Alles im Blick dank digitaler Rechnungen hakkında

FORWARDIS ist Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik in Europa und Asien, der sich immer stärker mit dem Thema Digitalisierung von Prozessen beschäftigt. Daraus entstand eine ECM-Lösung von Konica Minolta.

Vom zentralen Ausgangspunkt Rechnungseingang beschäftigte sich FORWARDIS immer stärker mit Thema Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. Avrupa ve Asien'de der Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik, der mehr als 10 Millionen Tonnen Güter Pro Jahr befördert, realisierte die daraus entstandene ECM-Lösung mit Konica Minolta.

Abläufe in Fahrt Bringen (İngilizce)

Um Rechnungen zu bearbeiten, mussten sie über verschiedene Schreibtische und teilweise zwischen den Unternehmensstandorten Berlin und Frankfurt von FORWARDIS per Post verschickt werden. Der Rechnungsprozess dauerte entsprechend lange und War unübersichtlich. Daher wollte der Logisitik - Spezialist diesen Prozess effektiver gestalten. Transparenz und Prozessbeschleunigung standen im Mittelpunkt. » Die angestrebte Lösung sollte uns zeigen: Bu durumda ne olacak, ne olacak, ne olacak? Außerdem wollten wir den Prozess an sich beschleunigen und nicht mehr auf Post oder e-Mail-Ping-Pong angewiesen sein«, beschreibt Dominik Kruszynski, IT - Yönetici von FORWARDIS die Ausgangssituation. Ein elektronischer Rechnungsprozess Mittels İş Akışı - Yazılım, Die selbst Administrierbar ist, sollte Abhilfe schaffen. Gleichzeitig strebten die Verantwortlichen von Anfang an Eine Enterprise Content Management (ECM) - Lösung an, Die Modular ausbaufähig ist und weitere Prozesse digitalisieren kann.

Bedeutendes Kriterium War bei der Auswahl die Einhaltung der Vorgaben des Qualitätsmanagements, Die beispielsweise im Bereich von Gefahrguttransporten sehr spezifisch sind. Bu nedenle, Abwicklung die Bearbeitung von sogenannten CAPA-Überwachungsbögen. Um Fehlern vorzubeugen, werden viele Detailinformationen festgehalten und Abweichungen systematisch untersucht. Bu yüzden lassen sich rechtzeitig Korrekturmaßnahmen einleiten und Präventivmaßnahmen durchführen. Neben den CAPA-Vorgaben savaş FORWARDIS auch die Einhaltung weiterer rechtlicher Bestimmungen wichtig, Die sich aus GoBD, HGB und AO ergeben. Außerdem legte der IT - Leiter auf eine sezgisel Bedienung der Lösung wert, um die Akzeptanz der Mitarbeiter schnell zu gewinnen.

« Bei der Wahl des Lösungspartners War für uns ausschlaggebend, alles aus einer hand zu erhalten und eine Präsenz an den Unternehmensstandorten vor ORT zu haben », betont Kruszynski. Konica Minolta erfüllte diese Kriterien und hatte sich bereits als überaus zuverlässiger Hardware - Partner bei Multifunktionssystemen (MFP'ler) erwiesen. Zudem lässt sich die gewählte ECM- und Workflow - Die MFP'lerde Lösung sogar von Konica Minolta integrieren, so dass Anwender Die İş Akışı - Prozesse doğrudan vom MFP - Display aus steuern können.

Geschwindigkeit ve Transparenz

Nachdem das Experten - Team von Konica Minolta gemeinsam mit dem FORWARDIS IT-Leiter und Mitarbeitern aus verschiedenen Fachabteilungen das zweiphasige Projekt geplant hatten, wurde die Lösung rasch umgesetzt. Rund zwei Monate dauerte die Planung und Installation des kompletten ECM-Systems mit Workflow - Komponenten und verschiedenen Möglichkeiten wie Volltextsuche und Barcoerkendenung.

Aufgrund der Lösung werden heute keine Rechnungen mehr von einem Standort zum anderen geschickt, sondern eingescannt sobald sie eingehen. İş akışına göre gelangen sie dann elektronisch durch das Unternehmen zu den Mitarbeitern, Die für die Freigabe und Bearbeitung zuständig sind. Alles geht schneller und transparenter als zuvor: Die Buchhaltung hat immer den Rechnungsstatus im Überblick und sieht, welche Rechnung erfasst, freigeben oder bei der Buchung ist. Bu yüzden FORWARDIS auch mehr Kontrolle bei Skontofristen.

» Da die Mitarbeiter nach Schlagworten wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie sogar, Begriffen im Volltext suchen können, ist auch das Auffinden von Rechnungen deutlich einfacher geworden «, ergänzt Kruszynski. 

Die nächste Projektphase sieht vor, Rechnungen durchgehend elektronisch zu verarbeiten. Dabei werden Informationen maschinell ausgelesen und der Prozess bis zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung automatisiert. In einem weiteren Schritt ist eine Workflow - Lösung im Bereich des Vertragsmanagements zur Optimierung der Vertragsverwaltung insbesondere von Beförderungsverträgen und zum Vertragscontroling geplant.

YÜKSEK PERFORMANS

• Rechnungseingang
• Einhaltung der Richtlinien zum CAPA - Prozess
• BEKLENDİRME BİLGİLERİ

LÖSUNG

• ECM Sistemi mit Rekhnungs - İş Akışı
• Transparente und effiziente Prüfprozesse (Transparente ve verimlilik Prüfprozesse
• Anbindung ve MS Dynamics AX

NUTZEN

• Z.b. CAPA-Prozess zur Qualitätssicherung yakınındaki oteller
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Auskunftsfähigkeit
• Zentrale, nicht redundante Dokumentenablage mit Individuellen Zugriffsrechten für alle Standorte