Barkod sürecini basitleştirin ve otomatikleştirin

Astrup AS, Norveç’in önde gelen metal ve plastik yarı mamul tedarikçisidir. Norveç sanayisine alüminyum, metaller, plastikler, paslanmaz çelikler, özel çelikler ve titanyum sağlayan tek depolu toptancı konumundadır.

3.000’den fazla palet lokasyonuna sahip otomatik depolama sistemi, levha ve uzun mamullerin hassas ve otomatik toplanmasını sağlar ve İskandinavya’nın en büyük tesislerinden biridir.

Yılda yaklaşık 750 milyon NOK ciroya sahip olan 100 kişilik firma için, sertifikaların verimli ve yüksek kaliteli yönetimi büyük önem taşır. Astrup AS için tam dijitalleşme, birçok olumlu etki yaratmıştır.

Tüm malzemelerin izlenebilirliği kritik öneme sahip

Astrup AS, Norveç’teki çeşitli sektörlerde faaliyet gösteren şirketlere metaller, özel çelikler ve plastikler tedarik eden bir toptancıdır.

Kalite Güvence Müdürü David Berge Frogner şöyle açıklıyor:

“Müşterilerimiz arasında denizcilikten inşaata, iç mekân tasarımından offshore sektörüne kadar çok farklı alanlar var. Özellikle offshore sektöründe kullanılan her malzemenin üretimden itibaren tamamen izlenebilir olması gerekiyor.”

Ürünlerle birlikte gelen sertifikalar, bu izlenebilirliği sağlar. Astrup AS, her satın alma işlemi için bir barkod üretir ve bu barkodu hem malzemeye hem de sertifikaya iliştirir. Böylece stoktaki mallar ile kalite ve test bilgilerini içeren belgeler arasında bağlantı kurulmuş olur.

“Başlangıçta barkod etiketlerini yazdırıyor ve hem malzemeye hem de sertifikaya yapıştırıyorduk. Ardından bu bilgileri manuel olarak sisteme giriyorduk,” diyor Frogner.

Tam dijitalleşme yolunda adımlar

İlk dijital adım, barkod etiketlerindeki bilgilerin manuel değil, otomatik olarak okunmasıydı.

Ancak sertifikalar elektronik olarak geldiği için süreç tam anlamıyla dijital değildi — barkod eklemek için sertifikanın önce yazdırılması, ardından etiketin yapıştırılması gerekiyordu.

“Biz tüm sürecin dijital olmasını istedik ve Konica Minolta bu konuda bize yardımcı oldu,” diyor Frogner.

Çözüm: M-Files.

Sipariş geldiğinde M-Files, alınan belgeleri tanır ve sertifikalar, irsaliyeler gibi farklı belge türlerini ayırt eder. Ardından sertifikayı ilgili ürün satırıyla eşleştirir.

M-Files, belgeye dijital olarak eklenen bir PDF etiketi veya dijital damga oluşturur.

Bu sayede Astrup AS, sertifikaları artık yazdırmak ve taramak zorunda kalmaz.

Tüm kalite bilgileri belgelerle birlikte dijital olarak takip edilir.

“Belgeyi M-Files’a aktarıp sertifika olarak işaretliyoruz. Böylece belge, müşterilerimize ürünle birlikte dijital olarak gönderilebiliyor,” diyor Frogner.

Değer katan süreç

“Arşiv sistemi aslında hazır bir çözümdü, ancak Konica Minolta onu bizim iş akışlarımıza göre özelleştirdi,” diyor Frogner.

“Projeyi son derece profesyonel bir şekilde yönlendirdiler, atölye çalışmaları ve kullanıcı eğitimleri düzenlediler.”

Kullanıcıların sürece dahil edilmesi sayesinde sistem kurum içinde hızla benimsendi.

Kullanıcılar artık daha verimli çalıştıklarını, sistemin onlara kontrol ve genel görünürlük sağladığını belirtiyorlar.

Astrup AS için bu projenin değeri açık:

• Daha hızlı belge işleme
• Daha az manuel hata
• Daha yüksek belge kalitesi
• Belgelerin dijital olarak korunması ve fiziksel yıpranmanın önlenmesi

Yeni kullanım alanları

Astrup AS, artık PDF sertifikaları üzerinde tam metin arama ve metadata yönetimi sunan bir dijital arşiv sistemine sahip.

ERP sistemindeki satın alma numarasıyla bağlantı kurulup, metadata bilgileri otomatik olarak sertifikaya ekleniyor.

Sistem aynı zamanda yüksek güvenlik sağlıyor; tüm arşivlenmiş bilgilere erişim yetki tabanlı olarak kontrol ediliyor.

Astrup AS şimdi M-Files’i insan kaynakları süreçlerinde de kullanmayı planlıyor:

“GDPR bizim için çok önemli. M-Files, kimin hangi bilgilere erişebileceğini yönetmemizi ve personel belgelerini güvenli şekilde organize etmemizi sağlıyor,” diyor Frogner.

Personel dosyaları oluşturularak, her çalışan için belgeler merkezi olarak saklanıyor. Sistem ayrıca, işe alım ve ayrılış süreçleri için otomatik hatırlatmalar ve onay akışları sunuyor.

“Genel olarak M-Files’tan çok memnunuz. Konica Minolta’nın yönettiği süreçler bize güven verdi ve sonuçlardan son derece memnunuz,” diye ekliyor Frogner.

Sonuç:

M-Files ile barkod sürecinin dijitalleşmesi, Astrup AS için verimlilik, hız, izlenebilirlik ve kalite açısından büyük kazanımlar sağladı.

Şirket, belgelerini artık tamamen dijital ortamda yönetiyor — yazdırma yok, manuel işlem yok, hata yok.