İş yeri gelişmeye devam ediyor; hibrit çalışma modeli yaygınlığını sürdürse de çalışanlar giderek daha fazla ofislere dönüyor. Araştırmalar, Avrupa’da ofis doluluk oranlarının Haziran 2022’de %43’ten Şubat 2023’te %55’e yükseldiğini, ancak hâlâ pandemi öncesi ortalama olan %70’in gerisinde kaldığını gösteriyor. Bu kadar çeşitlenen çalışma düzeninde, insanların nerede ve ne zaman çalışırlarsa çalışsınlar görevleri için gerekli tüm bilgi ve verilere uygun erişime sahip olması gerekiyor.
Çalışma alanı ihtiyaçlarının sürekli değiştiği bu dönemde, belgelerin farklı konumlarda veya uzaktan erişimi kısıtlayan dahili sunucularda depolanması durumunda bilgi yönetimi açısından ciddi zorluklar ortaya çıkabiliyor. Aynı belgeleri birden fazla kişi kullanabilir; bu kişiler farklı ofislerde, hatta farklı ülkelerde bulunabilir ya da saha çalışmaları sırasında (örneğin sürekli seyahat eden personel) bu bilgilere erişmek zorunda olabilir. Bu nedenle, dahili iletişimin ve iş birliğinin birleştirilmesi, herkesin ihtiyaç duyduğu bilgilere güvenli ve doğru şekilde erişebilmesi için hayati önem taşır.
Birçok KOBİ hâlihazırda Microsoft 365’ten faydalanıyor, ancak doğru yönlendirme ve bilgiyle bundan çok daha fazla değer elde etmek mümkün.
Microsoft 365 iki temel yaklaşım sunar:
- Dahili iş birliği için, SharePoint Online kullanarak güçlü, esnek ve kullanıcı dostu merkezi bir merkez oluşturabilirsiniz.
- Dahili iletişim ve etkileşimiçin, kurumsal sosyal ağ olarak Viva Engage ekleyebilirsiniz.
SharePoint Online ile bir intranet oluşturma
Microsoft 365 SharePoint Online, belgelerin güvenli şekilde çevrim içi depolanmasını sağlar; böylece dokümanlara kolayca erişilebilir ve mobil cihazlardan da kullanılabilir. SharePoint Online kullanımı, bir intranet sistemine dönüştürülerek daha da genişletilebilir.
Bir intranet, işletme içinde güvenli biçimde bilgi paylaşımı ve dijital iletişim sağlayan bir portaldır. “Hub”, “Wiki”, “Ana Sayfa” veya “Çalışan Deneyimi Platformu” gibi farklı isimlerle anılsa da temel işlevi aynıdır: çalışanlara ihtiyaç duydukları bilgilere erişim imkânı sunmak, aynı zamanda güvenli erişim haklarını korumaktır. İyi yapılandırılmış bir intranet, iletişimi güçlendirir ve kurum kültürünü olumlu yönde etkiler.
Bu yaklaşım küçük ölçekli işletmeler için karmaşık görünse de, SharePoint Online tabanlı bir intranet, yalnızca büyük kuruluşlara özel bir çözüm değildir; KOBİ’ler de bu yöntemle iç iletişimi güçlendirip operasyonel fayda sağlayabilir.
Bazı şirketlerin hâlihazırda bir intranet sistemi olabilir, ancak bu sistemler eski, ihmal edilmiş veya artık amacına uygun olmayan yapıda olabilir. Bu tür sistemler çalışanları etkilemez veya katılımlarını teşvik etmez.
İşte burada SharePoint Online, kuruluşların ihtiyaçlarına uygun, modern ve etkili bir intranet oluşturmak için ideal bir araçtır:
- Belgeler ve dosyalar güvenli biçimde organize edilip paylaşılabilir.
- İçerikler neredeyse tüm iş cihazlarında (akıllı telefon, tablet, Windows dizüstü ve masaüstü) erişilebilir olur.
- Microsoft içerikleri (ör. PowerPoint sunumları) kolayca yeniden kullanılabilir.
Başarılı bir SharePoint Online intraneti, bir kuruluşta birlik ve çeşitliliği güçlendirirken, aynı zamanda kullanılabilirlik, bağlantı ve uyarlanabilirlik sağlar.
