Sipariş Yönetim Sürecinin Dijitalleştirilmesi

OEZ: Düşük Gerilimli Elektrik Devrelerinde Güçlü Bir Tedarikçi

OEZ, düşük gerilimli elektrik devreleri alanında ürün ve hizmet sunan kapsamlı bir tedarikçidir. Yaklaşık 2.000 çalışanı, Çek pazarında 70 yılı aşkın geçmişi ve son 10 yıldır Siemens ile süregelen ortaklığı sayesinde bugün Çek Cumhuriyeti’nin en modern üretim tesislerinden birine sahiptir.

OEZ, üretim teknolojilerinin dijitalleşmesiyle tanımlanan Endüstri 4.0 sistemini uygulamaya koymuştur. Şirket; kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği yönetimini kapsayan entegre sistem sertifikasına sahiptir.

Zaman Alıcı Manuel Veri Girişi

OEZ, tedarikçilerinden gelen siparişleri PDF e-posta eki olarak alır. Bu siparişler, belirli müşterilere atanmış altı satış asistanı tarafından SAP ERP sistemine manuel olarak yeniden girilmektedir.

SAP sistemi, siparişin yürütülmesi için gerekli tüm bilgileri (müşteri kimliği, KDV numarası, sipariş numarası, teslimat koşulları, alım tarihi, ürün kodu ve miktarı vb.) içerir.

Bu belgelerin yaklaşık üç saat içinde işlenmesi gerekir. Ancak manuel veri girişi, kontrol ve kod düzeltmeleri nedeniyle bu süreç oldukça zaman alıcıdır.

Siparişlerin hızlı şekilde tamamlanması yönündeki baskı, üretim için hatalı veri girişlerine neden olabiliyor ve bu hataların tekrar aranıp düzeltilmesini gerektiriyordu.

Sürecin Sadeleştirilmesi

Konica Minolta, gelen siparişlerdeki verilerin işlenmesini otomatikleştirmek için süreç optimizasyon analizi gerçekleştirdi.

Gelen e-posta ile alınan PDF sipariş, otomatik veri çıkarma sürecinden geçiyor.

• Başlık verileri, sipariş kodları ve kalem detayları otomatik olarak tanınıyor.
• Verilerin doğruluğu iç veritabanı ile karşılaştırılıyor.
• Kodlar, OEZ’nin kullandığı standart biçime otomatik olarak dönüştürülüyor.

Her sipariş, sistem tarafından ilgili asistana otomatik olarak yönlendiriliyor; asistan yalnızca kontrol veya küçük düzeltme işlemi yapıyor. Onaylanan siparişler ise otomatik olarak SAP sistemine aktarılıyor.

OEZ’nin mevcut sistemlerinde değişiklik yapma imkânı sınırlı olduğundan, önce “Proof of Concept” (kapsam doğrulama testi) gerçekleştirilerek çözümün SAP ile entegrasyonunun mümkün olduğu kanıtlandı.

Bu doğrulama sonrasında OEZ, otomatik sipariş ataması, yetkilendirme, üçüncü taraf veritabanı entegrasyonu ve kullanıcı eğitimi gibi bileşenleri içeren nihai uygulama için yazılım lisansını satın aldı.

Daha Hızlı Girdi, Daha Az Hata

Yeni çözüm, sipariş sürecinde büyük zaman tasarrufu ve hata oranında azalma sağladı. Hatalı veya kaybolan siparişlerin ortadan kaldırılmasıyla doğrudan maliyet tasarrufu elde edildi.

Konica Minolta, sisteme sipariş giriş süresini ciddi oranda kısaltarak sürecin otomasyon oranını artırdı.

Artık sipariş kontrolü 6 kişi yerine 3 kişi (yoğun dönemlerde 4 kişi) tarafından yapılmaktadır — bu da büyük bir verimlilik artışı anlamına geliyor.

Ayrıca, otomatik sipariş çıkarımı sonucunda elde edilen PDF belgeler arama yapılabilir hale geldi. Bu dosyalar, dijital arşivleme ve güvenilir belge yönetim sistemi uygulamalarına temel oluşturacak meta verilerle hazırlanıyor.