Yönetim güvenliği ve optimizasyonu, geliştirilmiş hizmet kalitesi ve işlem süreleri

90 yılı aşkın süredir tasarruf ve sigorta alanında uzmanlaşmış olan AFI ESCA, sektörde neredeyse bir asırlık deneyime sahip öncü bir şirkettir. Burrus Group üyesi olan AFI ESCA, özel sektör için faaliyet gösteren bir sigorta şirketidir ve portföyü üç ürün ailesine odaklanır: kredi sigortası, hayat sigortası ve cenaze sigortası. Avrupa pazarında büyüme hedefi bulunan bu dinamik ulusal şirket, 173 milyon avro gelir raporlamakta ve Strasbourg’daki genel merkezinde, Lille’deki şirket ofisinde ve Fransa’nın tüm bölgelerindeki yerel şubelerinde çalışan toplam 280 kişiyi istihdam etmektedir.

2011 yılına gelindiğinde, Lille ofisi (yaklaşık yüz çalışan ile) tarafından yönetilen doküman hacmi çok büyük ve zaman alıcı boyutlara ulaşmıştı: sigorta poliçesi dosyaları ve hasar talepleri onlarca sayfayı bulabiliyordu. Bu nedenle AFI ESCA, departmanlar arası bilgi transferini hızlandırmayı ve güvence altına almayı hedefledi. Grup yönetimi, iş akışlarını otomatikleştirmek ve hacimli arşivlerini dijitalleştirmek amacıyla elektronik doküman yönetimi çözümünün benimsenmesine karar verdi.

4 milyon dijitalleştirilmiş sayfaya anında erişim

AFI ESCA, içerik yönetim sistemi olarak OnBase entegrasyonunu öneren Numerial ile çalışmayı tercih etti. Gelen dosyalar ve arşiv kayıtlarının yönetimi de dahil edildiğinde, ekip bugün dijitalleştirilmiş 4 milyonun biraz üzerinde sayfaya anında erişebilmektedir.

Bu projenin başarılı olmasını; DMS (Doküman Yönetim Sistemi) kavramlarının tanıtımı, teknik şartnamelerin etap etap doğrulanması, eğitim ve atölye çalışmalarının düzenlenmesi, üretim sonrası destek gibi değişim yönetimi süreçlerinin eş zamanlı yürütülmesi sağlamıştır.

İlk haftada %40 üretkenlik artışı

OnBase sayesinde 4 milyondan fazla sayfa, yani 150.000 dosya dijitalleştirildi; onlarca departman süreçte rol aldı ve üretime geçilen ilk haftada %40 verimlilik artışı raporlandı. Bu ilk projenin başarısının ardından, Numerial ve OnBase ile birlikte AFI ESCA, şirket içi ekipler tarafından işlenen siparişlerin yönetimini merkezileştirmek amacıyla iş akışı doğrulamalı bir harcama başlatma sistemini devreye aldı.