Viva Engage ile kurumsal sosyal ağ oluşturma
Viva Engage (önceden Yammer olarak biliniyordu), çalışan bağlılığını artırmak için tasarlanmış bir kurumsal sosyal ağdır.
Kullanıcılar Topluluk, Kullanıcı, Konu, Ana Akış gibi kaynaklardan seçim yapabilir, konuşmaları filtreleyebilir ve kendileri için en alakalı olanlara katılabilirler.
Viva Engage, kurum içindeki farklı topluluklar arasında iki yönlü etkileşimli iletişim sağlar.
Bilgilerin yalnızca e-posta yoluyla pasif biçimde dağıtılmak yerine, gerçekten ilgilenen kişilere doğru hedefleme ile paylaşılmasını mümkün kılar.
Sosyal medya deneyimine aşina kullanıcılar için doğal bir ortam yaratır, ancak aynı zamanda diğer tüm çalışanlar tarafından da kolayca kullanılabilir.
Konica Minolta, dahili iletişim ve iş birliğinizi nasıl destekler?
Bir Microsoft Cloud Solutions Partner olarak Konica Minolta, işletmenizin Microsoft 365’in dahili iletişim ve iş birliği araçlarından maksimum fayda sağlamasına yardımcı olabilir.
İlk danışmanlık aşamasında Konica Minolta ekibi, sizinle birlikte mevcut iletişim ihtiyaçlarını analiz eder ve mevcut yapınızın nasıl geliştirilebileceğini belirler.
Bu süreç şunları içerebilir:
- SharePoint Online tabanlı bir intranetin geliştirilmesi (içerik şablonlarının oluşturulması ve içeriğin birlikte yapılandırılması),
- Viva Engage’in devreye alınması ve iş birliği odaklı içeriklerin oluşturulması,
- veya her iki çözümün birlikte uygulanması.
Konica Minolta ekibi ayrıca çalışanlarınız için uzman eğitimi sunar — ister içerik oluşturucular, ister kullanıcılar için olsun.
Daha stratejik düzeyde, Konica Minolta işletmenize Dahili İletişim Politikası ve en iyi uygulama kılavuzları geliştirme konusunda da destek olabilir.
Gerçek dünyadan bir örnek: SharePoint Online kullanan bir çocuk bakım kurumu
Konica Minolta, bu tür sistemlerin uygulanmasında geniş deneyime sahiptir.
Bir koruyucu aile hizmeti veren kuruluş ile yapılan belge yönetimi projesi buna iyi bir örnektir.
Manuel bilgi paylaşımı yöntemleri kullanan kuruluş, Konica Minolta ekibiyle iş birliği yaparak SharePoint Online üzerinde yapılandırılmış bir belge sistemi ve ön yüzü intranet olan bir portal geliştirdi.
Yaklaşık 300 çalışan, artık haberleri ve kaynakları tek bir yerden güvenli ve kolay bir şekilde paylaşabiliyor.
Kuruluş, Konica Minolta’nın başlangıçtaki desteğiyle kendi içeriklerini oluşturmaya başladı ve sistemin geliştirilmesinden sorumlu bir iç ekip oluşturdu.
Ayrıca gerektiğinde profesyonel desteğe erişebileceklerinden emin olarak, sürdürülebilir bir yapı kurdu.
Dahili iletişim ve iş birliği stratejinizi planlayın
Microsoft tabanlı bu dahili iletişim ve iş birliği araçlarını kullanmak isteyen KOBİ’lerin, geliştirme sürecinin doğru ilerlemesini ve hedeflerine ulaşmasını sağlamak için net bir plan belirlemesi gerekir.
Temel aşamalar:
- Öncelikle ihtiyaçları belirleyin ve başlangıcı basit tutarak temel gereksinimlerin karşılandığından emin olun.
- İçerikleri düzenli olarak güncelleyerek doğruluğu ve güveni koruyun, çalışanların ilgisini sürdürün.
- Intranet’inizin amacını ve kapsamını netleştirin — dinamik mi yoksa statik bilgi paylaşım sitesi mi olacak?
- Viva Engage kullanıyorsanız, çözümün işletmenin ve çalışanların ihtiyaçlarına uygun şekilde özelleştirildiğinden emin olun.
Son olarak, bu çözümleri iş hedeflerinizle uyumlu hale getirmek ve en yüksek verimi elde etmek için Konica Minolta gibi uzman bir sağlayıcıyla iş birliği yapın.