Dijital egemenlik, bir şirketin teknoloji ve verilerini bağımsız bir şekilde kullanabilme yeteneğini ifade eder – belirli tedarikçilere veya bölgelere kritik düzeyde bağımlı olmadan. Güncel çalışmalar, özellikle ABD merkezli bulut ve yazılım sağlayıcılarına yüksek bağımlılığın; çeviklik kaybı, sınırlı inovasyon kabiliyeti ve hatta siyasi ve düzenleyici etkilenme gibi ciddi riskler taşıdığını göstermektedir. Alman dijital derneği Bitkom, temel iş süreçlerinin yalnızca birkaç ABD hizmetine dayanması durumunda “şantaja açık olma” riskine dikkat çekmektedir. Adesso tarafından yayımlanan Dijital Egemenlik Endeksi de, bulut, yapay zekâ ve yazılım gibi kritik alanlarda şirketlerin %60’ından fazlasının belirli sağlayıcılara yüksek derecede bağımlı olduğunu doğrulamaktadır – bu da açık bir “tek tedarikçiye bağımlılık” riskidir.
Dijital egemenlik, şirketleri aynı anda birçok boyutta güçlendirir. Kurumların sağlayıcı değiştirebilmesini ve değişen koşullara esnek şekilde yanıt verebilmesini sağlayarak teknolojik bağımsızlığı artırır. Aynı zamanda hukuki ve operasyonel güvenlik sağlar. Batı dünyasındaki verilerin %92’sinden fazlası ABD merkezli şirketlere ait sunucularda depolanmaktadır. Ancak Avrupa verilerinin ABD merkezli bulut sağlayıcılarında tutulması, GDPR kapsamında otomatik olarak güvence altında olduğu anlamına gelmez; çünkü ABD CLOUD Act yasası, Amerikan makamlarının ABD şirketlerinden veri erişimi talep etmesine izin verir – bu veriler AB veri merkezlerinde bulunsa bile. Bu durum, GDPR kapsamında kişisel verileri korumak zorunda olan Avrupa kuruluşları için doğrudan bir hukuki çelişki yaratır ve yasa dışı veri aktarımı, para cezaları ve hukuki sorumluluk risklerini doğurur. Dolayısıyla yalnızca verinin fiziksel konumu yeterli değildir – asıl önemli olan operasyonlar ve altyapı üzerindeki kontroldür.
Dijital egemenlik, inovasyon kabiliyeti açısından da kritik öneme sahiptir. Aksi halde, uzun vadede kapalı (proprietary) sistemlere bağımlılık oluşur ve bu durum yeni teknolojilerin uygulanmasını zorlaştırır. Bu durum özellikle yapay zekâ alanında belirgindir: Adesso Dijital Egemenlik Endeksi’nde %63,3 puan ile yapay zekâ en düşük egemenlik seviyesine sahiptir. Birçok şirket, yapay zekâyı bağımsız şekilde tasarlayacak uzmanlığa ve altyapıya sahip olmadığından, sınırlı sayıdaki küresel sağlayıcıya bağımlı kalmaktadır.
Dijital egemenliğin etkili olabilmesi için şirket içinde stratejik olarak da konumlandırılması gerekir. Ancak şirketlerin yalnızca %21’i bu konuda net ve özel bir stratejiye sahiptir ve organizasyonların neredeyse yarısında (%46) sorumluluk yanlış şekilde IT departmanında bulunmakta, üst yönetim veya yönetim kurulu düzeyinde sahiplenilmemektedir. Bu stratejik sahiplenme olmadığında, dijital egemenlik parçalı kalır ve kriz dönemlerinde yeterli etkiyi gösteremez.
Bağımlılıkları azaltmak için çoklu bulut (multi-cloud) stratejileri, tedarikçi çeşitlendirmesi, açık kaynak çözümleri ve Avrupa bulut hizmetleri gibi kanıtlanmış yaklaşımlar mevcuttur. Buna rağmen şirketlerin yalnızca %68’i şu anda multi-cloud kullanmaktadır; oysa %92’si dijital egemenliği önemli görmekte ve egemen çözümler için ortalama %17 daha fazla ödemeye istekli olduklarını belirtmektedir.
