Yüksek performanslı baskı ve doğru maliyet belirlenmesi
Yüksek performanslı baskı ve güvenilir maliyet ataması
Pérez Llorca, İspanya’nın büyük ve hızla büyüyen bir hukuk firmasıdır. Yaklaşık 250 çalışanı, Madrid’deki genel merkezinde ve Barselona, Londra ve New York’taki diğer ofislerinde görev yapmaktadır. 2015 yılında Pérez Llorca, “Financial Times Innovative Lawyers” raporuna göre Birleşik Krallık dışında Avrupa’daki en yenilikçi 10 hukuk firmasından biri seçildi. Pérez Llorca’nın faaliyetleri; Kurumsal Hukuk, Veri Koruma, Birleşme & Satın Almalar, kurumsal müşteriler için e-Ticaret ve Bankacılık & Finans, Altyapı, Perakende & Tüketici, Telekomünikasyon ve Medya gibi farklı sektörlerde geniş uygulama alanlarını kapsamaktadır.
Müşteri sorunu
Pérez Llorca, Konica Minolta donanımı da içeren, ancak hukuk firmasının IT altyapısına bağlı olmayan eski bir muhasebe çözümü barındıran karmaşık bir telekomünikasyon şirketi kurulumunu kullanıyordu. Çok sayıda renkli A4 cihazı ve bazı siyah-beyaz cihazlarla eski cihaz filosu aşırı büyük ve heterojendi. Bu durum cihaz bakımını gereksiz yere karmaşık ve maliyetli hale getiriyordu. Hukuk dünyasında her belgenin ücretlendirilmesi gerektiğinden, baskı ve kopyalama işlerinin bireysel müşterilere atanması zaman ve maliyet açısından yoğun, ayrıca hataya açık bir süreçti ve sık müşteri şikayetlerine yol açıyordu. Operasyonları kolaylaştırmak, muhasebe durumunu optimize etmek ve idari görevleri hızlandırmak için Pérez Llorca’nın MFP cihaz filosunu yenilemesi ve rasyonelleştirmesi ve yeni bir IT çözümü benimsemesi elzemdi!
Konica Minolta çözümü
Pérez Llorca’nın yazıcı filosunu ve kullanımını uyumlu hale getirmek için Konica Minolta, kullanıcı gereksinimlerini tam olarak karşılayan ve aylık hacimlere en uygun yeni donanımı önerdi. Nihai çözüm; 15 adet bizhub C454e, 13 adet bizhub 4050 ve iki adet bizhub 3320 olmak üzere toplam 30 MFP içeriyordu. Pérez Llorca ayrıca SafeQ baskı muhasebe yazılımını ve OCR tarama ve arşivleme çözümü olan Document Navigator’ı seçti.
Konica Minolta, CIO Rafael Madero ile birlikte çalışarak tüm donanım ve yazılım çözümünün kurulumunu gerçekleştirdi ve kurumsal IT altyapısına entegrasyonunu sağladı. Konica Minolta ayrıca, cihazlardan doğrudan otomatik raporlamayı, sarf malzemeleri teslimatını ve atık yönetimini içeren kapsamlı bir MFP bakım konsepti önerdi.
Bu arada Konica Minolta ve Madero, baskı muhasebesinin özelleştirilmesi üzerinde çalışıyor; hedef, her baskı, kopya veya tarama işinin gerekli olduğunda doğrudan MFP panelinden ilgili müşteri hesabına ücretlendirilebilmesidir. Bu, çalışanlara değerli zaman kazandıracak ve müşteriye yansıyan ücretlendirme süresini azaltacaktır. Bu konu, yüksek baskı hacimleri ve belgelerin çeşitliliği nedeniyle özellikle önemlidir.
Konica Minolta’nın sağladığı yeni işlevsellik sayesinde kullanıcılar artık önceden müşteri hesabı ataması yapmadan baskı işini başlatabilecek. Daha sonra MFP panelinde kimlik doğrulaması sonrası, baskı, kopyalama veya tarama işini başlatmadan önce maliyeti doğru hesaba atayabilecektir.
Müşteri faydaları
Pérez Llorca CIO’su Rafael Madero, hukuk firmasında anında görülen aşağıdaki iyileştirmeleri listelemiştir:
- Tüm maliyet durumunun optimizasyonu
- Yeni baskı muhasebe çözümü sayesinde gelişmiş kullanıcı deneyimi
- Müşterilere baskı maliyetinin çok daha kolay ve güvenilir şekilde atanması sayesinde daha az müşteri şikayeti
- Yeni etkinleştirilen mobil baskı: Kullanıcılar herhangi bir mobil cihazdan veya e-posta ile doğrudan baskı işi gönderebilir. MFP’de kimlik doğrulama, tüm çalışanlarda bulunan kurumsal kimlik kartıyla yapılır
- Standartlaştırılmış altyapı sayesinde daha kolay, daha az zaman ve maliyet gerektiren bakım
- OCR tarama ve arşivleme sistemiyle artırılmış güvenlik ve zaman tasarrufu; hem bilgi yönetiminde hem de mahkemelerle elektronik iletişim için zorunlu olan “searchable PDF/A” formatına doğrudan tarama yapılırken
Konica Minolta’nın sunduğu kapsamlı hizmetle sağlanan katma değer, şunları içerir:
- Bir Hizmet Teslimat Yöneticisi
- Toner atık yönetimi
- Sayaçlar, sarf malzemeleri ve teknik sorunlar için otomatik raporlama sistemi (PrintFleet)