Güvenli ve verimli belge yönetimi
Güvenli ve verimli belge yönetimi
Vista Bank Romania’nın dijitalleşme stratejisi
Vista Bank, 1998 yılından bu yana Romanya bankacılık sektöründe faaliyet göstermektedir ve daha önce Marfin Bank adıyla bilinmekteydi.
31 şubeden oluşan ağıyla banka, orta ve büyük ölçekli kurumsal müşterilere ve bireysel müşterilere, modern ve ihtiyaçlara özel finansal ürünler sunmaktadır.
Temmuz 2018’de, banka Güneydoğu Avrupa’nın en büyük sanayi gruplarından biri tarafından satın alındı ve Mayıs 2019’dan itibaren bir yeniden markalaşma (rebranding) sürecinin ardından Vista Bank adını aldı.
Son birkaç yıl, hem müşteriler hem de çalışanlar için banka adına önemli değişiklikler getirdi.
Vista Bank, hızlandırılmış büyüme stratejisini ve müşteri odaklı yeni iş modelini benimseyerek, dijitalleşmeye yatırım yaptı, yeni nesil ürün ve hizmetler tasarladı ve böylece yerel bankacılık pazarındaki konumunu güçlendirdi.
Izabel Niță
İdari Direktör, Vista Bank Romania
“Finansal faaliyetlerimizle ilgili olarak, hem merkez ofisimizde hem de şubelerimizde günlük olarak yürüttüğümüz operasyonlar çok büyük miktarda fiziksel belgeyi kapsıyor.
Konica Minolta ekibinin desteğiyle Belge Yönetimi ve Dijital Posta Odası çözümünü uygulamadan önce, fiziksel belgelerle çalışmak genellikle maliyetliydi ve bunların dikkatli bir şekilde yönetilmesi için çok fazla zaman ve kaynak ayırmamız gerekiyordu.
Yeni yazılım uygulamasını kullanmaya başladığımızdan beri, kayıtların izlenebilirliği, sorumlu kişilerin belirlenmesi ve son teslim tarihlerinin yönetimi çok daha kolay hale geldi.
Artık en önemli şeye, yani müşterilerimizin ihtiyaçlarına odaklanmak için daha fazla zamana sahibiz!”
Projenin amacı ve bağlamı
Son on yıldaki teknolojik gelişmeler göz önüne alındığında, dijitalleşme, şirketlerin dönüşüm ve gelişim süreçlerinde doğal bir yönelim ve öncelik haline gelmiştir.
Belgelerin ve bilginin hacmindeki artış ile COVID-19 pandemisinin etkileri, operasyonel verimliliği destekleyecek ve görevlerin daha kısa sürede başarıyla tamamlanmasını sağlayacak yüksek performanslı yazılım sistemlerinin uygulanması ihtiyacını artırmıştır.
Bu aynı zamanda çalışanların belgeleri uzaktan ve güvenli bir şekilde yönetebilmesini de mümkün kılmıştır.
Bankacılık sektörü, müşteri varlıklarının en dikkatli ve verimli şekilde yönetilmesini gerektiren son derece rekabetçi bir ortamdır.
Bu bağlamda, finans kuruluşlarının sunduğu hizmetlerin başarısı, ileri düzey yazılım çözümlerinin kullanımıyla da doğrudan ilişkilidir; bu da daha fazla projenin finanse edilmesini destekler.
Gereksinimler
Konica Minolta ile Vista Bank Romania arasındaki başarılı iş birliği sonucunda, bankanın Belge Yönetimi yazılım çözümü uygulama talebi kabul edildi.
Süreç, gereksinim analizinin yapılmasıyla başladı; ardından en uygun çözüm tasarlandı.
Bunu çözümün geliştirilmesi ve kurulumu, ardından test aşaması ve personel eğitimi izledi.
Tüm bu adımların ardından sistem canlıya (go-live) alındı.
Zorluklar
Günlük olarak işlenen yüksek sayıda kayıt
- Belgelerin zor bulunması
- Belgelerin işlenmesinin uzun sürmesi ve ofiste fiziksel varlık gerektirmesi
- Belgelerin ve bilgilerin gizliliğinin korunması
Çözüm
Belge Yönetimi ve Dijital Posta Odası çözümünün uygulanması, uzaktan çalışmayı kolaylaştırır
- Belgelerin hızlı ve uzaktan erişimi ile iş birliği imkânı
- Konica Minolta MFP cihazlarından , belgelerin doğrudan Dijital Posta Odası çözümüne taranmasını sağlayan belge iş akışı
- Farklı belge türleri arasında ilişki kurulması ile bilgilere daha kolay erişim
- Kargo çözümü ve AWB yönetimiyle entegrasyon
Avantajlar
Her kullanıcının erişim haklarına bağlı olarak bilgilere güvenli erişim
- İşlenen belgelerin türüne göre gizlilik seviyesinin uyarlanması
- Belge işleme süresinde %50 azalma
- Yeni kayıtlar için otomatik bildirimler
- Belge oluşturma ve yönetim maliyetlerinde azalma
- Her departman için haftalık girişleri içeren özel raporlar