Fatura ve Sözleşme İş Akışlarının İşlenmesi ve Otomatikleştirilmesi
Fatura ve Sözleşme İş Akışlarının İşlenmesi ve Otomatikleştirilmesi
Temel içeriklerin ve iş süreçlerinin dijital yönetimi
GETICA OOH, Romanya’daki Açıkhava Reklamcılığı (OOH) pazarında üçüncü büyük şirket olup, ülke genelinde yaklaşık 2.500 premium konumda billboard ağı ve 50’den fazla çalışanı ile faaliyet göstermektedir. 1997 yılında Exclusive Media adıyla kurulan şirket, 2013 yılında adını GETICA OOH olarak değiştirmiştir.
GETICA OOH ile Konica Minolta Romanya arasındaki iş birliği 2016 yılında başladı. O dönemde şirket, yüksek hacimli basılı belgelerin yönetimini kolaylaştırmak istiyordu.
Yapılan analiz sonucunda Konica Minolta, belge hacmi ve operasyonel yoğunluğa uygun elektronik belge işleme ve depolama çözümünü önerdi.
Günümüzde GETICA OOH, mevcut çözümünü yeni işlevlerle genişletmek istedi. Böylece Konica Minolta, muhasebe-finans belgeleri, satış ve satın alma sözleşmeleriyle ilişkili temel içeriklerin dijital yönetimini ve iş akışlarının otomasyonunu sağlayan yeni bir elektronik belge yönetim sistemi kurdu. Bu sistem, operasyonel verimliliği artırarak, şirketin zamanını stratejik işlere odaklamasına olanak tanıdı.
Projenin Uygulama Aşaması
GETICA OOH ile Konica Minolta Romanya arasındaki güçlü iş birliği, faaliyetlerin çeşitlenmesi ve yönetilen belge hacmindeki artış doğrultusunda, mevcut sistemin kapsamı genişletildi.
Yeni işlevler şunları kapsadı:
- Fatura ve sözleşmelerden bilgi çıkarımı
- Bilgilerin doğrulanması ve onay iş akışına dahil edilmesi
- Belgelerin kolay yönetilebilen bir sistemde saklanması
Konica Minolta Romanya ayrıca, sözleşme oluşturma, onaylama, elektronik imzalama, depolama ve arama süreçlerini dijitalleştirmek için elektronik sözleşme yönetim çözümünü önerdi.
Tüm sistem, daha fazla esneklik ve erişilebilirlik sağlamak amacıyla Microsoft Azure üzerinde barındırıldı.
Kullanılan Uygulamalar
- ABBYY FlexiCapture for Invoices
- M-Files
- DocuSign
Uygulanan Çözümlere Ait Somut Veriler
Proje birden fazla aşamada tamamlandı:
- Konica Minolta cihazlarından belgelerin taranması ve ABBYY FlexiCapture ile sözleşme ve faturalar
- Çıkarılan bilgilerin doğrulanması ve onaylanması
- Müşteri ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş onay iş akışlarının tanımlanması
- M-Files platformunun devreye alınması (iç süreçlerin otomasyonu ve belge yönetimi için)
- Mevcut belge yönetim sisteminin M-Files ile entegrasyonu
- Eski sistemdeki belgelerin M-Files’a taşınması
- Sözleşme onayı, yenileme veya süresi dolma gibi durumlar için otomatik bildirimlerin yapılandırılması
- DocuSign elektronik imza çözümünün entegrasyonu
- Tüm uygulamaların Microsoft Azure üzerinden erişilebilir olacak şekilde yapılandırılması
Eliza Gedoiu
CFO, GETICA OOH, Romanya
“ABBYY ve M-Files çözümleriyle uygulanan elektronik belge yönetim sistemi, finansal muhasebe belgeleriyle, satış ve satın alma sözleşmeleriyle ilişkili temel içeriklerin ve iş süreçlerinin dijital olarak yönetilmesini sağlıyor.
İş akışlarının otomasyonu, operasyonel verimliliği artırarak değerli zamanı stratejik işlere yönlendirmemize imkân tanıyor.
Uygulanan sistem, Konica Minolta ile 6 yıl önce başlayan dijitalleşme ve otomasyon sürecinde yeni bir adımı temsil ediyor.
2020’den bu yana hızlanan bu dönüşüm, aslında bitmiş değil; sürekli gelişen ve daha erişilebilir hale gelen teknolojileri entegre ederek işimizi daha kolay, hızlı ve verimli hale getiren dinamik bir süreç.”
Zorluk
- Fatura ve sözleşme verilerinin manuel olarak sisteme girilmesinin zaman alması
- Onay süreçlerinin karmaşık ve yavaş ilerlemesi
- Rapor oluşturmanın zorluğu
- İş ortaklarıyla yapılan sözleşmelerin imzalanma süresinin uzun olması
Çözüm
- Fatura ve sözleşmelerden otomatik bilgi çıkarımı
- Ön işlenmiş faturalar için onay iş akışlarının uygulanması
- M-Files tabanlı belge yönetim sistemi geliştirilmesi (sözleşmeler, ek protokoller ve ek belgeler için ortak çalışma imkânı)
- Her kullanıcının yetkisi dahilinde nihai sözleşme versiyonuna katkı sağlayabileceği onay süreci
- Basitleştirilmiş bilgi arama mekanizması
- Otomatik bildirimlerin oluşturulması (onay, revizyon veya süresi dolma durumları için)
- Yönetim ve çalışanlar için özelleştirilmiş raporların oluşturulması
- Elektronik imza çözümü uygulanarak sözleşme imzalama süresinin kısaltılması ve kargo/baskı maliyetlerinin azaltılması
Avantajlar
- Dijital belgelerin otomatik olarak sisteme aktarılması
- Güvenli bilgi erişimi
- Faturalardan ve sözleşmelerden verilerin otomatik çıkarımı
- M-Files’ta belgelerin hızlı bulunması
- Sözleşme süreleri için otomatik bildirimler
- Şeffaf onay süreçleri ve izlenebilirlik
- Sözleşme versiyon geçmişi ve her kullanıcının yorumlarına erişim
- Sözleşme kategorilerine göre özel raporlar
- Dijital imza ile hızlı sözleşme onay süreci
- Microsoft Azure üzerinde barındırma sayesinde fiziksel altyapıya ek yatırım gerektirmemesi