Fatura ve sipariş belgeleri için önemli ölçüde optimize edilmiş süreç
Akıllı belge yönetimiyle fatura ve sipariş notlarının kontrol ve arşivleme sürecini iyileştirir
2008 yılında kurulan BistriVet, bugün Romanya’daki en dinamik veteriner tıbbi ürünleri dağıtım ve satış şirketlerinden biridir. Şirket, veterinerlik sektöründe iki ana bölümden oluşmaktadır: Çiftlik (FARMS) bölümü ve Evcil Hayvan (PET) bölümü. BistriVet’in faaliyetleri; veteriner ilaçları, parapharmasötik ürünler, yem ve yem katkı maddeleri, evcil hayvan mamaları ve aksesuarları ile hijyen ve biyogüvenlik ürünlerinin ithalatı ve dağıtımını kapsamaktadır.
Şirket, ülke genelinde aktif olarak faaliyet göstermekte olup, ürünlerin pazarlama ve dağıtımı %90’ı veteriner hekimlerden oluşan BistriVet satış ekibi tarafından yürütülmektedir. BistriVet, geniş bir yelpazede yüksek kaliteli veteriner tıbbi ürünlerin dağıtımının yanı sıra, satılan ürünler için nitelikli tıbbi destek hizmeti de sunmaktadır.
BistriVet’teki yüksek hacimli fatura ve satın alma siparişi işlemleri, yoğun iş yükü anlamına geliyordu. Bu nedenle şirket, Document Navigator belge yakalama, işleme ve dağıtım çözümünü tercih etti. Bu çözüm, belgeleri barkodlar aracılığıyla tarayarak otomatik olarak işler. Tüm çalışanlar artık entegrasyonlu akıllı bilgi yönetimi çözümü M-Files ve ERP uygulamaları üzerinden belgelere ve bilgilere hızlı erişim sağlayabiliyor, tüm sipariş ve ürün teslimatlarını kolayca izleyebiliyor.
Böylece, ürün teslimat bilgilerini işleme süresi %60’a kadar azaltılmıştır.
Szabo Gyula
İdari İşler Müdürü
"Yenilikçi hizmetler geliştirme ve bunları müşterilerimizle birlikte uygulama konusundaki yeteneğimize inanıyoruz; bu, temel hedeflerimizden biridir.
Konica Minolta çözümlerini uygulayarak, şirketimiz en ileri teknolojinin sunduğu tüm avantajlardan faydalanmaktadır:
- İş bilgilerinin işlenmesinde artırılmış verimlilik,
- Fiziksel ve elektronik belgelerle optimize edilmiş iş akışları,
- İş süreçlerinde artırılmış şeffaflık.
Dijitalleşme sürecinin bir parçası olarak belge güvenliğini sağlamak, bu çözümü uygulama kararımızın temelini oluşturdu ve şu anda her şey sorunsuz bir şekilde ilerliyor.
Müşterilerimize sunduğumuz yüksek kaliteli ürünleri en yeni bilişim teknolojileri ile birleştirerek, iş hedeflerimize ulaşacağımıza ve bunun gelecekteki projelerimizin gelişimine önemli bir katkı sağlayacağına inanıyoruz."
Projenin amacı ve bağlamı
Projenin temel amacı, faturalama sürecini ve ürün teslimatını iyileştirmek için yazılım uygulamaları geliştirmek ve uygulamaktı. Bu hedef şu yollarla gerçekleştirildi:
- Sipariş notu olmadan düzenlenen faturaların otomatik olarak doğrulanması,
- Düzenlenen faturalar ve sipariş notlarının otomatik elektronik olarak arşivlenmesi,
- Elektronik ortamda saklanan belgelere güvenli erişimin sağlanması,
- Düzenlenen faturaların ve sipariş notlarının fiziksel olarak nerede saklandığının hızlı bir şekilde tespit edilmesi.
Gereksinimler
BistriVet’teki yüksek miktardaki belge ve bilgi hacmi, yoğun bir iş yükü anlamına geliyordu. Bu nedenle, belgelerin (faturalar, sipariş notları) otomatik olarak işlenmesini ve birbirleriyle ilişkilendirilmesini sağlayacak bir yazılım uygulamasının hayata geçirilmesi ihtiyacı, bu iş birliğinin başlangıç noktası oldu.
Aynı zamanda, belgeler üzerinde iş birliğine dayalı çalışmanın, çalışanların nerede olurlarsa olsunlar (ofiste, evde, havalimanında vb.) bir belgeyi hızla bulabilmelerini sağlayacak tek bir platform üzerinden yürütülmesi gerekiyordu. Bu yaklaşım, iş süreçlerinin sürekliliğini sağlamanın da temel koşuluydu.
Zorluk
- Yüksek sayıda fatura ve satın alma siparişi,
- Eksik faturaların veya sipariş notlarının tespit edilmesi,
- Uygulamada işlenen bilgilerin en geç ertesi gün erişilebilir olması,
- Yazılım çözümünün tarama ekipmanlarıyla entegrasyonu,
- Bilgilerin şirket faaliyetlerinin temeli olması nedeniyle en küçük bir hataya bile yer verilmemesi.
Çözüm
M-Files, her tür elektronik dosyayı depolayabilen, gelişmiş depolama, arama ve erişim özellikleri sunan bir belge yönetim çözümüdür.
Document Navigator ise hem kağıt hem de elektronik belgeler için akıllı belge yakalama, işleme ve dağıtım çözümüdür.M-Files ve Document Navigator çözümlerine dayalı iş süreçleri şunları içerir:
- Belgelere barkod uygulama,
- Müşterilerden alınan belgelerin taratılması,
- Barkodlara dayanarak taranan dosyalardan belgelerin çıkarılması,
- M-Files ve ERP uygulamalarının entegrasyonu
- ERP’den oluşturulan tabloda müşteri faturalarının kontrol edilmesi ve ilgili sipariş notu ile ilişkilendirilerek işaretlenmesi.
Avantajlar
- Faturalama sürecinin iyileştirilmesi ve eksik belgelerin tespit edilmesi,
- M-Files ve ERP uygulamalarının entegrasyonu sayesinde bilgilere hızlı erişim,
- Siparişlerin ve ürün teslimatlarının izlenebilirliğinin artırılması,
- Elektronik belgelerin güvenli, verimli ve kullanıcı dostu bir ortamda saklanması,
- Açıkça tanımlanmış erişim hakları ve kurallarına dayalı erişim,
- Ürün teslimat bilgilerini işleme süresinde %60’a varan azalma,
- İçerik ve bilgilere erişim, düzenleme, paylaşım ve organizasyon için etkili araçlar,
- M-Files’in meta veri tabanlı yapısı sayesinde belgelerin ve bilgilerin kolayca sınıflandırılması ve bulunması.