Microsoft 365 ile ECM entegrasyonu: Bilgiye erişimde hız, güvenlik ve verimlilik
Pandemi döneminde Microsoft 365, özellikle Microsoft Teams sayesinde birçok kuruluş için dijital iş birliğinde büyük bir dönüm noktası oldu. Şimdi bu gücü bir adım öteye taşıyarak, Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) çözümünü Microsoft Teams ile entegre etmek mümkün. Bu entegrasyon, bilgi silolarını ortadan kaldırır ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde erişmesini sağlar — nerede depolandığından veya nereden çalıştıklarından bağımsız olarak.
Pandemi sonrası dijital dönüşümün temeli: Microsoft 365
COVID-19’un ilk dönemlerinde getirilen “evden çalışma” zorunluluklarıyla birlikte birçok kurum, Microsoft 365 gibi bulut tabanlı çözümlere neredeyse bir gecede geçti.
Microsoft Teams; iletişim, toplantı ve iş birliği araçları sunarak bilgi çalışanlarının evden verimli bir şekilde çalışmasına olanak sağladı.
Bugün Microsoft Teams’in dünya genelinde 145 milyon aktif kullanıcısı bulunuyor.¹
Ancak, Teams mükemmel bir iş birliği aracı olsa da, birçok kuruluş hâlâ bilgi yönetimi konusunda zorluklar yaşamaktadır. Kullanıcıların doğru veriye doğru zamanda erişebilmesi, belge tabanlı iş akışlarının ve süreçlerin verimli işlemesi açısından kritik önem taşır.
Kuruluşlar neye ihtiyaç duyuyor?
Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu şey, Google benzeri, tüm kurumsal depolar arasında kesintisiz arama yapabilen bir araçtır.
İdeal bir sistem:
- Tüm veri kaynaklarında (yapılandırılmış veya yapılandırılmamış) eş zamanlı arama yapabilmeli,
- Gereken tüm bilgileri tek bir noktada sunabilmeli,
- İçeriğin hangi sistemde saklandığından bağımsız olarak doğru veriye erişim sağlamalıdır.
M-Files + Microsoft Teams = Akıllı bilgi yönetimi
M-Files ECM çözümü, Microsoft Teams ile entegre edilerek bu ihtiyacı karşılar.
Kullanıcılar, Teams arayüzünden çıkmadan tüm kurumsal bilgilere erişebilir, en güncel sürümleri görüntüleyebilir ve belge güvenliğini koruyabilir.
Aynı zamanda M-Files, kuruluşa şu avantajları sağlar:
- Bilgi güvenliği ve veri yönetişimi standartlarını güçlendirir,
- Doküman yönetimini sadeleştirir,
- Regülasyon uyumluluğunu (ör. GDPR) otomatikleştirir,
- Versiyon kontrolü sağlayarak eski veya yanlış bilgi paylaşımını önler.
“İçeriği yalnızca ‘yönetmek’ yeterli değildir. Belgenin doğru sürümüne erişebilmek çok önemlidir. İçerik, iş hedeflerine ulaşmak için kullanılmalıdır.”
— AIIM (Association for Intelligent Information Management)
Bilgi kargaşasının sonuçları
Konica Minolta’nın 2021 tarihli araştırmasına göre², kurumların %66’sında belge depolama hâlâ düzensiz.
- %9 e-posta eklerine veya kişisel sürücülere güveniyor,
- %34 bulutta ama çoklu veya kötü organize edilmiş alanlar kullanıyor,
- %23 tek bir ağ paylaşımı kullanıyor ancak bu yapı da karmaşık,
- Sadece %33’ü belgelerini iyi organize etmiş durumda.
Bu durumun sonuçları:
- Çalışanlar bilgi ararken zaman kaybediyor,
- Veri değerinden tam olarak yararlanılamıyor
- Versiyon karmaşası oluşuyor,
- Aynı belgeler defalarca kaydedilerek kaynak israfına yol açılıyor,
- Uyumsuzluk ve veri güvenliği riskleri artıyor
M-Files ile çözüm: Akıllı, güvenli ve entegre ECM
M-Files, Azure Active Directory üzerinden tek oturum açma (SSO) ile yetkilendirilmiş erişim sunar.
Metadata tabanlı mimarisi, hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış verilerin otomatik olarak doğru bağlamda güvenli erişimini sağlar.
Yapay zekâ (AI) özellikleri sayesinde M-Files:
- Belgeleri sınıflandırır ve analiz eder,
- İçeriğin değeri, anlamı ve hassasiyetine dair içgörüler üretir,
- Kişisel verilerin (PII) doğru biçimde yönetilmesini ve GDPR uyumluluğunu sağl
ECM entegrasyonunun kullanıcıya faydaları
- Teams içinden doğrudan erişim: Farklı uygulamalar arasında geçiş yapmadan tüm verilere erişim.
- Akıllı arama motoru: Günlük iş süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgilere hızlı ve etkili erişim.
- Doğru sürüm kontrolü: Tüm ekip üyeleri her zaman en güncel belgelerle çalışır.
Uzun vadeli fark yaratmak
M-Files ECM yazılımını Microsoft 365 ile entegre ettiğinizde, çalışanlarınıza verimlilik kazandırırsınız.
Karmaşık veri taşıma süreçlerine gerek kalmadan, kullanıcılar alıştıkları Teams arayüzünden bilgiye erişir.
Bu entegrasyon sayesinde kuruluşlar:
- Bilgiye erişimi merkezileştirir,
- Uyumluluk risklerini azaltır,
- Microsoft 365 yatırımından maksimum değer elde eder
Günümüzde hibrit çalışma modeli birçok kurum için kalıcı hale gelmiştir. Bu nedenle M-Files ECM çözümünü şimdi devreye almak, uzun vadede verimli bilgi yönetimi, güçlü veri yönetişimi ve akıllı içerik yönetimi açısından büyük faydalar sağlar
