İş akışları değişti.

Çalışma senaryoları daha esnek hale geldi. Farklı çözümler, hizmetler ve teklifler birbiriyle entegre edilmek istiyor. Artık matbaaların iç süreçlerinde daha verimli ve üretken çalışabilmek için iş akışlarını dijitalleştirmelerinin zamanı geldi.
Merkezi soru şu: Matbaaların arka uç sistemlerinde dijitalleşme nasıl başarılı olabilir?
Cevapları bu blog yazısında paylaşıyoruz.

Öncelikle modern, çevrim içi tabanlı yazılım çözümleri kullanan dijital bir matbaaya bakalım.

Online portal veya web-to-print çözümü üzerinden bireysel bir talep oluşturan müşteriler için, ideal senaryoda akıllı, web tabanlı bir yönetim bilgi sistemi (MIS) devreye girer. Bu sistem, üretim rotasını, ilgili maliyet merkezlerini, gerekli malzemeleri, üretim maliyetlerini ve satış fiyatını otomatik olarak hesaplar.

Matbaa çalışanları bu bilgileri kullanarak tek bir tıklamayla teklif oluşturur, anında gönderir ve birkaç gün sonra müşteriyi takip etmeleri için sistem tarafından hatırlatılır. Yazılım, eksik malzemeleri otomatik olarak tespit eder, sipariş önerileri oluşturur, baskı makineleri ve çalışanlardan gelen güncel iş verilerini alır ve üretim planlaması ilgili personelin görev dağılımını otomatik hesaplar.

Dijital iş akışının matbaalara sağladığı avantajlar çok net:

Süreçler dijital olarak otomatikleştirilir, insan hatasına açık adımlar ortadan kalkar, işler hızlı ve maliyet etkin biçimde tamamlanır. Bu sayede çalışanlar müşteriye danışmanlık gibi katma değerli işlere odaklanabilir.

İpucu #1: Web tabanlı MIS sistemlerini kullanın

Geleneksel matbaalar hâlâ her işi tek tek hesaplamaktadır — bu oldukça zaman alan bir süreçtir. Her baskı işinin “benzersiz” olduğu zanaatkâr anlayışı artık geçmişte kaldı. Günümüzde giderek daha fazla müşteri, bulut tabanlı web tabanlı MIS çözümleri sayesinde baskı ürünlerinin fiyatlarını saniyeler içinde çevrim içi olarak hesaplayabiliyor. Bu sayede şirket süreçlerinizi geliştirebilirsiniz.

Sipariş işleme, ön baskı sistemleri, baskı makineleri ve finansal muhasebe birimleri, kargo göndericilerinin dış sistemleri, çevrim içi bankacılık, ödeme servisleri veya karbon ayak izi hesaplayıcılarıyla aynı anda veri alışverişi yapabilir. Dijitalleşmiş bu süreçler, birden fazla platform arasında kesintisiz bir şekilde çalışarak tüm değer zincirini ve iş akış sistemini kapsar.

İpucu #2: İş akışındaki tüm paydaşları birbirine bağlayın

Bir matbaa olarak odak noktanız, insanlar ve makineler arasında ağ bağlantılı iletişim olmalıdır. Dijital iş akışları artık dizüstü bilgisayar ve internet aracılığıyla dünyanın herhangi bir yerinden kontrol edilebilir; siparişler yürütülebilir, bilgiler aktarılabilir. Bunun için mağazanız, sipariş portallarınız ve iş arayüzleriniz üzerinden aldığınız sipariş süreçlerini ve müşteri iletişimlerini doğrudan web tabanlı MIS sisteminize bağlayın.

Müşterilerinizin kullandığı varlık yönetim sistemleri gibi yazılımlar da üretim sürecini kolaylaştırmak için entegre edilmelidir. Malzeme tedarikçileri de doğrudan matbaanıza bağlanabilir.

