Çalışmayı daha esnek ve verimli hale getirin.
Personelinize katma değerli görevlere odaklanmaları için zaman kazandırın, müşterilerinize daha hızlı yanıt verin ve kârlılığınızı artırın.
Hedefiniz ne olursa olsun, akıllı tarama teknolojisi ve OCR yazılımı ile belge tabanlı temel iş akışlarınızı dijitalleştirmek ve otomatikleştirmek, herkesin her gün daha fazlasını başarmasına yardımcı olur.
Manuel süreçlerin sınırları
İşiniz büyüdükçe geçmişte kullandığınız manuel belge süreçleri çok fazla iş gücü gerektiren, hataya açık ve pahalı hale gelebilir — bu da şirketinizin gelişimini engelleyebilir.
Örneğin gelen postaların — hem fiziksel hem dijital — nasıl işlendiğini düşünün:
- Postanın damgalanması, ayrıştırılması ve ilgili kişiye ulaşması uzun sürüyor mu?
- Evden veya iş seyahatindeyken çalışan biri gelen postasını zamanında alabiliyor mu?
- Faturalar veya teklif talepleri (RFP) gibi zaman açısından kritik belgelerin iş sistemlerine taranması için güvenilir bir süreç var mı?
📊 %93 kişi, bir belgenin yanlış adlandırılması veya hatalı etiketlenmesi nedeniyle onu bulamadığını söylüyor.
Kaynak: M-Files – 100 Information Management Stats That Will Blow Your Mind
Belgeleri kontrol altına alın
Şirketler, kâğıt ve dijital belgelerini daha iyi kontrol ederek süreçlerini hızlandırabilir, maliyetlerini azaltabilir ve çalışanlarını daha değerli işlere yönlendirebilir.
Günlük süreçleri dönüştürün ve optimize edin
Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisiyle entegre akıllı tarama çözümleri, günlük belge tabanlı süreçlerinizi — örneğin gelen posta veya fatura işlemlerini — kolaylıkla dijitalleştirmenizi sağlar.
OCR (Optical Character Recognition) nedir?
Bir belgeyi OCR olmadan PDF’ye tararsanız, içeriğe erişemez veya üzerinde işlem yapamazsınız.
Ancak OCR yazılımı kullanıldığında, dijitalleştirilen içerik düzenlenebilir, aranabilir hale gelir ve iş sistemleri tarafından otomatik olarak kullanılabilir.
OCR ile taranan belgeler:
- Kolay okunabilir, aranabilir ve verileri iş sistemleri tarafından kullanılabilir.
- Otomatik olarak adlandırılır ve doğru klasöre kaydedilir.
- Doğru kişiye, ekibe veya sisteme yönlendirilir – faturalar, sevk irsaliyeleri ve teklif talepleri gibi zaman kritik belgelerin hızlı işlenmesini sağlar.
- ECM, ERP veya diğer iş sistemleriyle entegre edilerek sonraki süreçleri güçlendirir.
Dijitalleştirilmiş, otomatik posta odası süreci nasıl işler?
OCR yazılımı için en güçlü örneklerden biri, gelen postaların dijitalleştirilmesi ve otomatikleştirilmesidir.
Bu, hem ofisteki hem de uzaktan çalışan personele belgelerine anında erişim olanağı sunar.
Eğer zaten Konica Minolta çok fonksiyonlu yazıcılar (MFP) kullanıyorsanız, tarama altyapısına sahipsiniz.
Sadece Dispatcher Phoenix veya Document Navigator gibi akıllı yazılımları ekleyerek tüm gelen belgeleri — fiziksel veya dijital — yakalama, işleme ve dağıtma sürecini otomatikleştirebilirsiniz.
Fiziksel belgeler için:
- Posta açılır, çalışan bazında ayrılır ve barkod ayırıcı formlar eklenir.
- Tarama süreci başlatılır:
- Belgeler OCR ile dijital olarak yakalanır.
- Gerekirse otomatik olarak damgalanır.
- Sınıflandırılır ve ilgili kişilere PDF olarak e-posta ile gönderilir.
