Protection 24 – BNP Paribas Grubu: Finans sektöründe gelen posta akışını hızlandırmak ve yanıt verme süresini iyileştirmek
Özel ve profesyonel uzaktan izleme alanında 15 yılı aşkın süredir önemli bir oyuncu olan Protection 24, müşterilerinin mülklerini ve eşyalarını korumaktadır. BNP Paribas’ın bir iştiraki ve AXA France’ın münhasır iş ortağı olan şirket, her gün 46.000 müşteriye hizmet vermekte ve yılda 10.000 yeni dosya işlemektedir.
Günlük olarak 400 ila 700 arasında posta alınmakta, bu da ayda yaklaşık 11.000 gönderi veya 18.000 sayfadan fazla belge anlamına gelmektedir.
2011’in ortalarına kadar tüm bu belgeler manuel olarak işleniyor, arşivleniyor ve Protection 24 ofislerinde depolanıyordu. Bu durum hem fiziksel alan sıkıntısına hem de belgelere erişim zorluğuna neden oluyordu.
Gelen posta akışını nasıl hızlandırmalı ve yanıt sürelerini iyileştirmeli?
Protection 24, bu sorunları çözmek için Numerial şirketiyle iş birliği yaptı.
Numerial, OnBase içerik yönetim sistemi (CMS) entegrasyonunu önerdi.
Bu sistem, farklı posta akışlarını tamamen dijitalleştirerek tüm süreçlerin kontrol altına alınmasını sağladı.
İlk adım olarak, tüm kağıt tabanlı posta akışlarının envanteri çıkarıldı ve belge akışı haritalandırıldı.
Ardından sistem entegre edilip geliştirilerek tam dijital işleme süreci kademeli olarak devreye alındı.
Her belgeye atanan benzersiz barkod, dijital sistem içinde referans noktası olarak kullanıldı.
Üç tam zamanlı çalışana eşdeğer verimlilik artışı
Numerial tarafından uygulanan çözüm sayesinde Protection 24, üç tam zamanlı çalışanlık (FTE) verimlilik artışı elde etti.
Bugün şirket, çözümün kapasitesini genişleterek iki yeni projeyi de kapsayacak şekilde sistemini genişletmeyi hedefliyor:
- Öncelikli olmayan idari postaların yönetimi
- Giden postaların durumu ve işleme süreçlerinin iyileştirilmesi
Christophe Duvilers
BT ve Operasyon Direktörü, Protection 24
“Piyasadaki diğer çözümlerle karşılaştırdıktan sonra Numerial’in OnBase çözümünü tercih ettik. OnBase en açık sistemdi; veritabanlarımızla en yüksek uyumluluğu sundu ve tüm süreçlerimizi kontrol etmemizi sağladı.
Hızlı yanıt verebilmek bizim görevimizin temel unsurlarından biri.
Başarılı entegrasyonun ardından, gelen posta akışındaki iyileşmeler ve belgelerin anında erişilebilirliği beklediğimiz sonuçları verdi.
Ayrıca çözüm, tüm posta işleme süreçlerine ilişkin genel ve sürekli bir görünürlük sağlıyor.”
Avantajlar
- Tüm kullanıcılar için anında erişim sayesinde müşteri dosyalarına hızlı yanıt
- Posta işleme verimliliğinde ve organizasyonunda önemli iyileşme
- Süreçlerin tam kontrolü ve merkezi görünürlük
Zorluk
Her ay 11.000’den fazla posta (yaklaşık 18.000 sayfa)
- 2011 öncesinde tüm belgelerin manuel arşivlenmesi ve depolanması, bu da alan ve erişim sorunlarına yol açıyordu
Çözüm
OnBase içerik yönetim sisteminin entegrasyonu
- Gelen posta süreçlerinin tamamen dijitalleştirilmesi ve otomatikleştirilmesi