Pandemi, çalışma ortamını fiziksel bir mekândan her yerden erişilebilen dijital bir ortama veya platforma dönüştürme sürecini hızlandırdı. Bu değişimi hem kurumlar hem de çalışanlar büyük bir memnuniyetle benimsiyor. Yeni çalışma biçiminin en kritik başarı faktörlerinden biri ise; doğru dijital araçlarla sağlanan verimli çevrimiçi iş birliği. Bu araçlar; sanal bilgiye erişim, belge üzerinde eşzamanlı çalışma ve elektronik imza gibi görevleri kolaylaştırıyor.
COVID-19’dan önce başlayan dönüşüm
COVID-19 pandemisi uzaktan çalışmayı hızlandırmadan önce bile bazı kurumlar, çalışma ortamını yeniden düşünmeye başlamıştı.
Esnek çalışma politikaları, iş birliği araçları ve destekleyici yazılımlar sayesinde bilgi çalışanları artık zamanlarının bir kısmını veya tamamını evden ya da farklı lokasyonlardan çalışarak geçirebiliyordu. Serbest çalışanlar ve yükleniciler de, genellikle farklı zaman dilimlerinde veya uzaktan çalışarak, proje ekiplerinin giderek daha önemli bir parçası hâline gelmişti.
Bugün hem çalışanlar hem de işverenler, pandemi sonrası “yeni normal”in bir parçası olarak esnek ve uzaktan çalışmayı sürdürmeye kararlı. Deloitte’a göre, şirketlerin %87’si dış kaynaklı çalışanları iş gücünün bir parçası olarak değerlendiriyor. Ayrıca kurumlar, teknolojiyi kullanarak ön saflardaki (frontline) çalışanlarını da iş süreçlerine daha fazla dahil etme fırsatı görüyor.
Bu çalışanlar genellikle mobil olarak, mağazalarda, fabrikalarda veya depolarda görev yapıyor ve gün boyunca bilgisayar başında olmuyorlar; bu da iletişim ve bağlantı kurmayı geleneksel olarak zorlaştırıyor.
Gerçek anlamda başarılı bir uzaktan çalışma modeli için, kurum genelinde herkesin çevrimiçi iş birliğini verimli şekilde yürütebileceği dijital bir çalışma ortamı oluşturmak gerekiyor.
Çalışanlar uzaktan çalışmayı seviyor ama verimli iş birliği şart
- %65’i gelecekte uzaktan çalışmayı sürdürmek istiyor.
- %33’ü hibrit bir çalışma düzenini tercih ediyor.
- Avrupa’daki çalışanların %38,9’u için en büyük zorluk dijital iş birliği ve iletişim.
- 2020–2021 arasında dünya genelinde şirketlerin %48’i bulut tabanlı teknolojilere, %47’si dijital iş birliği araçlarına yatırım yaptı.
- Avrupa’daki işverenlerin %80’i, pandemi sonrası evden çalışma politikalarını sürdürmeyi planlıyor.
Fizikselden dijitale geçiş
Yeni normalde çoğumuz için “ofis”, artık ekip üyelerinin farklı konumlardan eriştiği ortak bir dijital ortam hâline geldi. Ancak sanal ekiplerin üretken olabilmesi için dijital iş birliği ortamının tutarlı olması gerekir. Bu ise genellikle şu nedenlerle zorlaşır:
- Farklı tedarikçilerden gelen yazılımların bir arada kullanılması, sorumlulukların belirsizleşmesine ve sorun yönetiminin zorlaşmasına yol açar.
- Uygun yedekleme ve kurtarma hizmetlerinin eksikliği, özellikle uzaktan çalışan ekip üyelerinin oluşturduğu verilerin kaybolmasına ve verimlilik düşüşüne neden olabilir.
- Gerçek zamanlı erişim sağlanmak istenirken, BT güvenliği zorlaşabilir; bilgi güvenliği riske girer ve siber tehditler için açık kapı oluşabilir.
