Belgelerin Daha Merkezi ve Verimli Yönetimi

Minimart, Sofya, Plovdiv, Burgaz, Stara Zagora, Pleven ve ülkenin diğer birçok bölgesinde faaliyet gösteren bir market zinciridir. Markanın arkasında, perakende sektöründe uzun yıllara dayanan deneyime sahip uzmanları ve yatırımcıları bir araya getiren Bulgar şirketi BGK AD bulunmaktadır. Zincirin gelişiminde görev alan uzman ekibimiz, başarılı büyüme için ileri stratejiler ve yenilikçi uygulamaları aktif olarak hayata geçirmektedir.

Kuruluşundan bu yana geçen iki yıldan kısa bir sürede Minimart, 160’tan fazla mağazasıyla ülkenin en büyük market zinciri konumuna gelmiştir. Şirket, bu liderliğini korumak amacıyla 2025 yılında mağaza sayısını 300’e çıkararak yeni şehirleri kapsama alanına eklemeyi planlamaktadır.

Karşılaştığımız en büyük zorluklardan biri, merkezi olmayan belge yönetimi, onay ve imza süreçleriydi. Fatura ve sözleşme gibi farklı belge türlerinin parçalı bir şekilde yönetilmesinden doğan karmaşayı önlemek istedik.

M-Files platformu sayesinde süreçleri otomatikleştirdik ve çalışanlarımızın ihtiyaç duydukları bilgilere hızlıca erişmesini sağladık. M-Files tabanlı dijital süreçlerin uygulanması, belge arama süresini azaltarak ve ekipler arası iş birliğini kolaylaştırarak iş süreçlerimizin verimliliğini önemli ölçüde artırdı.

M-Files, belge akışını merkezi olarak yönetmemizi ve belgelere kolay erişim ile arama yapmamızı sağlıyor. Platformun ERP sistemimizle entegrasyon özelliği sayesinde tüm dosya ve belgelere tek bir erişim noktasından ulaşabiliyoruz.

Ayrıca, otomatik iş akışları oluşturma olanağı sayesinde iş süreçleri sadeleşti ve verimlilik arttı. Belgelere ve dosyalara her yerden, her zaman, herhangi bir cihaz üzerinden erişebilmek iş süreçlerimizin esnekliğini büyük ölçüde geliştirdi.

M-Files, gider onay sürecini elektronik ortamda kaydetmemizi ve yönetmemizi sağlayarak izlenebilirlik ve şeffaflık kazandırıyor. Tüm gider talepleri elektronik olarak kaydediliyor; böylece süreç, talep aşamasından onay ve ödemeye kadar tamamen izlenebilir hale geliyor. Giderler hem ofisten hem de mobil cihazlar üzerinden onaylanabiliyor, bu da sürecin hızını ve esnekliğini artırıyor.

Otomatik fatura veri çıkarma çözümü, gerekli bilgileri makine öğrenimi aracılığıyla elde ediyor ve veri girişinde insan hatası riskini azaltıyor. Bu da fatura işleme sürecini hızlandırıyor, çünkü veriler otomatik olarak çıkarılıp doğrulanıyor. Entegrasyon sayesinde elde edilen veriler, ileri işleme için doğrudan ERP sistemimize aktarılıyor.

Dijital süreçlerin kullanımı ve Konica Minolta Bulgaristan ile ortaklığımız bize birçok avantaj sağladı:

• Rutin görevlerin otomatikleştirilmesi ve belgelerin dijitalleştirilmesi sayesinde işlem süreleri azaldı ve hatalar en aza indirildi.
• İş akışı esnekliği arttı; çalışanlarımız artık her yerden ve her zaman çalışabiliyor.
• Maliyetlerde azalma sağlandı; dijitalleşme, kâğıt belgelerin ve bunlarla ilgili maliyetlerin azaltılmasına imkân verdi.

Evet, sizi şu nedenlerle kesinlikle tavsiye ederiz:

• İş süreçlerini önemli ölçüde iyileştiren yenilikçi ve etkili çözümler sunuyorsunuz.
• Uygulama süreci boyunca ve sonrasında mükemmel destek ve iletişim sağlıyorsunuz.
• Çözümleriniz, kurumların verimlilik ve üretkenliğinde gerçek ve ölçülebilir gelişmeler yaratıyor.

Yapılandırılmış yaklaşımınız sayesinde projeleri daha verimli yönetmeyi öğrendik. Yenilikçilik ve esnekliğin, iş süreçlerini nasıl dönüştürebileceğini ve geliştirebileceğini bizzat deneyimledik.