Global Omnium, su yönetimi sektöründe faaliyet gösteren, 39 bağlı şirkete sahip uluslararası bir kuruluştur. 130 yıllık bir geçmişe sahip olan şirket, İspanya pazarındaki güçlü konumundan yola çıkarak küresel ölçekte bir lider haline gelmiştir. Günümüzde Avrupa, Orta Doğu, Afrika ve Latin Amerika (LATAM) bölgelerinde faaliyet göstermektedir. Dünya nüfusunun artmasıyla birlikte su kaynakları üzerindeki baskı da giderek artarken, Global Omnium’un uzmanlığına ve teknolojik çözümlerine olan talep de artmaya devam etmektedir. Şirket, yalnızca su döngüsü yönetimi alanında 3.100 çalışanıyla 368 atık su arıtma tesisi ve 21 içme suyu tesisini işletmektedir. Global Omnium, su şebekelerini daha verimli, dayanıklı ve duyarlı hale getirmede ileri teknolojilerin öncüsü olarak tanınmaktadır.

2019 yılında Global Omnium, dijitalleştirilmiş su yönetimi için en iyi IoT platformu kategorisinde Aquatech Innovation Award 2019 ödülünü kazandı. 2020 yılında ise, İspanya ve Latin Amerika’da faaliyet gösteren IAgua Derneği tarafından “En İyi Su Arıtma Şirketi” kategorisinde kısa listeye alındı. Şirketin bağlı kuruluşu Idrica, yönetim, operasyon, mühendislik, bakım ve danışmanlık alanlarında su şirketleri ve belediyeleri destekleyerek su arıtma sektöründe dijital dönüşümün itici gücü olmuştur. Konica Minolta’nın Workplace Pure çözümü de Global Omnium’un uluslararası ihale süreçlerini daha güvenli ve verimli hale getirmeye yardımcı olmaktadır.

İhale yönetimi zorluğunu aşmak

Global Omnium, dünyanın birçok bölgesinde karmaşık ve önemli altyapı projelerini başarıyla gerçekleştirmiştir. Ancak bu noktaya gelmek kolay değildir. Kamu kurumlarından iş almak, oldukça teknik ve zaman alıcı bir süreçtir. Şirket aynı anda farklı ülkelerde, farklı dillerde ve birden fazla ihaleye katılmaktadır. Bu nedenle yalnızca dokümantasyonu yönetmek bile büyük bir lojistik zorluk oluşturmaktadır.

Global Omnium ihale yönetimi sürecinde iki temel sorunu çözmek istiyordu:

Birincisi, kamu ihaleleriyle ilgili bilgiler genellikle çok farklı formatlarda (basılı belgelerden Excel tablolarına kadar) gelmekteydi. Şirket, tüm bu belgeleri tutarlı bir biçimde Microsoft Word formatına dönüştürmek istiyordu; ancak bunu verimli bir şekilde yapacak araçlara sahip değildi ve manuel işlemler çok zaman alıyordu.

İkincisi, İspanyolca konuşulan yerel ve LATAM pazarları dışındaki ihaleler çoğunlukla İngilizce veya Fransızca gibi farklı dillerde geliyordu. Bu nedenle Global Omnium ekibi, belgeler İspanyolcaya çevrilmeden önce ihaleye yanıt veremiyordu. Yanıt oluşturulduğunda ise belgelerin tekrar orijinal dile çevrilmesi gerekiyordu. Kullanılan çevrim içi araçlar yavaş ve teknik metinler için yetersiz kalıyor, bu nedenle profesyonel çevirmenlere ihtiyaç duyuluyordu.

Güvenilir bir baskı çözümü sağlayıcısından değerli bir iş akışı ortağına dönüşüm

Belge işlemenin iş süreçleri için kritik önem taşıması nedeniyle Global Omnium, güvenilir çok işlevli yazıcı (MFP) çözümleri konusunda Konica Minolta’ya zaten güven duyuyordu. Tarama ve belge yönetimi için hızlı ve doğru çözümler ararken, Konica Minolta’nın ürünlerinin rakiplerine kıyasla hız ve doğruluk kombinasyonu sunduğunu keşfetmişti. Şirket, 2011’de Konica Minolta çözümlerine yatırım yaptıktan sonra 2018 sonunda sözleşmesini yenileyerek İspanya’daki ofislerine 300’den fazla MFP kurulumunu sağladı.

Konica Minolta MFP’leri, Global Omnium’un belge yönetim iş akışlarını hızlandırmıştı. Şimdi şirket, Konica Minolta’nın daha geniş çözüm ekosisteminin sunduğu olanakları keşfetmek istiyordu. Baskı ve tarama süreçleri optimize edildikten sonra, masaüstü ortamındaki darboğazlar da çözülebilir miydi?

