Özelleştirilmiş ERP platformu daha fazla aracın yola çıkmasını sağlıyor

Özelleştirilmiş ERP platformu daha fazla aracın yola çıkmasını sağlıyor

Konica Minolta, Microsoft Dynamics NAV ERP platformunu kullanarak Mezger Rent & Service için iş süreçlerinin görselleştirilmesini optimize etti. Lojistik uzmanı şirket, öncekiyle aynı çalışan sayısına rağmen artık daha büyük bir filoyu yönetebiliyor ve daha fazla büyüme sağlayabiliyor.

Mockmühl’deki Mezger Rent & Service’in ana iş alanı, kamyon kiralama alanındaki esnek tekliflere dayanıyor. Ticari araç hizmet sağlayıcısı, çeşitli donanım seviyelerine sahip araçları bir günden birkaç yıla kadar olan sürelerde kiralıyor ve müşterilerini Avrupa genelinde tam hizmet sağlayıcı olarak destekliyor. 2003’ten bu yana Navision kurumsal kaynak planlama yazılımı, şirketin iş süreçlerini destekliyordu; ancak on yıldan uzun süre kullanımın ardından artık güncel gereksinimlerle uyumlu değildi.

“Şirket önemli bir büyüme kaydetti. Bu da süreçler ve gereksinimler açısından değişikliklere yol açtı, özellikle kiralama işlemleriyle ilgili olarak,” diyor Mezger Rent & Service’de Yönetim Asistanı ve ERP Proje Yöneticisi Benno Krause. Buna ek olarak, temel işletim sistemi ile eski donanım ve yazılımlar sistemin istikrarını riske atıyordu ve genel yapı yalnızca sınırlı ölçekte korunup yükseltilebiliyordu.

Akıllı süreç görselleştirmesi gerekliydi

“Kullanılan süreçler büyük ölçüde çalışanlara ve onların bilgilerine bağlıydı, çünkü eski çözüm örneğin hiçbir fiyat tablosu, indirim sistemi veya özel koşul görüntüleyemiyordu,” diye açıklıyor Krause. Bu nedenle ERP projesinin birincil hedeflerinden biri, bu bilgiyi sisteme entegre etmek ve araç kiralama işlemlerinin tüm yönlerini görselleştirmekti.

Buna ek olarak, araç planlamasının önceki araç olan Microsoft Excel yerine ERP çözümü üzerinden yapılması gerekiyordu. Şirket içi arayüzlerin de optimize edilmesi önemliydi. Örneğin bağımsız bir şirket olarak yapılandırılmış atölyenin daha etkili şekilde bağlanması gerekiyordu. “Şimdiye kadar veri senkronizasyonu olmadığı için iki şirket için ortak müşterileri, araçları ve planlamayı ayrı ayrı tutmak zorundaydık,” diyor Krause. Kendisi tüm süreçleri ve gereksinimleri yaklaşık 80 sayfalık bir gereksinim belgesinde listelendi.

Yönetim için en başından beri Navision’a, daha doğrusu onun halefi Microsoft Dynamics NAV’a devam edecekleri açıktı. Ancak proje için doğru ortağın bulunması, hizmet ve kiralama sektöründe gerekli deneyim ve uzmanlığı sağlayabilen bir şirketin seçilmesi gerekiyordu. Krause iki potansiyel sağlayıcıyı oldukça yoğun şekilde değerlendirdi.

Proje yöneticisi için Konica Minolta’yı tercih ettiren temel unsurlar yerel temaslardı: “Çözümün etkili şekilde uygulanabileceği hissini gerçekten edindik. Örneğin ilk görüşmede satış temsilcimizle birlikte proje yöneticisini de tanıdık. Ekip değişmeden, tüm proje süresi boyunca tek bir ekipten birinci sınıf destek aldık. Diğer sağlayıcıda ise yalnızca iletişim sürecinde dört farklı temas kişisiyle konuşmuştum.”

Yaklaşık bir yıllık proje sürecinin ardından, sorumlular gereksinimleri hem uygulayıp hem test ettikten sonra Mayıs 2016’da canlıya geçiş gerçekleşti. Sistem, ay başında şirketin en kritik muhasebe döneminde olmasına rağmen tüm çalışanlar ve departmanlarda tek adımda sorunsuzca devreye alındı. Krause bu “ateşten vaftiz”in son derece başarılı olduğunu raporluyor: “Hiçbir kesinti veya genel sorunla karşılaşmadık. Canlıya geçiş için bir hafta ayrılmıştı; ancak yalnızca iki gün içinde %100 kapasiteye ulaştık ve ek desteğe ihtiyaç duymadık. Her şey mükemmel çalıştı.”

Lojistik şirketi için kapsamlı faydalar

Çözüm, Mezger Rent & Service için detaylara yönelik birçok iyileştirme ile birlikte çok sayıda fayda sağladı. Aylık ve nihai faturaların hazırlanması eskiden oldukça zahmetliydi. Sadece otoyol geçiş ücretlerinin işlenmesi bile çoğu zaman iki gün sürüyordu; yeni sistemle bu işlem en fazla dört saate düşürüldü. Geçmişte çalışanlar ayrıca kilometre ve yakıt seviyelerinin bakiyelerini manuel olarak hesaplayıp girmek zorundaydı. Bugün tümü otomatik şekilde yapılıyor. Sistem artık çalışanları destekliyor, süreç odaklı çalışmalarını sağlıyor ve ek bilgiye ihtiyaç duymuyorlar. “Bu bizi sadece daha hızlı değil, aynı zamanda daha esnek de yapıyor; çünkü daha fazla çalışan faturaları işleyebiliyor. Tatil ve hastalık dönemleri de çok daha kolay telafi edilebiliyor,” diye ekliyor Krause.

Finansal muhasebe için de ek faydalar mevcut; kısmen otomatikleşmiş yapı manuel giriş hatalarını önlüyor. Mezger Rent & Service artık planlama veya atölye organizasyonu için karmaşık Microsoft Excel desteğine ihtiyaç duymuyor. Çoklu müşteri kullanımı ve senkronizasyon kabiliyeti sayesinde, lojistik uzmanı iki kardeş şirkette çift veri saklama sorununu ortadan kaldırıyor. Genel olarak Krause, şirketin mevcut ve yeni müşterileri daha etkili şekilde takip edip aynı çalışan sayısıyla daha büyük bir filoyu yönetebilmesinin önemli bir avantaj olduğunu düşünüyor. Bu da rekabetin yoğun olduğu bir pazarda ek büyümeyi mümkün kılıyor.