Dijital posta odası ile belgelerin verimli bir şekilde düzenlenmesi
M-Files Dijital Posta Odası Çözümü ile Önemli Zaman Tasarrufu
Viaduct, Romanya’nın Odorheiu Secuiesc şehrinde faaliyet gösteren, sivil, endüstriyel, yol ve köprü inşaatları ile yağmur suyu ve kanalizasyon işleri konusunda uzmanlaşmış bir şirkettir. 1994 yılından beri yerel pazarda faaliyet gösteren şirket, başarılı inşaat projeleriyle müşterilerinin güvenini kazanarak güçlü bir itibar elde etmiştir.
Şirket, iyi eğitimli ve yetenekli mühendis ve inşaatçılardan oluşan bir ekibe sahiptir. Kendi çalışanlarının yanı sıra çok sayıda taşeronla da iş birliği yapmaktadır.
Daha önce Viaduct, zaman alıcı belge aramaları gerektiren analog, fiziksel bir arşive sahipti. Ayrıca sisteme kaydedilmeyen belgelerin kaybolması da söz konusuydu. Bu nedenle Viaduct, taranan belgelerden ilgili verileri yakalamak için OCR sistemi de içeren M-Files dijital posta odası çözümünü uygulamaya karar verdi. Elektronik sisteme geçiş, belge yönetiminde önemli zaman tasarrufu sağladı. Artık çalışanlar, M-Files’in kullanıcı dostu arayüzü sayesinde belgelere ve bilgilere hızlı bir şekilde erişebiliyor.
Luka Csaba
Viaduct Yöneticisi
“Dijital Posta Odası çözümünün uygulanmasıyla, şirketimizdeki belge kayıt sürecini verimli hale getirmeyi başardık. Konica Minolta ekibinden aldığımız eğitim ve danışmanlık sayesinde uygulama artık çalışanlarımız tarafından yoğun bir şekilde kullanılmaktadır. Konica Minolta ekibi tarafından uygulanan M-Files’i, belge yönetim verimliliğini artırmak isteyen kuruluşlar için harika bir seçenek olarak tavsiye ediyoruz.”
Projenin Amacı ve Bağlamı
İç iş faaliyetlerini ve kullanılan BT çözümlerini optimize etmek için Viaduct, gelen ve giden belgelerin kaydını basitleştirecek bir sistem uygulamak istedi. Ayrıca, kolay belge arama, çözüm sağlayıcısının müdahalesi olmadan rapor oluşturma ve çok fonksiyonlu cihazın panelinden belge iş akışlarını başlatma özelliklerine sahip kullanıcı dostu bir belge yönetim sistemi hedeflendi.
Gereksinimler
Belge yönetim sistemi şunları sağlamalıdır:
- Şirket içinde verimli organizasyon için birden fazla elektronik kayıt oluşturma imkânı,
- Her yılın başında kayıt numaralarını otomatik olarak sıfırlayabilme,
- Belgelerden veri yakalamayı kolaylaştıran bir OCR sistemi (Optik Karakter Tanıma),
- MFP panelinden taranan belgelerin otomatik olarak elektronik belge yönetim sistemine aktarımı,
- Önceden kullanılan BT sisteminden tüm kayıt ve belgelerin taşınması,
- Tanımlanmış yetkilere dayalı olarak uygulamaya güvenli erişim.
Zorluklar
- Fiziksel arşivde belgelerin zaman alıcı bir şekilde aranması,
- Gelen ve giden belgelerin zahmetli yönetimi,
- Sisteme kaydedilmemiş belgelerin kaybolması,
- Raporların yalnızca talep üzerine ve ek ücretle oluşturulması,
- Birden fazla elektronik kayıt defteri oluşturma ve yönetme ihtiyacı.
Çözüm
- M-Files, herhangi bir elektronik dosya türünü depolayabilen, kurum genelinde gelişmiş depolama, arama ve erişim özellikleri sağlayan elektronik bir belge yönetim çözümüdür.
- Şirketin gereksinimlerine göre M-Files platformunun özelleştirilmesi.
- Belgelerin Dijital Posta Odası çözümüne kolay aktarımı için çözümün Konica Minolta çok fonksiyonlu cihazlarla entegrasyonu.
- Outlook ile yerel entegrasyon sayesinde çalışma süresinin verimliliğini artırma. Sistem, Outlook’tan ekli belgeleri ve e-postaları doğrudan kaydetmeyi sağlar. M-Files Outlook Eklentisi, Microsoft Office paketine yapılan entegrasyonun bir parçasıdır ve her M-Files Desktop kurulumu ile sunulur.
- Şirket içinde birden fazla kayıt defteri tanımlanması, kayıt numaralarının otomatik atanması ve her yıl başında dizin sıfırlama.
- Aykırı durumlar için numara rezervasyon modu.
- Uygulamadan otomatik olarak veya çözüm gerektiren belgeler için bildirimlerin oluşturulması.
- Kullanıcı düzeyinde erişim izinleri ayarlanarak veri gizliliğinin sağlanması
Avantajlar
- Eski belge yönetim sisteminden M-Files’e hızlı geçiş,
- Belgelerin ve bilgilerin hızlı bir şekilde alınması,
- Otomatik bildirimler,
- Her kayıt defteri için özel raporlar,
- Konica Minolta çok fonksiyonlu cihazlar ve Microsoft Office paketi ile entegrasyon,
- M-Files’e kaydedilen belgelerin OCR işlemi,
- Elektronik kayıt defterlerinde bilgilere güvenli erişim.