Kâğıt tabanlı süreçlerden dijital süreçlere geçmek, birçok kuruluş için uzaktan ve evden çalışmayı daha kolay ve verimli hale getirir. Ancak hâlâ belgeleri el ile imzalamaya dayanan kurumlar için bu durum gecikmelere, bilgi güvenliği risklerine ve gereksiz maliyetlere yol açabilir.
Bu sorunları, aynı zamanda dijital dönüşüm stratejinizi destekleyecek bir elektronik imza çözümü ile ortadan kaldırabilirsiniz.
Belgelerin Dijitalleşmesi: Dijital Dönüşümün Temel Taşı
Belge dijitalleştirme, her kurumun dijital dönüşüm gündeminin merkezinde yer alır. Pandemiyle birlikte bu eğilim daha da hız kazandı: şirketler, çalışanların evden çalışırken bilgiye daha kolay erişebilmesi, belgeleri paylaşabilmesi ve ortak çalışabilmesi için kâğıt tabanlı dosyalardan taranmış veya elektronik belgelere geçiş yaptı.
Ancak hâlâ birçok kuruluş, sözleşme gibi belgelerde ıslak imza kullanımında ısrar ediyor.
Bu durum özellikle belgenin birden fazla kişi tarafından imzalanması gerektiğinde zorluk yaratıyor — çünkü her imzacının farklı bir lokasyonda çalışıyor olması sık rastlanan bir durum.
Genellikle süreç şu şekilde işliyor:
- Her kişi belgeyi yazdırıp imzalıyor,
- Sonra bir sonraki imzacıya posta ya da e-posta yoluyla gönderiyor,
- Belge tekrar yazdırılıp, imzalanıp, taranıp e-posta ile geri gönderiliyor.
Bu yöntemler hem bilgi güvenliği hem de verimlilik açısından riskli.
Bu Yaklaşımın Yarattığı Başlıca Riskler
- Bilgi güvenliği riskleri: Sözleşme veya gizli bilgiler güvenli olmayan yollarla paylaşılırsa, belgeler kaybolabilir veya yetkisiz kişilerin eline geçebilir.
- Süreç gecikmeleri: Belgelerin imza için elden ele dolaşması, yeni iş fırsatlarının, işe alımların veya iş ortaklıklarının gecikmesine neden olabilir.
Bu nedenlerle, günümüzün dijital dünyasında imza süreçlerini daha verimli ve güvenli hale getirmek isteyen şirketler, giderek artan oranda elektronik imza (e-imza) çözümlerine yöneliyor.
📊 DocuSign araştırmasına göre (2021), şirketlerin %95’i hâlihazırda e-imza kullanıyor, sağlayıcıları değerlendiriyor veya gelecekte e-imza çözümü satın almayı planlıyor.
Elektronik İmza Nedir?
Elektronik imza, bir kişinin bir belgenin içeriğini onaylama niyetini dijital olarak gösteren işarettir.
Tıpkı ıslak imzada olduğu gibi, elektronik imza da imzalayan kişinin belgenin şartlarına bağlı kalma iradesini temsil eder ve yasal bir kavramdır.
Elektronik İmza ve Dijital İmza Arasındaki Fark
İki terim genellikle birbirinin yerine kullanılır, ancak farklı anlamlara sahiptir:
- Elektronik imza: AB’nin eIDAS Yönetmeliğine göre “elektronik biçimdeki verilere eklenen veya onlarla mantıksal olarak ilişkilendirilen ve imzalayan tarafından imzalamak için kullanılan veriler” olarak tanımlanır.
- Dijital imza: Elektronik imzanın matematiksel ve kriptografik bir uygulamasıdır, yani elektronik imzanın teknik altyapısını sağlar.
AB eIDAS Yönetmeliğine Göre Üç E-İmza Düzeyi
- Basit Elektronik İmza (SES)
- Gelişmiş veya nitelikli imza kriterlerini karşılamayan imzalardır.