Depodaki bir hammadde belirli bir seviyenin altına düştüğünde, sistem tedarikçiye otomatik sipariş gönderebilir. Bu dahili süreci, ödeme sağlayıcılarına, lojistik firmalarına, tedarikçilere veya puanlama portallarına otomatik veri aktarımı tamamlar. Tüm insanlar ve sistemler arasında otomatik kontrol, üretkenliği önemli ölçüde artırırken maliyetleri düşürür. Müşterileriniz ve hizmet sağlayıcılarınız da bu sayede kusursuz bir alışveriş deneyimi ve sorunsuz, kesintisiz bir iş akışından faydalanır.

İpucu #3: Personeli daha akıllıca kullanın

Hesaplama, yükleme, düzenleme, sipariş veya ödeme — tüm bunlar yeni dijital süreçler gerektirir. Bir web tabanlı MIS sistemi uyguladığınızda, operasyonel süreçlerinizi de buna göre uyarlayıp standartlaştırmalısınız.

Çalışanlar yalnızca siparişten teslimata kadar karar gerektiren görevleri üstlenir. Belge oluşturma, e-posta bildirimleri veya veri aktarımı gibi basit işlemleri sistem otomatik olarak yapabilir. Bu sayede sipariş başına süreç maliyetleri azalırken, çalışanlar satış ve müşteri danışmanlığı için daha fazla zaman kazanır. Bu kolaylıklar yalnızca baskı üretiminde değil, muhasebe, satın alma ve sevkiyat departmanlarında da kendini gösterir — otomatik faturalama, yeniden sipariş, takip ve gönderi etiketi yazdırma gibi işlemlerle.

İpucu #4: Çevik düşünün ve hareket edin

Dijitalleşmiş süreçlerin hayata geçirilmesinin ön koşulu sadece teknik çözümler değildir; asıl önemli olan çalışanlardır. Dijital iş akışı ne kadar hızlı ve etkili şekilde iç gereksinimlere ve müşteri beklentilerine uyum sağlarsa, çalışanların da o kadar esnek olması gerekir. Katı kurallar ve yönergeler artık geçerli değil. Matbaalar, değişen koşullara hızla uyum sağlayabilmelidir — bu da çevik çalışma yöntemleri ile mümkündür.

İpucu #5: Dijitalleşme yönetim seviyesinden başlamalı

Dijital süreçleri hayata geçirmek, çoğu zaman şirketi kökten dönüştürmek anlamına gelir. Bu değişimi yönlendirecek kişi yönetimdir — yalnızca onlar çalışanları bu dönüşüme dahil edebilir ve dijitalleşme için gerekli stratejik yönü belirleyebilir. Çalışanlar müşteri ihtiyaçlarını, kalite ve hizmet beklentilerini bilir; yönetim ise şirketin başarısından ve yeni iş modellerinin geliştirilmesinden sorumludur. Stratejik dijitalleşme, yalnızca BT departmanının işi değildir. Ne yazık ki birçok şirkette köklü değişim, rekabetten gelen ciddi bir tehdit ortaya çıktığında gerçekleşmektedir. İşte o zaman, geleneksel yöntemleri bırakıp yeniliği benimsemenin ve pazarı yakından izlemenin tam zamanıdır.

Dijitalleşme cesareti

Hollanda sınırında faaliyet gösteren tam hizmet matbaası Rehms Druck’un genel müdürü Daniel Baier, verimli iş akışlarının pratikte nasıl fayda sağladığını şöyle açıklıyor: “Konica Minolta’nın çözümleriyle otomasyon yolunda büyük bir adım attık. Açık ve kapalı mağaza sistemlerinden gelen daha fazla siparişi diğer cihaz ve sistemlerle dijital olarak bağladıkça, ürün çeşitliliğimize rağmen süreçleri otomatikleştirebiliyoruz. Sipariş girişinden depoya kadar her aşamada otomasyondan faydalanıyoruz.”

Daha fazla gelir elde etmek ve maliyetleri düşürmek isteyen matbaalar, entegre ve dijitalleşmiş süreçlerden kaçınamaz. Bu sayede daha iyi kâr marjları elde edilir, fiyat esnekliği artar. Müşterilerinizi şirket süreçlerinize entegre ederek ve iletişimi geliştirerek onlara sadece kartvizit veya broşür değil, çözümler, katma değer ve benzersiz satış avantajları sunabilirsiniz. Bu da sizi çevrim içi rekabette net bir şekilde öne çıkarır.