İkonik Bir Marka Dijital Belge Yönetimiyle Geleceğe İlerliyor
İkonik Bir Marka Dijital Belge Yönetimiyle Geleceğe İlerliyor
TON, Inc., 1953 yılından bu yana bentwood (bükme ahşap) mobilya üreten bağımsız bir Çek şirketidir ve kökleri, 1861 yılında mobilya inovasyonuna yön veren Michael Thonet’e kadar uzanır. TON’un ürünleri; Good Design, Red Dot Design Award ve Czech Grand Design gibi saygın ödüllerle onurlandırılmıştır.
Şirket, hem kendi satış ağı hem de uzaktan çalışan personeli sayesinde küresel talepleri karşılamaktadır. Ancak e-posta trafiğindeki artış ve verimsiz, kâğıda dayalı eski sistemler, özellikle fatura işleme süreçlerinde ciddi zorluklar yaratıyordu.
Konica Minolta ile yapılan iş birliği sayesinde TON, dijitalleştirilmiş bir iş akışı ve belge yönetimi çözümü uygulayarak, belgelerin işlenme süresini büyük ölçüde azalttı, tüm bilgileri tek bir noktada topladı ve verilere hızlı, kolay erişim sağladı.
Geleceğe Adım Atmak
TON’un mevcut belge yönetimi uygulamaları, şirketin temel süreçlerini ve genel gelişimini yavaşlatıyordu.
Faturalar, ürün bilgileri ve belgeler için ortak bir depolama alanı bulunmuyordu. Veriler, farklı dizinlerde ve sistemlerde kayıtlıydı — bu da uzaktan bilgi erişimini imkânsız hale getiriyordu.
Faturalar departmanlar arasında kaybolabiliyor veya yetkili onaylayıcılar ofis dışında olduğunda süreç tamamen duruyordu.
TON, sözleşmeler veya siparişler gibi belgeleri merkezi olarak dijital biçimde depolayacak bir çözüm arıyordu.
Böyle bir sistemin eksikliği, aktif sözleşmelerin durumunu takip etmeyi ve denetçilere rapor sunmayı zorlaştırıyordu.
TON Satış Direktörü Robert Valentík durumu şöyle özetliyor:
“Bir çalışan birkaç gün ofiste olmadığında, bir belgeyi onaylayamıyor veya kontrol edemiyordu. Bu da yönetimin projeler, şirket faaliyetleri ve sonuçları hakkında zamanında bilgiye ulaşamamasına neden oluyordu.”
Konica Minolta ile Ortaklık – Kanıtlanmış Seçim
TON, süreç verimliliğini artırmak, maliyet tasarrufu sağlamak ve çalışanlara her yerden bilgi erişimi sunmak amacıyla Konica Minolta ile iş birliği yaptı.
On tedarikçi arasından seçilen Konica Minolta, Microsoft SharePoint platformunu belge depolama altyapısı olarak, K2 blackpearl yazılımını ise iş süreçleri yönetimi (BPM) aracı olarak birleştiren çözümü sundu.
Bu kombinasyon, TON’un ihtiyaç duyduğu formlar, entegrasyonlar ve raporlama hizmetleri için ideal çözümdü.
“Tedarikçi seçimini referanslar belirledi,” diyor Robert Valentík.
“Konica Minolta’nın müşterilerini ziyaret edip K2 blackpearl’ü yerinde gördük ve bu deneyim kararımızı kesinleştirdi.”
Projenin başında Konica Minolta danışmanları, TON ekibiyle birlikte şirketin gereksinimlerini ayrıntılı biçimde analiz etti.
Valentík: “Gerçekten kapsamlı bir analiz süreci yürütüldü ve bu sayede proje hem bütçe içinde hem de zamanında tamamlandı — bu büyüklükteki projelerde nadir bir durumdur.”
Kullanıcı Dostu ve Esnek Sistem
Konica Minolta ile geliştirilen çözümün kullanıcı dostu olması TON için kritik öneme sahipti.
Şirketin BT ekibi, K2 blackpearl üzerinde kendi formlarını oluşturabiliyor ve süreçleri yapılandırabiliyor.
BT uzmanları artık K2 ortamında yeni süreçler, formlar ve mini uygulamalar geliştiriyor.
“Eğitim süreci kolay geçti,” diyor Valentík.
“İki çalışanımız yalnızca üç ay içinde sistem üzerinde yeni iş akışları modelleyebilecek seviyeye geldi.”
BT ekibi artık küçük sistem ayarlarını kendi başına yapabiliyor, daha karmaşık ihtiyaçlar ise Konica Minolta danışmanları tarafından destekleniyor.
Daha Hızlı ve Esnek İş Süreçleri
Konica Minolta tarafından uygulanan K2 ve SharePoint çözümünün en büyük avantajı, çalışanlara şirket genelinde kolay erişim sağlaması oldu.
Yeni sistem:
- Modern, kullanıcı dostu bir intranet üzerinden erişilebilir,
- Kullanıcı bilgisayarlarına özel yazılım yükleme ihtiyacını ortadan kaldırır,
- Bakım ve kurulum maliyetlerini azaltır
- BT destek talepleri ve fatura işlemleri artık tamamen otomatikleştirilmiştir.
K2 Mobile uygulaması, erişim kolaylığını en üst düzeye çıkarır.
“Genel müdürümüzün seyahat sırasında telefonundan fatura onaylayabildiğini görmek, doğru kararı verdiğimizi kanıtladı,” diyor Valentík.
Kâğıt belgeleri aramakla harcanan süre ortadan kalktı; her çalışan günde ortalama 15 dakika zaman tasarrufu sağlıyor.
“Dijital belgelerle çalışmak çok daha kolay,” diyor Valentík.
“Veriler, diğer bilgi sistemlerine aktarılabiliyor. Microsoft SharePoint üzerindeki K2 blackpearl çözümünün, süreçlerini optimize etmek ve yönetimi kolaylaştırmak isteyen her şirkete fayda sağlayacağına inanıyorum
Robert Valentík
Satış Direktörü, TON a.s.
“Sistemin en büyük kazanımı, belge dolaşım süresini 15 günden sadece 3 güne düşürmemiz oldu — bu gerçekten etkileyici bir sonuç.”
Avantajlar
Şirket genelinde kullanıcı dostu intranet ile bilgi paylaşımının geliştirilmesi
- BT destek yönetimi ve fatura işlemlerinin tam otomasyonu
- Muhasebe belgelerinin işleme süresinin 15 günden 3 güne düşmesi
- Her çalışan için günlük ortalama 15 dakikalık zaman tasarrufu
- BT ekibinin ihtiyaçlara göre sistemi uyarlayabilmesi
Zorluk
- Eski sistemlerin kısıtlamalarının aşılması ve tam entegrasyonun sağlanması
- Belgelerin dijital biçimde merkezi olarak depolanması
- Şirket genelinde kolay erişim sağlanması
- Belge ve fatura işlem sürelerinin hızlandırılması
Çözüm
- K2 blackpearl BPM teknolojisi
- Microsoft SharePoint platformu