Global Omnium’un Kurumsal Gelişim Departmanı’ndan M. Ángeles de Pedro, şirketin ihale süreçlerinde yaşadığı zorlukları Konica Minolta’ya aktardı. Konica Minolta, Workplace Pure’un esnek, isteğe bağlı hizmet modeliyle bu ihtiyaçları mükemmel şekilde karşılayabileceğini belirledi. Özellikle Convert to Word ve Translate servisleri, Global Omnium’un yaşadığı sorunlar için ideal çözümlerdi.

“Uygulama son derece kolaydı. Bulut tabanlı bir platform olduğundan cihazlara veya mevcut BT altyapısına herhangi bir yazılım kurulması gerekmedi,” diyor M. Ángeles de Pedro.

Hesap açıldıktan hemen sonra Global Omnium ekibi ihtiyaç duyduğu servisleri (Convert to Word ve Translate) kullanmaya ve test etmeye başlayabildi.

Workplace Pure ile akıllı, isteğe bağlı hizmetler

Workplace Pure, Konica Minolta’nın akıllı iş süreçleri için geliştirdiği isteğe bağlı bir bulut platformudur. Bu platform, kuruluşların iş süreçlerini sadeleştirmesine ve günlük görevleri hızlandırmasına yardımcı olur. Hizmetler, bilgisayarlar, akıllı telefonlar, tabletler ve bizhub MFP’ler dahil olmak üzere tüm cihazlarda isteğe bağlı olarak etkinleştirilebilir ve kullanılabilir.

Workplace Pure, yalnızca kullanılan servisler için ödeme yapılmasını sağlar. Bu sayede güvenli baskı, bulut faks, belge dönüştürme, çeviri gibi özelliklere yüksek maliyetli sistem yatırımı yapmadan erişim olanağı sunar. Ayrıca, kullanıcı ihtiyaçları geliştikçe organizasyonlar yeni hizmetleri Evolution Applications Store aracılığıyla kolayca ekleyebilir. Keypoint Intelligence, 2018 Buyers Lab raporunda Workplace Pure’u “pazarda benzersiz” olarak tanımlayarak altın ödül ile değerlendirmiştir.

Doğru kullanıcılar için doğru araçlar

Global Omnium, üç kullanıcı için yıllık abonelik modeliyle Convert to Word ve Translate servislerini devreye aldı. Çözümlerin hız ve verimliliği sayesinde bu küçük ekip, tüm ihale süreci ihtiyaçlarını karşılayabiliyordu. Ayrıca, eski sözleşmeleri dijitalleştirip Word formatına dönüştürmek isteyen diğer departmanlara da destek sağladılar.

Kullanıcı erişimini sınırlama ve yönetme olanağı, ihalelerle ilgili ticari hassas veriler nedeniyle oldukça önemliydi.

“Global Omnium, kurum genelinde yüksek güvenlik standartlarıyla çalışır. Bu nedenle Workplace Pure’un BT departmanımızın katı güvenlik gereksinimlerini karşılaması çok önemliydi,” diyor de Pedro.

“Güvenlik nedenleriyle ihale çalışmaları genellikle ofis dışında yürütülmez. Ancak bulut tabanlı güvenli model sayesinde, gerektiğinde uzaktan erişim sağlanabiliyor. Bu da hafta sonu gibi acil durumlarda uygulamalara erişmemizi son derece kolaylaştırdı.”

Convert to Word çözümü, dijital belgelerden veya basılı kaynaklardan Word dosyaları oluşturmayı sağlar. PDF’lerden metin bölümlerini doğru biçimlendirme ve görselleri koruyarak dönüştürme yeteneği, Global Omnium için büyük zaman tasarrufu sağladı.

Translate çözümü ise yapay zekâ (AI) destekli algoritmasıyla teknik metinleri hızlı, doğru ve sayfa düzenini koruyarak çevirir. Çeviri sonuçları, ana dili konuşan kişiler tarafından test edilip yüksek geri bildirim puanları almıştır.

Her iki çözümde de manuel adımların ve birden fazla uygulamanın ortadan kalkması, yoğun tempolu ihale süreçlerinin çok daha kolay yönetilmesini sağlamıştır.

Esnek, ekonomik ve geleceğe hazır

Global Omnium ekibi, Workplace Pure’un esnek isteğe bağlı modelini takdir etmektedir. Şirket başlangıçta sadece Translate uygulamasıyla başlamış, kısa süre sonra Convert to Word’ü de eklemiştir.

Her iki uygulama için de yıllık belirli sayfa sayısını kapsayan abonelik sözleşmeleri imzalanmıştır.

M. Ángeles de Pedro’ya göre, sık kullanılmayan servisler için “kullandığın kadar öde” seçeneği de oldukça caziptir.

Bu esneklik, Workplace Pure’un gelecekte ortaya çıkabilecek tüm iş ihtiyaçlarına kolayca uyum sağlamasını mümkün kılmaktadır.