Dijitalleşme ile hız kazanan süreçler – Profesyonellik ve kalite için en yüksek standartları karşılayan belge yönetimi

Dijitalleşme ile hız kazanan süreçler – Profesyonellik ve kalite için en yüksek standartları karşılayan belge yönetimi

Slovenya merkezli RCM d.o.o., taşıma, lojistik ve depolama alanlarında hizmet sunan bir şirkettir. 25 yıllık geçmişe sahip olan hizmet sağlayıcı, uluslararası düzeyde lojistik hizmetlerinde önde gelen firmalardan biri olmayı hedeflemektedir. RCM, en yüksek hizmet kalitesine ulaşmayı amaçlamaktadır.

Yüksek profesyonellik düzeyi ve iş ortaklarıyla etkin iş birliği sayesinde şirket, güven ve karşılıklı memnuniyete dayalı uzun vadeli iş ilişkileri kurmaya çalışmaktadır. RCM, 2013 yılında Orta Ölçekli Şirketler Kategorisinde Altın Zincir Ödülü (Golden Thread) kazananıdır. Ayrıca 2016 mali yılında AAA sınıfı kredi derecelendirme sertifikasına ve AEO Yetkili Ekonomik Operatör belgesine sahiptir.

Profesyonellik ve kaliteye ulaşmak için RCM’nin doğal olarak en yüksek gereklilikleri karşılayan belge süreçlerine ihtiyacı vardır. Mevcut e-Arşiv sistemi artık bu gereklilikleri karşılayamadığından, RCM Konica Minolta’nın M-Files belge yönetimi ve arşivleme sistemini tercih etti.

Mevcut e-Arşiv artık gereklilikleri karşılamıyordu

Son iki yılda RCM, işini dijitalleştirmek için büyük yatırımlar yaptı ve şirket için en uygun BT çözümlerini aradı. Şirket, kamu e-İşletme ihalesine başarıyla başvurdu ve elektronik veri alışverişi ortamını kurdu.

Dijitalleşme doğal olarak elektronik arşivlemeyi de içerir. RCM uzun süre mevcut e-Arşiv sistemini kullanmış, bu sistem büyük ölçüde ihtiyaçlarını karşılamış ve mevcut yazılıma entegre edilmişti. Ancak sistemin beklenildiği gibi çalışmaması nedeniyle çok fazla zaman kaybediliyordu. Hatalar zamanında giderilmiyor, belgelerin görünürlüğü yeterli düzeyde sağlanamıyordu. Arama işlevi de yeterince gelişmiş değildi, bu da çalışanların ilgili belge, veri veya bilgilere ulaşmak için çok fazla zaman harcamasına neden oluyordu.

Bu nedenle RCM, eski belge yönetim sisteminin yerini alacak, aynı zamanda kurumsal içerik yönetimi (ECM) ve vaka yönetimi (case management) sistemini geliştirecek bir çözüm arayışına girdi. Aynı zamanda belgelerin sisteme aktarım sürecini de iyileştirmeyi hedefliyordu.

Nakliye sektöründe güncellik artışı

RCM, bu nedenle M-Files belge yönetimi ve elektronik arşivleme sistemi ile Konica Minolta’nın Abbyy FlexiCapture tarama ve OCR çözümünü uygulamaya karar verdi.

Konica Minolta, muhasebe, gümrük, satış ve yönetim gibi tüm kilit departmanların çalışmalarını destekleyen mevcut sistemler ve uygulamalarla entegrasyonu sağladı.

Örneğin, M-Files her iki ERP sistemiyle entegre edildi, böylece belgelerin büyük kısmı belge yönetim sisteminde saklanabiliyor ve arşivlenebiliyor.

Kağıt belgelerin aktarımı ve OCR işlemi, alınan fatura, sözleşme ve diğer belgelerdeki meta verilerin otomatik olarak okunmasını sağlayan Abbyy FlexiCapture tarafından gerçekleştiriliyor.

RCM artık süreçlerinde yüksek düzeyde otomasyondan faydalanıyor.

Artık bilgiler tek bir tıklamayla erişilebilir durumda, çünkü M-Files’ın arama işlevi, belgenin veya bilginin konumundan bağımsız olarak hem meta verileri hem içeriği arayabiliyor.

Yüksek düzeydeki otomasyon, insan hatasını da ortadan kaldırıyor.

Genel olarak RCM, zamanlamasını büyük ölçüde iyileştirdi — bu da taşımacılık sektöründe son derece kritik bir avantaj.