Konica Minolta araştırmasına göre, sanal ve iş birliğine dayalı çalışma için uygun altyapının kurulması, kurumların dijital dönüşümdeki en büyük iç zorluklarından biridir. Aynı araştırmaya katılanların %30’u, uzaktan iş birliği desteğini dış kaynaklardan aldıklarını veya almayı düşündüklerini belirtmiştir.
Verimli bir dijital çalışma ortamının dört temel bileşeni
- Uzaktan ekipler için güvenli ve kolay bilgi erişimi sağlamak - Microsoft 365’in bir parçası olan Microsoft Teams, iletişim, proje planlama ve sanal iş birliği için ideal bir araçtır.
Microsoft Teams’e M-Files gibi bir kurumsal içerik yönetim çözümünün entegre edilmesi, kullanıcıların farklı sistemlerdeki belgeleri doğrudan Teams arayüzünden hızlıca bulmasına ve erişmesine olanak tanır. - Sanal ekiplerin belgeler üzerinde birlikte çalışmasını sağlamak - M-Files veya Microsoft Teams, ekip üyelerine belge üzerinde ortak çalışma için gereken tüm araçları sunar.
Ekip üyeleri, belgelerin en güncel sürümüne bağlantı paylaşarak birlikte çalışabilir; böylece e-posta ile versiyon gönderme süreci ortadan kalkar ve tüm düzenlemeler ile yorumlar izlenebilir.
M-Files sayesinde belgeler, dijital onay ve imza süreçlerinden de geçirilebilir. - Ön saflardaki çalışanları sürece dahil etmek - Ön saflardaki çalışanlar genellikle müşterilerle daha yakın temasta ve operasyonun merkezinde yer alır. Microsoft 365’in akıllı telefon ve tabletlerde kolay kullanılabilir olması sayesinde bu çalışanlar, organizasyonla daha güçlü bağ kurabilir ve ekip içi iş birliğini artırabilir.
- Ekip arkadaşları ve yöneticilerle çevrimiçi iş birliği
- Bilgiye gerçek zamanlı sanal erişim
- Kağıt tabanlı süreçlerin dijitalleştirilmesi
- Elektronik sözleşme imzasını etkinleştirmek - Finans, hukuk veya insan kaynakları gibi departmanlardaki yetkililer uzaktan çalışırken, belgelerin imza sürecini e-imza çözümleriyle kolaylaştırabilirsiniz.
Bu yöntem, fiziksel kopya veya e-posta yoluyla paylaşılan belgelerde yaşanabilecek gecikmeleri, idari yükü ve güvenlik açıklarını ortadan kaldırır.
Ancak e-imza süreçlerinin yerel yasal düzenlemelere uygun olması ve ıslak imza ile aynı geçerliliğe sahip olması önemlidir.
Uzaktan çalışmayı ve sanal iş birliğini yeniden düşünün
Uzaktan çalışmanın popülaritesi, bunun iş dünyasında kalıcı bir unsur hâline geldiğini gösteriyor. Bu nedenle, doğru araçlar ve teknolojilerle donatılmış, geleceğe hazır akıllı bir dijital çalışma ortamı oluşturmak büyük önem taşıyor.
Böyle bir yapı, sanal ekiplerin, uzaktan çalışanların ve ön saflardaki çalışanların daha verimli, güvenli ve yenilikçi biçimde birlikte çalışmasını sağlar. Aynı zamanda bilgi güvenliğini artırırken, kâğıda dayalı süreçleri dijitalleştirerek kurumsal verimliliği yükseltir.
Eğer verimli bir dijital iş yeri kurmaya hazırsanız, geniş bir hizmet yelpazesi sunan ve bu hizmetleri güvenli, ölçeklenebilir bir platformda entegre edip yönetebilecek deneyime sahip bir iş ortağıyla çalışın. Bu yaklaşım, uzaktan çalışma stratejinizi hem bugün hem de gelecekte sağlam bir temel üzerine oturtacaktır.
