi araçların kullanılması, belgelerin ve projelerin daha verimli, merkezi ve düzenli şekilde yönetilmesini sağlar.
2. Microsoft Learning Pathways’ten yararlanın
Bazı çalışanlar, Microsoft 365 araçlarının tümünü veya bir kısmını kullanmakta yetersiz bilgiye veya deneyime sahip olabilir.
Microsoft’un sunduğu Learning Pathways çözümü, bu konuda etkili bir kendi kendine öğrenme aracıdır.
Learning Pathways, kullanıcıların Microsoft 365 araçlarını etkin şekilde benimsemelerine yardımcı olacak rehberli eğitim içerikleri sunar.
Tamamen ücretsizdir, Microsoft 365’in tüm lisanslarında (Standard, Premium, Business) bulunur ve en son sürümlerle sürekli güncellenir.
Ayrıca SharePoint Online’ı iç intranet olarak kullanan kuruluşlar için, Learning Pathways’i doğrudan bu platforma entegre etmek, çalışanlara 7/24 erişilebilir, kişisel öğrenme deneyimi sağlar.
Nasıl kullanılır?
- Microsoft 365 Yönetim Merkezi’nden Learning Pathways’i etkinleştirin.
- Kurum kimliğinize uygun şekilde özelleştirin (logo, renkler, kurum kültürü mesajları ekleyin).
- Kütüphanedeki eğitim modüllerinden kuruluşunuza en uygun olanları seçin veya kendi içeriklerinizi ekleyin.
3. Microsoft Teams’teki “Yardım” sekmesinden faydalanın
Microsoft Teams, “Yardım (Help)” bölümünde üç temel kaynak sunar:
Yenilikler (News / What’s New), Eğitim (Training) ve Konu Başlıkları (Topics).
Bu bölüm, kullanıcıların güncel gelişmelerden haberdar olmasını ve yeni özellikleri adım adım öğrenmesini sağlar.
Örneğin “/whatsnew” yazarak son güncellemeleri görüntüleyebilirsiniz.
Ayrıca, Teams içinde dosya paylaşımı, misafirlerle çalışma veya kanal oluşturma gibi konularda kapsamlı video eğitimleri bulabilirsiniz.
4. Açık ve erişilebilir dökümantasyon oluşturun
Microsoft’un sunduğu eğitimlerin ötesine geçmek isterseniz, kurumunuza özel rehber dokümanlar ve kısa video eğitimleri hazırlayabilirsiniz.
Bu materyaller;
- Microsoft 365 araçlarının genel tanımları,
- kullanım senaryoları,
- en iyi uygulamalar,
- sık karşılaşılan sorunlara çözümler
Bu içerikleri SharePoint Online’daki Learning Pathways sitesine ekleyerek, çalışanlar için kapsamlı bir bilgi merkezi (knowledge base) oluşturabilirsiniz.
5. Sürekli gelişim için çalışan geri bildirimi alın
Yeni çalışanlardan, işe alım sürecinde Microsoft 365 araçlarıyla ilgili deneyimleri hakkında geri bildirim almak çok değerlidir.
Bu geri bildirimler, eğitimlerinizi geliştirmek ve destek materyallerinizi güncellemek için kullanılabilir.
Amaç, çalışanların Microsoft 365 araçlarını kullanma konusunda kendine güven duymasını sağlamak ve onları verimliliği azaltan geleneksel alışkanlıklardan (örneğin yalnızca Outlook kullanımı) uzaklaştırmaktır.
Yönetim desteği de bu noktada çok önemlidir:
Liderlerin, yeni araçların projeler üzerindeki olumlu etkilerini paylaşması ve başarı hikâyelerini duyurması, çalışanların motivasyonunu artırır.
Konica Minolta’nın desteğiyle doğru Microsoft 365 eğitim ve uyum programı
Konica Minolta’nın uzman ekibi, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına özel bir Microsoft 365 Öğrenme ve Onboarding programı tasarlayabilir.
Bu program sayesinde çalışanlarınız, platformun tüm olanaklarını etkin biçimde kullanmayı öğrenir ve Microsoft 365’in verimlilik artırıcı gücünden tam anlamıyla yararlanır.
