Microsoft Teams’i ve Microsoft 365 uygulamalarını en verimli şekilde kullanmanız için, müşteri siparişlerini yönetme, iş başvurularını işleme, vardiya planları oluşturma ve nakliye siparişlerini yönetme gibi tipik görevleri kapsayan yalnızca birkaç adımda oluşturulabilecek 5 basit iş akışı örneğini bir araya getirdik.
1. Müşteri siparişi yönetimi
Müşteri siparişleri bir şirketin yaşam damarını oluşturur, bu nedenle bunların hızlı ve doğru şekilde işlenmesi çok önemlidir. Bunu kolaylaştırmak için Microsoft 365 uygulamalarının yardımıyla Microsoft Teams içinde basit bir iş akışı oluşturulabilir.
İş akışı şu şekilde olabilir:
Ekip yöneticisi, gelen müşteri siparişlerini Microsoft Lists’e girer. Listeye erişimi olan tüm ekip üyeleri bunları görebilir. Power Automate iş akışı sayesinde her yeni sipariş otomatik olarak bir ekip üyesine atanır ve Planner’da bir görev oluşturulur. Ekip üyesi Planner’da teslim tarihini belirleyebilir, notlar ekleyebilir (örneğin müşterinin adresi gibi) ve alt görevler ile onların son teslim tarihlerini tanımlayabilir. Görev tamamlandığında, Planner’da bunu işaretler. Tüm ekibi ilgilendiren konular kanal içinde tartışılarak herkesin güncel kalması sağlanır.
2. Nakliye siparişlerinin işlenmesi
Müşteri siparişlerinin hızlı şekilde yerine getirilmesi teslimatları da içeriyorsa, sorunsuz bir nakliye yönetimi de şarttır. Microsoft Teams içinde sadece birkaç adımda bir nakliye yönetimi iş akışı oluşturabilirsiniz.
Proje yöneticileri, taşınacak öğelere ilişkin verilerin yer aldığı bir Excel dosyasını Teams kanalına yükler. Dosya yüklendikten sonra Power Automate, satırları otomatik olarak Dataverse for Teams’e kopyalar.
Kamyonları yükleyen personel, listede yer alan her bir öğeyi mobil cihazlarındaki Power App üzerinden işaretler. Ek bir avantaj olarak, her öğe türünün yüklenme süresi de aynı anda kaydedilir. Proje yöneticileri bu verileri kullanarak depolamayı optimize edebilir ve gelecekteki işler için yükleme süresini kısaltabilir.
Bir kamyonun yükleme işlemi tamamlandığında, sürücü mobil cihazındaki Teams sohbeti üzerinden müşterinin teslimat adresi ve “harekete hazır” onayını içeren bir mesaj alır.
3. İş başvurularının işlenmesi
Nitelikli iş gücü eksikliğinin neredeyse her sektörde arttığı günümüzde, Microsoft Teams ile dijitalleşme, iş başvurularının hızlı ve verimli bir şekilde değerlendirilmesini sağlar. Böylece potansiyel olarak uygun adayların gözden kaçması önlenir.
Gelen başvurular Outlook’tan, ilgili kanalın e-posta adresine otomatik olarak yönlendirilebilir (örneğin, her açık pozisyon için ayrı bir kanal oluşturulabilir). İK ekibinden bir üye bir başvuruyu işlemeye başladığında, Microsoft Planner’da bir görev oluşturur.
Bir mülakat gerçekleştiğinde, görüşmeci OneNote’ta notlar alabilir; bu notlar otomatik olarak ilgili kanala kaydedilir. Her mülakat turuna ait raporlar OneNote’a sıralı biçimde eklenebilir. Görüşme konuları gibi alanları kapsayan şablonlar ve kontrol listeleri OneNote’a entegre edilebilir.
Her görüşmeden sonra şablon veya kontrol listesi geliştirilebilir, böylece İK ekibi üyeleri birbirlerinin deneyimlerinden faydalanır. İşe alım süreci tamamlandığında, İK ekibi adaylara Microsoft Forms üzerinden deneyimlerine dair bir geri bildirim anketi gönderebilir; böylece nelerin iyi gittiği ve nelerin geliştirilebileceği öğrenilir.
4. Vardiya yönetimi
Şirketler genellikle vardiya planlarını yönetmek için kendi geliştirdikleri çözümleri kullanır – çoğu zaman hâlâ basılı formlar şeklinde. Shifts for Teams, üretim veya hizmet gibi alanlarda çalışan personelin vardiyalarının doğrudan Microsoft Teams içinde oluşturulup yönetilmesine olanak tanır.
Microsoft Shifts kullanılarak, bölüm ve ekip yöneticileri vardiya planları oluşturabilir, bunları bireylere veya ekiplere atayabilir, belirli vardiyalar için çalışanları seçip görevlendirebilir. Çalışanlar, kendi vardiya planları hakkında doğrudan Teams üzerinden bilgilendirilir; vardiya değişimi veya takası da Teams’ten çıkmadan yapılabilir. Zaman kayıtları ve geri bildirimler de bu yapı içinde izlenebilir; ekip liderleri vardiyalar için gerekli belgeleri ve bilgileri paylaşabilir.
Shifts uygulaması öncelikli olarak mobil kullanım için tasarlanmıştır; ancak düzenli ofis saatleri veya tekrar eden görevlerin planlanması gibi ofis bazlı işler için de uygundur.
5. Binalardaki hasarların belgelenmesi
Bazı şirketlere özgü iş süreçleri, özel olarak geliştirilen bir uygulamayla en iyi şekilde yürütülür. Örneğin, binalardaki hasarların belgelenmesi bu duruma iyi bir örnektir. Bu amaçla geliştirilen bir uygulama, bina görevlisinin akıllı telefonuyla hasarın fotoğrafını çekip birkaç adımda doğrudan gayrimenkul yönetim şirketine göndermesini sağlar.
Eskiden böyle bir uygulama geliştirmek zaman alıcı ve maliyetliydi. Artık Power Apps sayesinde çok daha kolay. Görsel bir düzenleyici aracılığıyla mobil uygulama “çizilerek” oluşturulabilir ve uygun veri kaynağına (örneğin SharePoint, Outlook, Planner veya Microsoft Teams) bağlanabilir.
Bu şekilde oluşturulan Power Apps uygulamaları, bireylere veya ekiplere atanabilir ve doğrudan akıllı telefon, tablet veya bilgisayarda kullanılabilir. Mobil cihazlar için hem iOS hem de Android desteklenmektedir. Power Apps, Microsoft Teams’in ideal bir tamamlayıcısıdır: kullanıcı arayüzü mobil çalışmaya göre optimize edilmiştir ve iş adımlarına tam olarak karşılık gelen işlevler sunar.