Belge sürecini basitleştirme ve otomatikleştirme

Inovativ Logistic, yurtiçi ve uluslararası taşımacılık hizmetleri, depolama, paketleme, düzenleme, dağıtım ve yük toplama konularında uzmanlaşmış bir şirkettir. 2012 yılında kurulmuş olup, Romanya’nın kuzeyinde yer alan Oradea şehrinde merkez ofisi bulunmaktadır.

Şirketin sahip olduğu çok sayıda fatura ve bu faturalarla ilişkili taşıma belgeleri, erişim ve yönetim açısından zorluk yaratıyordu.

Inovativ Logistic, mobil cihazlardan da erişilebilen elektronik bir arşive ve elektronik kayıt işlevlerine ihtiyaç duyuyordu.

Konica Minolta, bu ihtiyaçlara yanıt olarak, belge işleme ve iş akışları için bulut tabanlı Document Navigator çözümünü ve elektronik arşiv ile kayıt işlemleri için Office 365 (SharePoint Online) platformunu sundu.

Faturalama sürecinde yaşanan zorluklar

Inovativ Logistic, her biri birden fazla ilişkili belge içeren çok sayıda fatura ile çalışmaktadır.

Belgelerin yalnızca kağıt üzerinde saklanması, belirli bir fatura ve ona bağlı belgeleri bulmayı oldukça zorlaştırıyordu.

Belgeler şirkete birden fazla kanaldan (e-posta, kargo vb.) ve farklı zamanlarda ulaşıyordu.

Bu belgelerin doğru şekilde kaydedilmesi ve orijinal faturalarla eşleştirilmesi zaman alıcı ve hata yapmaya açık bir süreçti.

Belgeleri bir bütün halinde geri çağırmak da şirket için önemli bir zorluktu.

Fatura sürecini iyileştiren bulut çözümü

Konica Minolta, Inovativ Logistic’e uygun çözümü önermek amacıyla süreç optimizasyonu analizi gerçekleştirdi.

Faturalar manuel olarak “hot folder” (izleme klasörü) içine yerleştiriliyor ve buradan otomatik işleme aşamasına alınıyor.

İşleme sırasında her fatura, daha sonra kolay bulunabilmesi için belirli bir adlandırma şablonuna göre otomatik olarak yeniden adlandırılıyor.

Sonrasında fatura, elektronik arşivde doğru klasöre (yıl–ay–gün–müşteri–fatura numarası) göre otomatik olarak taşınıyor.

İlişkili belgeler (sipariş, teslimat notu, uluslararası taşıma mektubu vb.) ise MFP üzerinden taranıyor ve sadece fatura numarasını girerek, belge türünü seçip müşteri adını onaylayarak ilgili klasöre gönderiliyor.

Dosya, uygun bir adlandırma maskesiyle otomatik olarak yeniden adlandırılıyor ve elektronik arşive gönderilerek ilgili fatura numarasıyla indeksleniyor.

Karmaşık bir BT altyapısına ihtiyaç duymadan hızlı bir şekilde uygulanabilmesi için çözüm, belge işleme ve iş akışları için Document Navigator ve elektronik arşiv ile kayıt işlemleri için Office 365 (SharePoint Online) kullanılarak bulut üzerinden sunulmuştur.

Müşteri tarafında birçok avantaj

Bu çözüm, belge işleme sürecinde büyük zaman tasarrufu ve hata oranlarında azalma sağlar.

Belgeler sisteme tutarlı bir şekilde girer, düzenli bir çalışma alanında saklanır ve sonrasında kolayca bulunabilir hale gelir.

Belgelerin bir bütün olarak geri çağrılması hızlı ve pratiktir; tüm süreç ise daha iyi yönetilir ve izlenir.

Mevcut Konica Minolta MFP cihazlarıyla entegrasyon, gerekli iş akışlarının doğrudan tarama işlemi üzerinden başlatılmasını sağladığı için yüksek düzeyde müşteri memnuniyeti yaratmıştır.

Bulut tabanlı bir çözüm olarak, arşive her yerden ve her zaman erişim mümkündür; ayrıca mobil cihazlar üzerinden de kolayca erişilebilir.