Fiziki Mal Taşımacılığı ve Dijital Belge Aktarımı

750 kamyonu ve yaklaşık 1.300 çalışanıyla orta ölçekli bir taşımacılık ve lojistik şirketi olan REINERT Logistics, Almanya ve Avrupa genelinde mal sevkiyatı yapmaktadır. Bu taşımalarla ilişkili belgeler her yıl binlerce dokümana ulaşmaktadır. Konica Minolta tarafından uygulanan belge yönetim sistemi sayesinde artık her bir belge anında izlenebilir hale gelmiştir.

Kâğıt Belgeler: Zaman ve Alan Kaybı

REINERT Logistics, her sevkiyat işleminde çok sayıda nakliye belgesi üretmektedir. Konica Minolta ECM çözümü uygulanmadan önce bu belgeler şube ofislerinde toplanıyor ve topluca şirket merkezine gönderilerek burada işleniyor ve arşivleniyordu.

Bu belgelerin fiziksel olarak taşınması —çoğu zaman uzun mesafeler boyunca— zaman alıcı ve belge kaybına açık bir süreçti.

“Binlerce sevkiyat belgemiz vardı ve bunları işlemek, dosyalamak ve gerektiğinde tekrar bulmak için çok zaman ve alan gerekiyordu,” diyor REINERT Logistics Proje Yöneticisi Martina Vogel.

“Her sevkiyat için sürücüye en az bir, genellikle birkaç belge verilir ve bunların hepsinin yönetilmesi gerekir.”

Belgelerin manuel olarak işlenmesi ve dosyalanması hem iş gücü maliyetine hem de arşiv alanı kiralarına neden oluyordu.

Bu maliyetleri azaltmak ve süreci otomatikleştirmek isteyen REINERT Logistics, bir belge yönetim sistemine (DMS) geçmeyi planladı. Hedef, belgelerin daha etkin işlenmesi ve arşivlenmesi, ayrıca daha hızlı erişim ve belge ilişkilendirme kolaylığı sağlamaktı.

“Bu amaçlar için güvenilir, güvenli ve çalışanlarımız için kolay kullanılabilir bir sistem istedik,” diye açıklıyor Vogel.

Konica Minolta’dan Tutarlı Bir Dijital Dönüşüm Konsepti

Değerlendirme sürecinde Konica Minolta, hem teoride hem uygulamada lojistik firmasını tamamen ikna etti. Tüm soruları eksiksiz yanıtlayan Konica Minolta, her gereksinimi karşıladı ve Vogel’in ifadesiyle son derece tutarlı bir çözüm konsepti sundu:

“Konica Minolta, çözümün nasıl uygulanacağına dair çok detaylı önerilerde bulundu; örneğin etiketleme ve arşivleme yapısı konusunda. Gereksinimlerimizin doğru anlaşıldığını hissettik. Diğer tedarikçiler, bizi ikna etmeyen teklifler sundu.”

Karar Konica Minolta lehine verildikten sonra proje ekibi, en yüksek belge hacmini kapsayan alan için elektronik bir taşımacılık dosyası oluşturarak işe başladı.

Bugün bu sistem; tekliflerden siparişlere, teslimat notlarından muhasebe kayıtlarına, faturalara ve yazışmalara kadar tüm taşımacılık belgelerini içermektedir. Her belge ilgili siparişle otomatik olarak ilişkilendirilmiştir.

Daha Kesin İş Süreçleri ve Artan Müşteri Memnuniyeti

Eski sistemdeki müşteri verileri yeni sisteme aktarıldı ve yeni müşteri dosyalarının oluşturulması otomatik hale getirildi. DMS, işlem kodundan müşteriyi tanıyor ve sistemde bulunmuyorsa otomatik olarak yeni bir müşteri dosyası oluşturuyor.

REINERT Logistics’in sürücülerin çıktığı yedi lokasyondaki ofislerde, çalışanlar artık taşımacılık belgelerini tararken sisteme bir işlem kodu atıyor. Kâğıt belgelerin merkez ofise gönderilmesine artık gerek yok.

Elektronik taşımacılık dosyaları sayesinde iş süreçleri artık daha düzenli, daha kesin ve daha şeffaf hale geldi. Vogel’e göre taşımacılık emirlerinin işlenme sırası ve yöntemi artık net bir şekilde tanımlı:

“Daha hızlı çalışıyoruz ve hata oranını dramatik biçimde düşürdük.”

Artık tüm yetkili çalışanlar, sisteme zaman ve mekândan bağımsız olarak erişip her belgeyi kolayca bulabiliyor. Önceden, yanlış dosyalanan belgeleri bulmak oldukça zordu ve bu da önemli zaman kaybına yol açıyordu.

Ayrıca müşteri taleplerine de hızlı ve kolay yanıt verilebiliyor.

“Artık müşterilerin bize telefon açmasına gerek yok,” diyor Vogel.

“Çünkü Konica Minolta’nın ECM web modülüyle entegre edilen müşteri portalımız üzerinden kendi belgelerine ve verilerine erişebiliyorlar. Bu, elektronik faturalamaya geçiş yolunda temel bir adım oldu. Müşteriler ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı, esnek ve mesai saatlerinden bağımsız şekilde ulaşabiliyor, bu da bizim iş yükümüzü ciddi şekilde azaltıyor.”

Zamandan ve iş gücünden tasarrufun yanı sıra, REINERT Logistics artık kağıt arşiv kiralama maliyetlerinden ve baskı giderlerinden de kurtuldu. Belgeler artık sistemde ekrana yansıtılarak incelenebiliyor. Bir sonraki adım olarak, otomatik fatura yakalama, doğrulama ve ilişkilendirme içeren elektronik faturalama süreci uygulanacak.

Zorluklar

• Binlerce taşımacılık belgesinin dijital olarak yakalanması ve erişilebilir hale getirilmesi
• Fiziksel dosyalama alanı ihtiyacının ve uzun belge arama süreçlerinin ortadan kaldırılması

Çözüm

• Doküman yönetim sistemi (DMS) içinde elektronik taşımacılık dosyası oluşturulması
• C-Logistic ERP yazılımı ile sistem entegrasyonu

Avantajlar

• Belgelerin ve dosyaların aranmasında önemli zaman tasarrufu

• Kâğıt arşiv kiralama maliyetlerinin ortadan kalkması
• İç süreçlerin hızlanması
• Müşteri portalı aracılığıyla gelen taleplerin daha hızlı ve kolay yönetimi