Dijital egemenlik bir hedef olarak kabul edilse de, henüz tutarlı biçimde uygulanmamaktadır. Şirketlerin gerçek bağımsızlık, inovasyon kabiliyeti ve dayanıklılık elde edebilmesi için teknoloji mimarilerini modernize etmeleri gerekmektedir.
Bu noktada Konica Minolta gibi bir dijital çalışma ortamı sağlayıcısı devreye girebilir. Workplace Pure ve SAFEQ Cloud bulut baskı çözümleri yalnızca Almanya’da bulunan, GDPR uyumlu Open Telekom Cloud üzerinde barındırılmaktadır. Bu altyapı ISO 27001 ve DIN EN 50600 sertifikalarına sahiptir ve en güncel çevre güvenliği (perimeter protection) teknolojileri ile veri egemenliğini, güçlü güvenlik standartlarını ve ABD mevzuatından kaynaklı erişim risklerine karşı korumayı desteklemektedir.
Artan küresel baskı, birçok şirketi önceliklerini yeniden belirlemeye ve ana işlerine daha güçlü odaklanmaya zorlamaktadır. Bu bağlamda dış kaynak kullanımı (outsourcing), özellikle yönetilen hizmetler (managed services) şeklinde giderek daha fazla önem kazanmaktadır. Şirketler karmaşık IT ortamlarını işletmek için iç kaynaklarını sürekli bağlamak yerine, belirli görevleri uzman hizmet sağlayıcılara devrederek esneklik ve verimlilik elde eder.
Özellikle belirsiz ve dalgalı dönemlerde bu yaklaşım daha yüksek finansal ve operasyonel çeviklik sağlar. Kullanıma dayalı modeller, yüksek başlangıç yatırım maliyetlerini (CapEx) daha öngörülebilir işletme giderlerine (OpEx) dönüştürür. IDC’ye göre³, gümrük vergileri ve fiyat artışlarına dair belirsizlik ortamında şirketler geleneksel donanım satın alımından uzaklaşarak hizmet tabanlı ve OpEx odaklı modellere yönelmektedir. Aynı zamanda outsourcing, yeni teknolojilere daha hızlı erişim sağlar ve şirketlerin bu teknolojileri uzun vadeli olarak içerde kurma veya sürdürme zorunluluğunu ortadan kaldırır. Şirketler ayrıca dış uzmanların bilgi birikiminden faydalanır – bu uzmanlık çoğu zaman şirket içinde geliştirilmesi zor veya maliyetli olabilir – ve iç ekiplerin üzerindeki yük azalır, böylece stratejik işlere daha fazla odaklanılabilir.
Ancak outsourcing’in uzun vadede dayanıklılığı gerçekten artırabilmesi için doğru şekilde tasarlanması şarttır. Kritik süreçler veya altyapılar yeterli değerlendirme yapılmadan dışarıya devredilirse, kriz anlarında risk yaratabilecek yeni bağımlılıklar ortaya çıkabilir. Bu nedenle başarılı bir outsourcing yaklaşımı; net yönetişim (governance), sorumlulukların şeffaf biçimde belirlenmesi ve gerektiğinde sağlayıcı değiştirilebilmesi veya hizmetlerin yeniden içeri alınabilmesi gibi unsurları gerektirir. Ancak bu koşullarda outsourcing, kısa vadeli bir verimlilik kazanımı olmaktan çıkıp şirket dayanıklılığının uzun vadeli bir sütunu haline gelebilir.
