Yarın işe geldiğinizde tüm verilerinizin silindiğini hayal edin.

Müşteri dosyalarınız, yazışmalarınız, muhasebe kayıtlarınız, projeleriniz, teknik çizimleriniz, planlarınız – yani dijital ortamda oluşturduğunuz, yönettiğiniz ve kullandığınız her şey…
Bunun maliyeti ne olurdu?
Verilerinizi geri yükleme imkânınız olmasa, şirketiniz ayakta kalabilir miydi?

Bu durumu yaşamak istemiyorsanız, verilerinizi yedeklemek ve geri yüklemek için kapsamlı bir stratejiye ihtiyacınız var. Yedekleme çözümleri, operasyonel kesintiler veya siber saldırılar sonucu oluşabilecek yüksek maliyetli zararları önler ve bir kurtarma planı sağlar. Artık yedekleme yönetimi, küçük işletmelerden büyük şirketlere kadar her kurum için karmaşık bir görev haline geldi; çünkü iş verileri artık çok sayıda cihazda ve geniş ağlarda toplanıyor.

Güvenli veri yedeklemenin sağlaması gerekenler

Modern yedekleme çözümleri üç temel görevi yerine getirir:

1. Verileri bulutta veya yerel ortamda yedeklemek
2. Verileri senkronize etmek
3. Verileri hızlıca geri yüklemek

Bu işlevler yalnızca işletme açısından değil, aynı zamanda yasal açıdan da zorunludur. Avrupa’da Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR), çalışanlar, müşteriler ve tedarikçilere ait kişisel verilerin korunmasına dair hak ve yükümlülükleri tanımlar. Ayrıca belirli türdeki iş verileri için dijital ve fiziksel arşivleme yükümlülükleri de getirir. Kişisel verilerin korunmasını sağlamanın en etkili yollarından biri şifrelemedir (encryption).

Doğru yedekleme stratejisi hiçbir şeyi unutmamak demektir

Dijital çağın ilk yıllarında insanlar verilerini akşamları bir CD’ye yazarak yedekliyordu.

Oysa günümüzde işletmelerin yönettiği devasa veri miktarları, çok daha profesyonel bir yaklaşım gerektiriyor.

Bu da tüm dosya, klasör ve verilerin otomatik, sistematik ve stratejik bir şekilde yönetilmesi anlamına geliyor.

İşletmeniz için doğru yedekleme sistemini bulmak

İlk adım, kendi ihtiyaçlarınızı analiz etmektir. Çalışma alanlarının sayısı, cihaz sayısı ve veri miktarı dikkate alınmalıdır.

Ayrıca şu sorulara yanıt vermek gerekir:

• Veri kaybının mali ve yasal sonuçları neler olur?
• Sakladığınız veriler hangi hangi güvenlik kategorisine giriyor?
• Hangi tür şifreleme yöntemleri uygundur?

Kendinize şu soruları sorun:

• Hangi veri kaynakları mevcut?
• Hangi veri türleri saklanmalı?
• Yedekleme sıklığı ne olmalı?
• Hangi yedekleme ortamları elimizde var?
• Hangi yedekleme yöntemi en uygun?
• Ne kadar maliyet-etkin bir çözüm üretiyor?
• Hangi arşivleme yükümlülükleri var?
• Sistemi kim yönetecek ve sorumluluğu kimde olacak?

Veri yedeklemede 3-2-1 kuralı

En az üç kopya veriye sahip olun, bu kopyaları en az iki farklı ortamda saklayın ve en az bir kopyayı farklı bir lokasyonda bulundurun.

Veri yedekleme için beş farklı depolama seçeneği

Verilerinizi farklı ortamlarda yedekleyebilirsiniz: yerel veya bulut tabanlı.

