Revizyon Güvenli Arşivleme ve Otomatikleştirilmiş Süreçler

Bir belge yönetim sistemi (ECM) kurulumu, “Bodenmechanisches Labor Gumm”da yalnızca tesadüfen yapılan bir yorumla başladı.

Bu sistem, revizyon güvenli dijital bir arşiv sağlar ve çeşitli iş süreçlerinin otomasyonunu mümkün kılar.

Bu sayede teknik hizmet sağlayıcısı şirket, iç süreçlerini hızlandırmış, şeffaflığı artırmış ve kârlılığını yükseltmiştir.

Yeni çok işlevli çıktı sistemi ECM projesini tetikledi

“Artık her taranan sayfayı tek tek dosyalamak zorunda kalmasak ve örneğin barkod tanıma yoluyla belgeleri otomatik olarak arşivleyebilsek harika olmaz mıydı?”

Bu söz, “Bodenmechanisches Labor Gumm” Yönetim Asistanı Meike Wohlfart tarafından, Konica Minolta’nın Frankfurt/Main yakınlarındaki Laufersweiler’de bulunan genel merkezlerine yeni bir çok işlevli baskı, tarama, kopyalama ve faks sistemi kurduğu sırada, sadece gelişigüzel bir fikir olarak dile getirildi.

Şirket yönetimi, Konica Minolta temsilcisinin bunun kolayca mümkün olabileceğini söylemesiyle oldukça şaşırdı ve detaylı bir teklif almak için hemen bir görüşme planladı.

Konica Minolta, dijital arşivleme ve otomatik iş süreçleri için temel oluşturacak bir belge yönetim sistemi (ECM) kurulmasını önerdi.

“Başından itibaren projeye çok hevesliydik,” diyor CEO Werner Volker Gumm.

“Tek koşulumuz, mevcut süreçlerimizin, dosyalama yapımızın ve proje numaralandırma sistemimizin aynen korunmasıydı.”

Mevcut iş akışları yıllar içinde denenmiş, onaylanmış ve EN ISO 9001 kalite standardına göre sertifikalandırılmıştı.

Şirketin Faaliyet Alanı

Yaklaşık 50 çalışanı ve beş ofisi bulunan “Bodenmechanisches Labor Gumm”, şu alanlarda faaliyet göstermektedir:

• Kirlenmiş alanların analizi
• Temel zemin araştırmaları
• Yol ve toprak işleri
• Depolama alanı inşaatı
• Mühendislik jeolojisi ve hidrojeoloji
• Titreşim ölçümleri

Şirket, Almanya genelinde raporlar hazırlar, ölçümler yapar ve analizler gerçekleştirir.

“Geçmişte de her proje için tüm belgeleri dijitalleştiriyor ve tüm şubelerimizin erişebilmesi için dosya sunucusunda saklıyorduk,” diye hatırlatıyor Gumm.

“Saha protokollerinin büyük kısmı, çalışanlarımız tarafından sahada el ile dolduruluyordu. Ofise döndüklerinde bu protokoller taranıp ilgili dosyalara kaydediliyordu.”

Barkodlar ile Otomatik Sınıflandırma

Konica Minolta tarafından ECM sistemi kurulduktan sonra, proje koordinatörleri artık her saha protokolünü ilgili projeye bağlayarak proje numarası ve müşteri bilgilerini önceden giriyor.

ECM, her protokol için otomatik olarak bir barkod oluşturuyor ve bu barkod protokol formuna ekleniyor.

Ofise dönüldüğünde, protokol tarandığında barkod sayesinde otomatik olarak doğru proje dosyasına kaydediliyor.

Meike Wohlfart memnuniyetini şöyle ifade ediyor:

“Yeni süreç, zamandan tasarruf sağlıyor çünkü protokol başlığını artık elle doldurmamız gerekmiyor ve en önemlisi dosyalama işlemi tamamen otomatik hale geldi. Artık hiçbir protokol yanlış dosyaya kaydedilmiyor.”

ECM ile Artan Şeffaflık

Sistemin bir diğer önemli avantajı, çalışanların belirli bilgilere çok daha kolay ulaşabilmesi.

“Örneğin bir çalışan radon ölçümlerine ilişkin bir uzman raporu arıyorsa artık tüm projeleri tek tek incelemesine gerek yok; yalnızca ‘Radon’ yazarak arayabiliyor,” diyor Gumm.

Şirket sahibi ayrıca ECM’nin genel kurumsal şeffaflığı da artırdığını vurguluyor:

“Daha verimli süreçlerin yanı sıra, yürütülen analiz sayısı ve kârlılığı hakkında detaylı bilgi sağlayan değerlendirme ve analizlerden de fayda sağlıyoruz.”

Denetçiler de, ISO 9001 yeniden sertifikasyon sürecinde ECM’yi incelerken bu avantajı özellikle vurguladı.

Yeni sistemin, yasal olarak geçerli denetim izlenebilirliğini de güvence altına aldığı belirtildi.

Zorluk

Taranan iş belgelerinin otomatik olarak arşivlenmesi

Çözüm

ECM sistemi, otomatik barkod üretimi dahil

Avantajlar

• Zaman tasarrufu
• Genişletme ve geliştirme için kapsamlı olanaklar
• Artan şeffaflık ve denetlenebilirlik