- Alıcılar yeni postaları hakkında bilgilendirilir ve her cihazdan erişim sağlar.
Gelen e-postalar için:
- Yazılım, önceden tanımlanmış anahtar kelimeleri (örneğin sipariş, teslimat hatırlatması, teklif talebi) algılar.
- Posta, ilgili kişi veya departmana otomatik olarak yönlendirilir.
- Gerekirse dijital belgeler “alındı” damgası ile işaretlenir.
Vaka Çalışması: Vista Bank Romania
Vista Bank, rekabetçi finans sektöründe öne geçmek için M-Files ve Document Navigator çözümlerini kullanarak posta ve belge yönetimini dijitalleştirdi.
Sonuçlar:
- Belge işleme süresi %50 azaldı.
- Maliyetler düştü belgeler uzaktan erişilebilir hale geldi.
- İzlenebilirlik ve sorumluluk yönetimi kolaylaştı.
“Artık en önemli şeye odaklanmak için daha fazla zamanımız var: müşterilerimizin ihtiyaçları.”
— Izabel Niță, İdari Direktör, Vista Bank
Fatura süreçlerinin dijitalleştirilmesi
Manuel fatura tarama ve arşivleme işlemleri, hatalı dosyalama riskini artırır.
Dispatcher Phoenix veya Document Navigator gibi akıllı OCR çözümleri, bu süreci tamamen otomatik hale getirir.
- Sipariş numarası, tedarikçi ve fatura numarası otomatik olarak tanınır.
- Belge bu bilgilerle yeniden adlandırılır.
- Doğru klasöre kaydedilir.
- Yeni bir tedarikçiden fatura gelirse, yazılım otomatik olarak yeni klasör oluşturur.
Dijital gelen faturalar için de aynı süreç geçerlidir — sistem, dijital faturaları otomatik olarak tanır, adlandırır ve dosyalar.
Dijital onay iş akışına geçin
OCR çözümleriyle dijitalleştirilmiş faturalar, otomatik onay iş akışları içinde yönlendirilebilir.
Yöneticiler, belgeleri uzaktan veya mobil cihazlardan onaylayabilir; bu da ödeme gecikmelerini önler ve erken ödeme indirimlerinden yararlanmanızı sağlar.
Her adım tam izlenebilir ve denetlenebilir olup, süreç şeffaf ve mevzuata uyumlu hale gelir.
Vaka Çalışması: Tupperware Austria
Tupperware Austria, Konica Minolta ile birlikte dijital fatura işleme sistemi kurdu.
- Faturalar e-posta veya tarama yoluyla alınır.
- İş akışı, faturayı otomatik olarak bir sonraki onaylayıcıya iletir.
- Artık tüm faturaların durumu tek tıkla görülebilir: alındı, işlendi, onaylandı, ödendi veya arşivlendi.
“Artık hangi faturaların işlendiğini, onaylandığını ve ödendiğini anında görebiliyoruz.”
— Peter Moser, Operasyon Müdürü, Tupperware Austria
Belge tabanlı süreçlerin dijitalleştirilmesinin faydaları
- Maliyetleri ve işlem süresini azaltır.
- Uzaktan ve mobil çalışma için esneklik sağlar.
- Hataları en aza indirir, doğruluk ve tutarlılığı artırır.
- Belge güvenliğini ve erişim kontrolünü güçlendirir.
- Tedarikçi ilişkilerini geliştirir, müşteri memnuniyetini artırır.
- E-imza ve izlenebilirlik sayesinde süreçler denetime hazır hale gelir.
Dijital dönüşüm için başlangıç noktası
Eğer belge tabanlı süreçlerinizi geliştirmek istiyorsanız, gelen posta veya fatura işlemlerinin dijitalleştirilmesi mükemmel bir başlangıçtır.
OCR çözümleriyle bu süreçleri dönüştürmek, manuel hataları ortadan kaldırır, verimliliği artırır ve dijital bilgileri doğrudan iş sistemlerinize entegre ederek ek değer ve sürdürülebilir verimlilik sağlar.