• Harici sabit disk: En basit yerel yedekleme yöntemidir.
• USB bellek: Az miktarda veri için taşınabilir bir çözüm sunar.
• Ağ bağlantılı depolama (NAS): Birden fazla kullanıcının aynı dosyaya eriştiği durumlarda önerilir. Sistem ağa entegre edilerek yazılım aracılığıyla otomatik yedekleme yapılır.
• Manyetik teyp: Hâlâ kullanılan, uygun maliyetli bir yöntemdir; ancak veriye erişim süresi sabit disklere göre daha uzundur.
• Bulut yedekleme: Çeşitli sağlayıcılar tarafından hizmet olarak sunulur. Verinin bulutla paylaşımı için hızlı ve güvenilir bir internet bağlantısı gerekir. Bulut merkezleri dünyanın herhangi bir yerinde olabilir ve geniş depolama kapasitesi sunar.
• Hibrit yedekleme: Veriler hem yerel ortamda hem de bulutta saklanır. Bu kombinasyon, geri yükleme işlemlerini büyük ölçüde hızlandırır. Ancak bulut yedeklemede verilerin mutlaka şifrelenmiş olması gerekir.

Beş tür yedekleme yöntemi

Büyük miktarda veriyi yedeklemesi gereken KOBİ’ler için çeşitli yöntemler mevcuttur:

• Tam yedekleme (Full backup): Tüm veriler yedeklenir; en fazla depolama alanını gerektirir, en uzun sürede tamamlanır.
• Artımlı yedekleme (Incremental backup): Sadece yeni veya değiştirilmiş veriler kaydedilir; zamandan tasarruf sağlar ancak geri yüklemede tüm güncellemelerin tam olması gerekir.
• Fark yedekleme (Differential backup): Tam yedeklemeden sonra yapılan değişiklikler tek tek saklanır; daha fazla depolama alanı gerektirir ama geri yükleme daha güvenilirdir.
• Aynalama (Mirrored backup): Verilerin birebir kopyası oluşturulur; fazla depolama alanı ister, ancak kritik durumlarda en hızlı geri yükleme yöntemidir.
• Sanal yedekleme (Virtual backup): Sistem arızası durumunda veri ve uygulamalara neredeyse kesintisiz erişim sağlar; hibrit olarak da uygulanabilir.

Yedekleme stratejisi: Kötü bir senaryoda ne yaparsınız?

Yedekleme yalnızca teknik bir konu değildir; insan faktörü de en az teknik donanım kadar önemlidir. Hangi çalışanınız yedekleme yönetiminden sorumlu olacak? Yerel cihazlarda ve bulutta verilerinizin gerçekten geri yüklenebilir olup olmadığını düzenli olarak test etmelisiniz. Bu kişi, iş sürekliliği planı (Business Continuity Plan - BCP) hazırlamalıdır. Plan, veri kaybının veya diğer hasarların işletmeye etkisini analiz eder ve siber saldırı sonrası yeniden ayağa kalkmak için hangi teknolojilerin kullanılacağını belirler. Süreklilik planlaması (Continuity planning) ayrıca bir felaket kurtarma planını (Disaster Recovery Plan - DRP) da içerir. Bu plan, ağ, veri ve uygulamaların yeniden erişilebilir hale gelmesi için yapılacak tüm adımları tanımlar. Kurtarma ne kadar hızlı tamamlanırsa, üretkenlik kaybı o kadar az olur.

Yedekleme yönetimi manuel bir iş değildir

Otomatik yedekleme çözümleri, özellikle küçük işletmeler için ideal bir seçenektir. Hem güvenilirlik sağlar hem de veri büyüdükçe kolayca ölçeklendirilebilir. Konica Minolta, bütçe dostu bir yedekleme aracını hizmet olarak sunmaktadır. Bu hizmet, Yönetilen BT Hizmetleri (Managed IT Services) kapsamında olup;

• sunucu verilerinin yedeklenmesi,
• günlük yedeklemelerin yönetimi,
• her iş istasyonu ve cihaz için teknik destek

Konica Minolta, küçük işletmelerden büyük kurumlara kadar her ölçek için yerel, bulut ve hibrit yedekleme çözümleri sunar. Bu sistemler, NetApp, Veem, SolarWinds gibi teknik altyapı seçenekleriyle uyumlu çalışır.

Peki ya tüm verileriniz bir anda yok olsaydı?