Geleceğe Yönelik, Yüksek Güvenlikli BT Altyapısının Kurulması ve Sürdürülmesi

Çek Barolar Birliği (Česká Advokátní Komora – ČAK), Çek Cumhuriyeti’ndeki en büyük hukuk meslek örgütüdür. 11.000’den fazla aktif avukatı temsil eden ÇAK, hukuk alanında kamu idaresi görevini yerine getiren, kendi kendini yöneten bir kuruluştur. Bu nedenle, avukatlar tarafından sunulan hukuki hizmetlerin kalitesini korur ve güvence altına alır. Kurum, BT altyapısını, iç bilgi sistemini ve iletişim hizmetlerini güncelleme aşamasına geldiğinde, Konica Minolta ile iş birliği yaparak yeni sistemin en yüksek güvenlik seviyesini sunarken aynı zamanda son derece verimli ve sadeleştirilmiş iş akışları sağlamasını amaçladı.

Tam Kapsamlı, Güvenli ve Geleceğe Hazır BT

Yargı sisteminde yer alan bir kurum, verilerinin güvenliği ve güvenilirliği konusunda hiçbir şekilde taviz veremez. Bu durum özellikle Çek avukatlarının ulusal barosu olan Česká Advokátní Komora (ČAK) için geçerlidir. Mevcut BT altyapısı ve iç bilgi sistemi artık güvenlik ve verimlilik konusundaki yüksek standartlarını karşılamadığında, kurum tüm BT ve iletişim sistemlerini yenilemek ve geleceğe hazır hale getirmek üzere bir BT iş ortağı arayışına girdi.

Konica Minolta, tek temas noktası olarak tüm paketi sağladı. Proje, derneğin hem sunucularını hem de son kullanıcı iş istasyonlarını kapsıyordu. Sunucular için Konica Minolta, tüm gerekli sistemleri barındırabilecek tam sanallaştırılmış sunucular oluşturmak üzere yeni donanım kurdu. Destek süresi dolmuş Windows 2003 üzerinde çalışan eski sunucular değiştirildi. Bu sanallaştırma, yüksek düzeyde güvenlik sağlıyor; herhangi bir sanal sunucu arızalandığında, yeni bir sunucu hemen devreye giriyor ve kesinti süresi minimuma indiriliyor. Ayrıca, Prag ve Brno’da GEO yedekleme kurulumu ile olası veri kaybı riski tamamen ortadan kaldırıldı. Bu sunucu çözümü finansal olarak da avantajlı: yalnızca çalışan işletim sistemi için ücret ödeniyor, çünkü hizmet olarak sunuluyor. Son kullanıcı donanımları – bilgisayarlardan iş istasyonlarına kadar – yenilenerek hem güvenlik seviyesi artırıldı hem de kullanım kolaylığı önemli ölçüde geliştirildi.

Kullanılabilirlik ve süreç iyileştirmesi, eski tescilli iç bilgi sisteminin modern ve kapsamlı bir Bilgi Sistemi (CIS) ile değiştirilmesinde de kilit rol oynadı. Önceki sistem, birbiriyle bağlantısı olmayan yaklaşık on modülden oluşuyordu. Bu da bir sistemden diğerine bilgi aktarımını zor ve zaman alıcı hale getiriyordu. MS Dynamics 365 temelli yeni çözüm, tüm gerekli süreçleri entegre bir şekilde kapsayan bir dosya hizmeti sunuyor ve çevre sistemlerle bağlantılı çalışıyor. Ayrıca SharePoint çözümü ve iş süreçleri uygulamaları oluşturmak ve yürütmek için kullanılan K2 Blackpearl sistemi sayesinde bilgiye erişim ve yönetim son derece kolay ve sezgisel hale geldi. Yeni çok fonksiyonlu yazıcıların (MFP) kurulumu dışında, dört tarama istasyonu oluşturuldu. ABBY Flexicapture ve Recognition Server ile birlikte bu sistem, fatura verilerinin yakalanmasını otomatikleştirerek organizasyonun verimliliğini daha da artırdı.

Ek olarak, en yüksek düzeyde erişim kontrolü ve kullanım kolaylığı sağlamak amacıyla tüm sistemleri bir araya getiren yeni bir kimlik yönetim sistemi kuruldu. İletişim hizmetleri de yenilendi; şubeler arası veri bağlantısı geliştirildi, derneğin iletişimi tek bir yapıya kavuşturuldu ve telekonferans, VoIP ve mobil hizmetler güncellendi.

En Uygun Çözüm Paketi İçin Derinlemesine Analiz

Konica Minolta, ČAK’a sadece bir çözüm değil, gerçekten ihtiyaç duyduğu doğru çözümü sunmak için kendini kanıtlamış yaklaşımını uyguladı: ihaleyi kazanmadan önce ve sonra müşteriyi dikkatle dinledi, saha analizi gerçekleştirdi. Bu süreç sayesinde, yeni donanım, yazılım ve hizmet altyapısının karşılaması gereken gerçek gereksinimler derinlemesine anlaşıldı.

“Konica Minolta’nın bu konudaki titiz yaklaşımından etkilendik ve ortaya koydukları bulgu ve çözüm bizi gerçekten ikna etti,” diye hatırlıyor ČAK CIO’su Josef Fiala ve ekliyor:

“Konica Minolta’yı sadece bize donanım ve hizmet sözleşmesi satmak isteyen bir sağlayıcı olarak değil, organizasyonumuzu ileriye taşıyacak bütünsel bir çözüm kurmakla gerçekten ilgilenen bir iş ortağı olarak gördük.”

Yeni Düzenlemelere ve Gereksinimlere Hızla Uyum Sağlamak

Özellikle hukuk hizmetleri alanında faaliyet gösteren kuruluşların, yeni düzenleyici yönergelere hızla uyum sağlaması gerekir – çoğu zaman bu yönergeler BT altyapısını da etkiler. Avrupa Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR)’nün yürürlüğe girmesi buna bir örnektir. Bu kapsamda Konica Minolta, çözümü yeni mevzuatla tam uyumlu hale getirmek için çeşitli uyarlamalar yaptı. Ayrıca, değişen ihtiyaç ve gereksinimlere hızla yanıt vererek uygun çözümler geliştirdi.

Anahtar Teslim Sözleşme ve Yüksek Seviyeli SLA

Projenin tüm uygulama süreci Konica Minolta tarafından yönetildi ve derneğe gerçek bir anahtar teslim çözüm sunuldu. Bu, aynı zamanda tek bir iletişim noktası ve yüksek seviyeli bir Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) içeriyor. Önceki sözleşmeden farklı olarak, bu SLA yalnızca donanımı değil yazılımı da kapsıyor. Anlaşma; telefon desteği, K2 sisteminin ürün izleme hizmeti ve sorun giderme gibi kapsamlı destekleri içeriyor. Böylece, Konica Minolta uzmanları ortaya çıkabilecek tüm sorunlara hızla çözüm üretebiliyor. Ayrıca, ČAK’ın tüm web alan adı ve web hizmetlerinin yönetimi de Konica Minolta tarafından gerçekleştiriliyor – hem de önceki hizmet sözleşmesinden daha düşük bir maliyetle.