Konica Minolta’nın baskı ve doküman yönetimi alanındaki yönetilen hizmetleri de, iç IT ekiplerini günlük operasyonel yüklerden kurtarmayı ve böylece dijital dönüşüm ve iş büyümesi gibi stratejik önceliklere daha fazla odaklanmalarını sağlamayı amaçlar. Örneğin Konica Minolta, çok fonksiyonlu cihazların ve yazılım çözümlerinin yönetim ve bakımını üstlenir. Bu hizmetler; baskı ve dijitalleştirme süreçlerini sadeleştirir, doküman yakalama süreçlerini iyileştirir, bilgi güvenliğini artırır ve israfı azaltır. Böylece şirketler dalgalı koşullarda bile üretkenliği ve sürekliliği güçlendirebilir; fiziksel ve dijital doküman ortamlarının güvenilir, verimli ve geleceğe hazır kalmasını sağlayabilir.
Günlük iş süreçlerinde özellikle belirgin hale gelen ve çoğu zaman hafife alınan dayanıklılık faktörlerinden biri “dijital aşırı yük”tür. Bu kavram, zamanla biriken çok sayıda paralel araç, uygulama, süreç ve arayüzün yarattığı karmaşıklığı ifade eder. Birçok şirket, tam olarak bu kontrolsüz dijital büyümeden muzdariptir. Verimlilik sağlamak yerine, sürekli yeni teknolojilerin eklenmesi; daha fazla karmaşıklık, belirsiz sorumluluklar ve tekrarlayan yapılar doğurur.
Sonuçları oldukça ciddidir: IT aşırı yükü, çalışanların sürekli sistemler arasında geçiş yapması veya bilgileri birden fazla kez güncellemesi nedeniyle verimlilik kaybına yol açar. Aynı zamanda veri siloları, resmi sistemlerin dışında oluşan “shadow IT” yapıları ve gereksiz derecede yüksek lisans ve işletme maliyetleri ortaya çıkar. Başlangıçta dijital dönüşüm için itici güç olması gereken teknolojiler, zamanla gerçek bir verimlilik engeline dönüşür.
Bunun net bir örneği Microsoft Teams’in kullanıma alınmasıdır. Teams, merkezi bir iş birliği platformu olarak iş süreçlerini ciddi ölçüde iyileştirebilir – ancak yalnızca eski mesajlaşma, iletişim ve dosyalama sistemleri tamamen devre dışı bırakılırsa. Bu eski sistemler paralel şekilde kullanılmaya devam ederse, verimlilik artışı sağlanmaz; yalnızca zaten aşırı yüklenmiş teknoloji yığınına yeni bir araç eklenmiş olur.
Oysa dijitalleşme çoğu zaman “daha fazla” değil, “daha az” anlamına gelir. Dijital aşırı yükü etkin şekilde azaltmak için bilinçli bir ters hareket gerekir: dijital bir “bahar temizliği.” Bu süreç; araç ve süreçlerin sistematik envanterini çıkarmayı, net önceliklendirmeyi ve gereksiz çözümlerin kararlı şekilde konsolide edilmesini ve ortadan kaldırılmasını içerir.
Bununla birlikte, yeni kontrolsüz büyümeyi önlemek için daha güçlü yönetişim yapıları da gereklidir. Pek çok şirket, dönüşümü yönlendirecek merkezi bir dijital dönüşüm lideri atayarak; özellik fazlalığı yerine gerçek iş değerine odaklanmayı sağlayan daha net bir yapıdan fayda görmektedir.
Dijital aşırı yük yalnızca verimsiz değildir – aynı zamanda küresel krizler, siber olaylar veya ani pazar değişimleri gibi dış şoklara karşı kırılganlığı da artırır. Karmaşıklığın azaltılması netlik yaratır – netlik ise dayanıklılığı güçlendirir.
KOBİ’ler için dijitalleşme ortağı olan Konica Minolta, müşterilerine doğru teknoloji karışımını oluşturma konusunda danışmanlık sunar. Buna örnek olarak Workplace Pure bulut hizmet çözümleri gösterilebilir: bu çözüm, dokümanları tarama, dönüştürme, depolama ve paylaşma gibi çeşitli verimli iş hizmetlerini tek bir marketplace içinde sunarak, çok sayıda ayrı çözüm kullanma ihtiyacını ortadan kaldırır.
