Dijital Sözleşme Yönetim Süreci Ve Dijital Bir Arşiv
Dijital Sözleşme Yönetim Süreci Ve Dijital Arşiv
BILLA için Dijital Sözleşme Yönetimi Süreci ve Dijital Arşiv
BILLA, Bulgaristan’daki ilk uluslararası perakende zinciridir ve geniş bir gıda ve tüketim ürünleri yelpazesi sunmaktadır.
Şirket, 21 yılı aşkın süredir Bulgaristan pazarında faaliyet göstermekte olup, satış ağını başarıyla genişletmeye ve müşterilerine sunduğu hizmetleri sürekli olarak geliştirmeye devam etmektedir.
Bugün ülke genelinde 45 şehirde 145’ten fazla mağazası bulunmaktadır.
BILLA, birkaç yıldır üst üste Bulgaristan’ın en sevilen alışveriş markalarından biri olarak seçilmiştir.
Ayrıca, toplumsal sorumluluk bilinciyle hareket eden bir marka olarak, yerel ve ulusal düzeydeki önemli sosyal projeleri ve çevre koruma girişimlerini desteklemesiyle de tanınmaktadır.
Ivan Mindilikov
BT Müdürü, Billa, Bulgaristan
“Konica Minolta ile iş birliğimiz ve onların başarıyla uyguladığı M-Files platformu sayesinde, sözleşmelerimizi çok daha verimli bir şekilde yönetiyoruz; zaman ve alan tasarrufu sağlıyor, tüm belgelerimize dijital arşiv üzerinden anında erişebiliyoruz.
Platform, sözleşmenin ilk taslağının hazırlanmasından farklı departmanlarla koordinasyona ve arşivlemeye kadar, sözleşme yaşam döngüsünün her aşamasında iş akışını önemli ölçüde optimize ediyor.”
Zorluklar
Sözleşmeler, her işletmenin temelini oluşturur. Kuruluşun her seviyesini ve şirketlerin günlük operasyonlarının büyük bir kısmını etkiler.
Ancak bu süreçlerin yönetimi, büyük ölçekli organizasyonlara zaman ve emek açısından ciddi kaynak maliyeti getirir.
Sözleşmeler genellikle yalnızca basılı kopyalar olarak arşivlenir.
Ayrıca sözleşme tarafları genellikle hukuk, satış, pazarlama, muhasebe gibi farklı departmanlarda bulunur ve her biri kendi kopyasını saklar.
Bu durum, farklı versiyonların dolaşımına, takip zorluklarına ve süreçte karışıklıklara neden olur.
Sözleşmelerdeki şart ve koşulların takibi de büyük bir zorluktur; hatalara ve kayıplara yol açabilir.
Bu zorluklar nedeniyle BILLA Bulgaristan ekibi, organizasyon genelinde sözleşme yönetim sürecini dijitalleştirecek ve otomatikleştirecek bir çözüm arayışına girdi.
Çalışanların sıklıkla karşılaştığı zorluklar:
- Yüksek hacimli belgelerin manuel olarak işlenmesi, bu da aşırı kâğıt tüketimine yol açıyor.
- Otomasyon eksikliği, sözleşmelerin en güncel sürümünün takibini zorlaştırıyor ve süreç kontrolünü engelliyor.
- Kâğıt üzerindeki sözleşme yoğunluğu, taraflar arasındaki sözleşme onay süreçlerinde gecikmelere neden oluyor.
Çözüm
BILLA Bulgaristan, sözleşme yönetimini daha verimli hale getirmek ve dijital bir arşiv oluşturmak amacıyla Konica Minolta ile iş birliği yaptı.
Dijital süreç, M-Files platformu temel alınarak tasarlandı.
Platformun uygulanmasıyla kısa sürede elde edilen en önemli sonuçlardan biri, manuel işlem ihtiyacının ortadan kaldırılması ve kâğıt belgelerin depolanması için gereken alanın önemli ölçüde azaltılması oldu.
Süreçlerin dijitalleştirilmesi sayesinde her sözleşmenin taslaktan onaya, yürütmeden etkinleştirmeye ve arşivlemeye kadar tüm yaşam döngüsü daha kolay ve daha hızlı yönetilmeye başlandı.
Ayrıca dijital bir arşiv oluşturularak, belgelerin saklanması ve erişimi optimize edildi.
Tüm sözleşmeler ve ilgili belgeler artık tek bir merkezi veritabanında saklanıyor ve bu sayede hızlı, kolay ve güvenli erişim mümkün hale geldi.
Manuel imzalama sürecinde yaşanan yavaş ve zor koordinasyon sorunları, M-Files ile Evrotrust elektronik imza çözümünün entegrasyonu sayesinde tamamen ortadan kaldırıldı.
Avantajlar
- Farklı sözleşmelere ait bilgilerin kolay ve hızlı bulunması ile paylaşılması
- Sözleşme koordinasyon sürecinin otomatikleştirilmesi – farklı onay seviyelerinde daha kısa onay süreleri
- Değişikliklerin kolay takibi ve her zaman en güncel belge versiyonuyla çalışma imkânı
- Yaklaşan sözleşme bitiş tarihleri için otomatik e-posta bildirimleri
- Güvenli dijital arşiv oluşturulması
- Elektronik imza seçeneği ve diğer dijital kolaylıklar
BILLA Bulgaristan ve Konica Minolta, iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi projesini bir üst seviyeye taşıyarak başarılı iş birliklerini sürdürüyor.
Bir sonraki aşamada, perakende mağazalardaki sipariş ve mülkiyet belgeleri yönetim süreçlerinin otomatikleştirilmesi planlanıyor.