Baskı Muhasebesi Ve Entegre Baskı Olanakları

13 yıldan biraz daha uzun bir sürede, 2001’de küçük ama gelecek vaat eden Budapeşte İletişim Koleji olarak kurulan bu eğitim kurumu, Macaristan’ın en büyük özel üniversitesine dönüştü. Bugün 8.000’den fazla öğrencisi bulunan, 340 öğretim görevlisinden oluşan eğitim kadrosu ve 8 bölümü olan üniversite, sadece sunduğu eğitimde değil, müfredat dışındaki hizmetlerinde de güncel kalmak zorundaydı. Bu amaçla BKF, çeşitli tedarikçilerden düzensiz şekilde edinilmiş çıktı sistemlerini modernleştirmeye ve tüm kurulumunu entegre ve kapsamlı baskı olanaklarıyla sadeleştirmeye karar verdi.

Modern, dinamik, hızlı büyüyen

2001’de yalnızca 3 bölümle (İletişim, İşletme İletişimi ve Pazarlama İletişimi) kurulan BKF Uygulamalı Bilimler Üniversitesi, o günden bu yana Macaristan yükseköğretim sahnesinin önemli bir üyesi haline geldi. Sürekli artan öğrenci sayısı, eğitim mekânları ve kampüsleri ile genişleyen program yelpazesi sayesinde BKF, bugün Budapeşte ve Hódmezővásárhely’de temsil edilen ve 8.000 öğrenciden oluşan büyük bir topluluğu barındıran, Macaristan’ın en büyük özel üniversitesi konumunda.

BKF; iki meslek lisesinde karmaşık bir eğitim programı, çeşitli yüksek düzey mesleki eğitimler, yüksek lisans programları ve lisans programlarına dayalı lisansüstü uzmanlık eğitimleri sunuyor. Alanları ise iletişim, işletme, turizm ve sanat.

Farklı marka ve özellikte cihazların bir araya gelmesi

Çoğu hızlı büyüyen organizasyonda olduğu gibi BKF de yazıcı filosunu ihtiyaç oldukça genişletti. Sonuçta bu düzensiz cihaz toplaması yaklaşık 90 masaüstü yazıcı (çoğunlukla lazer ama aralarında mürekkep püskürtmeli olanlar da vardı), 24 çok fonksiyonlu fotokopi/yazıcı, bazı fakslar, tarayıcılar ve hatta bir analog fotokopi makinesini içeriyordu. Doğal olarak, tüm bu cihazlar farklı tedarikçilerden gelmişti.

Bu yapı büyük sorunlar yarattı. Örneğin, farklı markalara ait çok sayıdaki sarf malzemesinin stoklanması tek başına önemli bir yük oluşturuyordu. BT departmanında harcanan insan gücü ve maliyetler oldukça yüksekti. Baskı kalitesi çoğu durumda yetersizdi ve gereksiz baskılar yüzünden maliyetler çok artmıştı. Kısacası, acilen değiştirilmesi gereken çok pahalı ve verimsiz bir durum söz konusuydu.

Merkezi yönetilen bir MFP filosunda sadeleştirilmiş baskı

BKF, baskı faaliyetlerinin çoğunu merkezileştirmek için Konica Minolta’dan yardım aldı. İlk adım, üniversitenin tüm baskı olanaklarının kapsamlı bir analiziydi. Konica Minolta uzmanları tüm çıktı cihazlarını kontrol ederek baskı başına maliyetlerini, kaliteyi ve binalardaki konumlarını değerlendirdi. Sonuçta ortaya çıkan optimizasyon konsepti, baskı maliyetlerinde yaklaşık %40 tasarruf öneriyordu.

Bu, neredeyse tüm masaüstü yazıcıların ortadan kaldırılması ve tüm çok fonksiyonlu çıktı sistemlerini (rakip cihazları da kapsayan) entegre eden kapsamlı bir doküman muhasebe sistemi (YSoft) kurulumu ile sağlandı.

Kapsamlı çözüm, bizhub 222, bizhub 282, bizhub 362 ve bizhub C280 modellerinden oluşan 21 adet yüksek verimli Konica Minolta çok fonksiyonlu cihazın kurulmasını içeriyordu.

Tam memnuniyet

Üniversite, iş ortağının performansından derinden etkilendi:

“Konica Minolta, daha en başından itibaren tüm değerlendirme süreci boyunca yeni çözümümüzün hızlı ve eksiksiz bir şekilde kurulmasını sağlamak için kendini adadı. Kurumumuzu bir bütün olarak ele aldı ve en uygun donanım ve yazılımı içeren kapsamlı bir tek noktadan çözüm sundu.”

BKF ve kullanıcıların özellikle memnun kaldığı diğer noktalar şunlar oldu:

• Bizhub sistemlerindeki sezgisel ve birleşik kullanıcı arayüzü
• Mükemmel çıktı kalitesi
• BT departmanını ciddi şekilde rahatlatan kolay BT yönetimi
• Konica Minolta teknik servisin 7/24 hizmet vermesi ve her an ulaşılabilir olması