Kalite belgelerinin hazırlanması, onay süreci ve yönetimi için bir kalite yönetimi çözümü

Kalite belgelerinin hazırlanması, onay süreci ve yönetimi için bir kalite yönetimi çözümü

Güneybatı Finlandiya’da bulunan Coreplast Laitila Oy, plastik endüstrisinde önemli bir sözleşmeli üreticidir. Hizmetleri arasında enjeksiyon kalıplı ürünlerin sözleşmeli üretimi, enjeksiyon kalıpları, enjeksiyon kalıplı ürünlerin prototip serileri, plastik ürün boyama hizmetleri, plastik ürün lazer markalama, ultrasonik kaynak, montaj hizmetleri (ESD dahil) ve çeşitli baskı işleri (tamp baskı, serigrafi, IML, folyo baskı, dijital baskı) yer almaktadır.

Coreplast Laitila Oy’nin faaliyetleri, sertifikalı kalite ve çevre sistemlerine dayanmaktadır. Bu sertifikalı kalite ve çevre sistemleri hem müşteriler hem de resmi denetçiler tarafından denetlenmektedir. Denetçiler, bir işletme talimatındaki tüm değişiklik geçmişinin, yeni bir talimatın hazırlanmasından onaylanmasına kadar izlenebilmesini gerektirir. Bilgilerin elektronik formatta derlenebilmesi ve görüntülenebilmesi gerekir; bu nedenle günlük kayıt ayrıntılarının toplanması ve elektronik denetim izinin planlanması ve uygulanması büyük önem taşır. Bunu gerçekleştirmek için Coreplast Laitila, kalite ve çevre sisteminde oluşturulan belgelerin yönetimini destekleyecek merkezi bir çözüm aradı.

Yüksek kaliteli enjeksiyon kalıplı ürünler

Kalite dokümantasyonundaki güncellemeler, standart onay sürecini takip eder: hazırlayan > gözden geçiren > onaylayan. Daha önce şirketin kalite yönetim dokümantasyonu, ağ sürücüsündeki klasör yapıları üzerinden yönetiliyordu. Kalite belgelerinin onay sürecindeki akış geriye dönük olarak doğrulanamıyor, yani bir denetim izi bulunmuyordu. Onay sürecinin her aşaması elektronik imza seçeneğinden yoksundu ve manuel yürütülen süreç iyi hafıza ve sürekli takibi gerektiriyordu.

Tek bir çözüm – birçok fayda

Konica Minolta, Coreplast’a M-Files bilgi yönetimi çözümünü sağladı ve artık kalite yönetimi tek bir sistem üzerinden gerçekleştirilebiliyor. İşletme kılavuzu ve tüm seviyeleri M-Files sistemine aktarıldı ve seviyeler arasında kılavuza dayalı bir hiyerarşi oluşturuldu. Bu durum kalite dokümantasyonunu kullanmayı kolaylaştırıyor.

Ürün kalemleri, ERP sisteminden ayrı hedef türlerine aktarıldı; böylece ürünle ilgili tüm dokümanlar, ilgili ürün kalemi üzerinden kolayca bulunabiliyor. Müşteriler de sisteme ayrı hedef türleri olarak aktarıldı; bu sayede ürün kalemleri doğrudan müşterilere bağlanarak müşteri özelinde bilgilere hızlı erişim sağlandı.

Kalite yönetiminin mevcut açık ve kontrollü iş modeli; uyumlu operasyonlar sağlar, işi kolaylaştırır, riskleri azaltır, ana müşterilerin ve denetçilerin ihtiyaçlarını karşılar ve iş birliğinin devamlılığını güvence altına alarak rekabet gücünü artırır.

Kalite yönetimi; standart işletim prosedürleri, çalışma talimatları ve denetim yönergeleri gibi kalite belgelerinin hazırlanması, onay süreci ve yönetimi için tek bir kapsamlı çözüm kullanır. Çözüm, kalite gereksinimlerine uygun olarak elektronik bir kullanım günlüğü tutar; bu nedenle, açık bir iz bırakmadan bilgi silmek veya değiştirmek mümkün değildir. Kalite belgelerine erişim haklarını yönetmek için çeşitli yöntemler bulunur. Kullanıcıların okuma, düzenleme ve silme haklarını tanımlamak için erişim hakları kullanılabilir. Buna ek olarak, erişim hakları kalite belgelerinin yaşam döngüsündeki farklı aşamaları yönetmek için de kullanılır. Örneğin, üretim çalışanları çalışma talimatlarını yalnızca yayımlandıktan sonra görüntüleyebilir. Çözüm ayrıca sürüm kontrolü ve kesintisiz bir denetim izi içerir.

Onay sürecinin son aşaması olan nihai onay, elektronik imza özelliğini uygular ve bu da hazırlanan kalite dokümanı sürümünün kurum içinde yayımlanmaya hazır olduğunun teyidi niteliğindedir. Onay süreci iş akışı, sorumlu kişilere görev atamaları ve e-posta hatırlatıcıları içerir. Uygulanan çözüm, müşteri bilgileri, ürün kalemleri ve ürün kodlarının yanı sıra M-Files’a mümkün olduğunca fazla ilgili bilginin otomatik olarak aktarılmasını da içeriyordu. Çözüm, Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modeliyle uygulandı.

Başarılı bir sonuç için iş birliği

Çözümün planlanması ve uygulanması sırasında karşılıklı anlayışın sağlanması kritik rol oynadı. Belirsiz durumlarda her iki taraf da ortak bir anlayışa varmak için harekete geçti. Coreplast’ın Kalite Müdürü Sari Suomistoinen şöyle diyor:

“İlk başta her iki tarafın da öyle farklı terminoloji kullandığı hissine kapıldık ki, görüşmelerimiz zorlayıcıydı. Ancak Konica Minolta’nın operasyonlarımızı gerçekten anlamak için istekli olduğunu ve bunun için yoğun çaba gösterdiğini görmek harikaydı. Başladıktan sonra, doğru tercihi yaptığımız konusunda güçlü bir hisse kapıldım. Kalite belgelerini ağ sürücüsünde geleneksel klasör yapısında yönetmekten meta veri tabanlı M-Files’a geçiş büyük bir değişimdi. İlk zorluklara rağmen çözümü kullanmaya başladığımızda yeni sisteme çok hızlı alıştık.”

Coreplast Laitila Oy Genel Müdürü Mikko Toivonen ise şöyle diyor:

“M-Files ihtiyaçlarımızı karşılayacak kadar çok yönlüydü. Göz önünde bulundurduğumuz diğer sistemler için bu geçerli değildi.” Kalite yönetimi çözümü 2018 yılında uygulandı, ancak her iki taraf da bunun sadece bir başlangıç olduğu konusunda hemfikirdi. “İş birliğinden ve sistem sayesinde elde ettiğimiz faydalardan memnunuz,” diye ekliyor Toivonen.

M-Files’ın uygulanmasından sonra, Konica Minolta ile Coreplast arasındaki iş birliği sürekli büyüdü ve kalite yönetiminin ötesinde başka projeler de hayata geçirildi.