Akıllı baskı yönetimi, A1’in maliyetleri azaltmasına ve süreçleri basitleştirmesine yardımcı oluyor

Akıllı baskı yönetimi A1’in maliyetleri azaltmasına ve süreçleri basitleştirmesine yardımcı oluyor

Sekiz ülkede 24 milyondan fazla müşterisiyle Telekom Austria Group, Orta ve Doğu Avrupa’nın önde gelen telekomünikasyon hizmeti sağlayıcılarından biridir. Grup içinde en büyük şirket olan A1, toplam cironun neredeyse üçte ikisini oluşturmaktadır. Avusturya’da pazar lideri konumundaki A1, 3,3 milyon müşterisine sabit hat, mobil iletişim, internet ve TV seçeneklerini içeren ürün paketleri sunan tek operatördür. Dolayısıyla 8.500 çalışan arasındaki iç iletişim oldukça yoğundur ve kâğıt hâlâ önemli bir rol oynamaktadır. Konica Minolta’nın yönetilen baskı çözümünü kullanan A1, tüm baskı sistemini birleştirmiş ve süreçlerini sadeleştirmiştir.

Modern baskı yönetimi – Strateji

A1 için baskı maliyetlerinden tasarruf etme konusu yeni değildi. “’Sadece bu bir sayfayı yazdırayım’ demek önemsiz gibi gelebilir, ancak yüzlerce çalışan bunu her gün yaptığında yıllık olarak ciddi maliyetler ortaya çıkar. Doğru yönde atılan adımlardan biri, masaüstü yazıcı sayısını azaltmak ve merkezi baskı istasyonları oluşturmak, böylece sürekli servis maliyetlerinden de tasarruf etmektir. Güçlü A3 cihazlarına yatırım ancak belirli bir baskı hacmine ulaşıldığında mantıklı hale gelir,” diyor A1’de İş Yeri Planlama ve Hazırlık CEO’su Hermann Juricka. Bu hedefe ulaşmadaki en önemli adım, Konica Minolta’nın akıllı donanım ve yazılımına dayanan kapsamlı bir baskı yönetim sisteminin kurulması olmuştur.

Teknik zorluklar

A1, bizhub C364e/C368 çok işlevli A3 renkli sistemleri ve bizhub 283/284e çok işlevli siyah-beyaz sistemleri gibi 267 esnek baskı sistemi kullanmaktadır. Şirket genelinde kullanılan baskı yönetim yazılımı, her baskı işinin maliyet kontrolünü ve faturalandırmasını yapan SafeQ muhasebe çözümüdür. Ayrıca yazılım, belgelere güvenli erişimi de kontrol edebilir. Çalışanlar, baskı sistemlerinde kimlik doğrulaması için mevcut erişim kartlarını kullanabilir, böylece baskılarını veya taramalarını hızlı ve en önemlisi güvenli bir şekilde alabilirler. Bazı cihazlar, tarama iş akışları için Autostore ile ve merkezi filo yönetimini kontrol etmek için SiteAudit yazılımı ile donatılmıştır.

Çalışanları doğru bilgiyle ikna etmek

Ekip içindeki çalışanları masaüstü yazıcılardan vazgeçmeye ve Konica Minolta sistemini gerçek kullanımda test etmeye ikna etmek için başlangıçta bir pilot proje uygulandı. Bu sayede referans değerleri oluşturmak ve olumlu deneyimler aracılığıyla çalışan motivasyonunu artırmak mümkün oldu. Mevcut durumun gerçekçi bir analizi, iyileştirmenin temelini oluşturur. Baskı yönetimi sisteminin erken aşamada benimsenmesini desteklemek amacıyla A1 yöneticileri, çalışan temsilcileri ve bölgesel BT koordinatörleri akıllı veri yönetiminin avantajları ve işlevleri hakkında bilgilendirildi.

Rakamlar her şeyi ortaya koyuyor: Bireysel masaüstü yazıcılar kullanıldığında, bazı cihazların aylık çıktısı sadece 20 sayfaydı — ancak servis ve elektrik maliyetleri, yazdırılan sayfa sayısından bağımsız olarak devam ediyordu. Bu tür cihazları çalıştırmak verimsizdi.

Ölçülebilir kazanımlar

Baskı yönetimi çözümü sayesinde A1 artık kaç belgenin, kaç cihazda yazdırıldığını izleyebiliyor. Bu, her yazıcı için elektrik ve toner tüketimi ile servis aralıklarının araştırılıp optimize edilmesini mümkün kılıyor. Bu değişim A1’in kurumsal değerleriyle tamamen örtüşüyor: daha fazla bağlantı, daha yüksek verimlilik, artırılmış güvenlik ve azaltılmış maliyet.

%23 baskı maliyeti tasarrufu

Konica Minolta baskı yönetim sistemi sayesinde A1 yaklaşık 2.000 yazıcıyı devreden çıkarabildi. Yanlışlıkla gönderilen veya artık gerekli olmayan baskı işleri hızlı ve kolay bir şekilde silinebiliyor. Yalnızca bu işlev sayesinde baskı maliyetlerinde %23 tasarruf elde edildi. Ayrıca atık kâğıt ve imha maliyetleri azaldı, bekleme süresi ve bakım masrafları gibi genellikle hafife alınan giderler daha gerçekçi bir şekilde değerlendirilebildi.

Bir diğer önemli özellik ise otomatik toner sipariş fonksiyonu. Bu özellik, günlük işlerde zaman kazandırıyor; servis aralıklarının daha verimli planlanmasını ve koordine edilmesini sağlıyor.

Geleceğe giden yol

“Anda kağıtsız ofis hedefinin kısa vadede mümkün olduğuna inanmıyorum; asıl hedef mevcut süreçleri optimize etmektir,” diyor Andreas Svirak-Raffl. İç süreçlere yönelik gereksinimler arttıkça, iş akışlarının yeniden tanımlanması gerekiyor. Bu değişim gelecekte yalnızca baskı hizmetleriyle sınırlı olmayacak. “Süreçlerin ve yönergelerin değişmesi gerekir, ancak yasal düzenlemeler bazı durumlarda engel oluşturabiliyor,” diye ekliyor Svirak-Raffl.

Gelecek, departman düzeyinde bir belge yönetim sistemi (DMS) kurulmasına işaret ediyor – bu dönüşümün itici gücü de insan kaynakları gibi büyük miktarda doküman taraması yapan iç departmanlar olacak. Belgeler SAP ana verisinde saklandığı için bir arşivleme sistemi gerekli hale geliyor. Böyle bir DMS, belgelerin genel görünümünü ve kontrolünü kolaylaştırıyor.

Doğru iş ortağı

Yeni stratejilerin başarıyla uygulanabilmesi için A1’in Konica Minolta gibi güvenilir bir iş ortağına ihtiyacı vardı.

“Konica Minolta ekibiyle kurulan iyi iş birliği ve sağlanan destek başarının en önemli faktörlerindendi. Verilen sözlere her zaman güvenebildik ve teslim tarihleri her zaman korundu,” diye özetliyor Hermann Juricka.