- Kullanımı en kolay türdür.
- Örneğin, bir e-postanın altına adınızı yazmak bile basit bir elektronik imza olabilir.
- SMS ile doğrulama gibi ek kimlik adımları eklenerek yasal değeri artırılabilir.
- Gelişmiş Elektronik İmza (AES / AdES)
İmzalayan kişiyi benzersiz şekilde tanımlayan ve imzadan sonra verilerin değiştirilip değiştirilmediğini algılayan yasal olarak bağlayıcı bir imzadır.
- PKI (Public Key Infrastructure) teknolojisi genellikle bu güvenlik düzeyini sağlar.
- Nitelikli Elektronik İmza (QES)
- En güçlü e-imza türüdür.
- İmzalayanın sahip olduğu nitelikli imza oluşturma cihazı (örneğin SIM kart, akıllı kart veya USB token) veya yetkili bir bulut sağlayıcısı tarafından oluşturulur.
- Yetkili bir güven hizmeti sağlayıcısı tarafından verilen nitelikli sertifikaya dayanır.
- Yasal olarak ıslak imza ile tam eşdeğer kabul edilir.
Hangi Tür E-İmza Sizin İşiniz İçin Uygun?
Elektronik imzalar, farklı senaryolarda kullanılabilir:
- Basit e-imza:
- Gizlilik sözleşmeleri (NDA), KVKK bilgilendirme metinleri, işe alım belgeleri
- Satış sözleşmeleri, sipariş onayları, fatura ve montaj raporları
- Müşteri sözleşmeleri, hizmet şartları, perakende hesap açılış formları
- Gelişmiş e-imza:
- Büyük finansal işlemler, yüksek hukuki değeri olan belgeler
- Nitelikli e-imza:
- Çapraz sınır işlemler, resmi sözleşmeler, e-ticaret, sigorta, e-bankacılık, vergi beyanları, sağlık sigortası belgeleri vb.
Şirketiniz e-imzaya geçmeyi planlıyorsa, yasal bağlam, güvenlik seviyesi ve kullanıcı deneyimi açısından en uygun çözümü seçmelisiniz.
Bazı durumlar yasal olarak belirli e-imza türleriyle sınırlı olabilir; bu nedenle risk ve fırsat analizi yapmak önemlidir.
E-İmza Kullanımının Faydaları
E-imza çözümleri yalnızca uzaktan imza süreçlerini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda:
- Güvenliği artırır (şifreleme, kimlik doğrulama, denetim izi)
- Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar (baskı, kargo, bekleme süresi ortadan kalkar)
- Sözleşme süreçlerini hızlandırır
- Müşteri ve tedarikçi memnuniyetini artırır
- Belge arşivini dijitalleştirerek ofis alanı ve depolama maliyetlerini azaltır
Bir Sonraki Adım: Dijital Sözleşme Yönetimi
E-imzaya geçiş kararı aldıysanız, sonraki adım uygun yazılım çözümünü seçmek olacaktır.
Dijital sözleşme yönetimi çözümü; e-imza iş akışlarını entegre eder, sözleşme oluşturma hatalarını azaltır, idari maliyetleri düşürür ve sözleşme sürelerini takip etmeyi kolaylaştırır.
Bu sayede sözleşme yönetimi, yalnızca bir idari süreç olmaktan çıkıp, iş performansını artıran stratejik bir araç haline gelir.
Başlamaya Hazır Mısınız?
E-imzaya geçmek için önce:
- Yasal, operasyonel ve güvenlik gereksinimlerinizi tanımlayın,
- İş süreçlerinize uygun e-imza türünü belirleyin,
- İhtiyacınıza göre entegre çalışabilecek güvenilir bir sağlayıcıyla iş birliği yapın.
Böylece elektronik imza, dijital dönüşümünüzün önemli bir parçası haline gelerek hız, güvenlik ve verimlilik kazandırır.