Sözleşme Süreçlerini Otomatikleştirin Ve Daha Verimli Hale Getirin
Sözleşme Süreçlerini Otomatikleştirin Ve Daha Verimli Hale Getirin
Daha verimli ve yalınlaştırılmış sözleşme doküman iş akışları
DS Smith, sürdürülebilir ambalaj üreten Birleşik Krallık merkezli bir üretici olup, dünyanın önde gelen oluklu mukavva ambalaj çözümleri tedarikçilerinden biridir. Şirket, dünya genelinde 34’ten fazla ülkede faaliyet göstermekte olup, yaklaşık 30.000 çalışanı vardır. Ürün portföyü; taşıma ambalajları, tüketici ambalajları, teşhir ve promosyon ambalajları ile özelleştirilmiş koruyucu ambalajları kapsamaktadır.
Yerel düzeyde, DS Smith Paper Zărnești, Romanya’daki en büyük ambalaj kâğıdı üretim tesisi olup, ülke içi pazarın neredeyse yarısını tedarik etmektedir. Şirket, hammadde olarak %100 atık kâğıt ve karton kullanmaktadır.
DS Smith’in ayrıca Bükreş’te bir geri dönüşüm operasyonları koordinasyon merkezi, Otopeni ve Cluj-Napoca’da iki geri dönüşüm deposu, Ghimbav ve Timișoara’da iki ambalaj tesisi ve Pitești, Timișoara ve Otopeni’de üç iş yeri bulunmaktadır. Bu tesislerde toplam 650 kişi istihdam edilmektedir.
Çok sayıda sözleşme ile çalışmanın zahmetli olması nedeniyle, doküman iş akışlarını daha verimli ve yalın hale getirmek, DS Smith Paper Zărnești’nin öncelikli hedeflerinden biri olmuştur. Bu nedenle şirket, Konica Minolta’nın doküman yönetim çözümünü tercih etmiştir. Bu çözüm, belgelerin oluşturulmasından onay ve imzaya kadar kolaylıkla yönetilmesine imkân tanımaktadır. Uygulamanın ardından, sözleşme dokümanı iş akışları tamamen otomatikleştirilmiş ve sadeleştirilmiş; yönetim süreçlerinin verimliliği ve şeffaflığı önemli ölçüde artmıştır.
Zorluklar
Sözleşmelerin fiziksel formatta zahmetli yönetimi
- Bilgilere erişimde uzun süre gereksinimi
- Sözleşmelerin yalnızca el yazısıyla imzalanabilmesi, ofiste bulunma zorunluluğu
- Belgelerin gizliliğinin sağlanması
- İş ortaklarıyla sözleşme imzalama sürecinin uzun olması
- Sözleşme süresinin bitimine dair bildirim eksikliği
Çözüm
Sözleşmeler, ekler ve ilaveler üzerinde iş birliğini kolaylaştıran, M-Files tabanlı sözleşme yönetimi çözümünün uygulanması
- Otomatik onay iş akışlarının hayata geçirilmesi
- Sözleşme bilgilerini ve varsayılan olarak ilişkili belgeleri aramayı kolaylaştıran yöntemlerin sağlanması
- Sözleşme belgelerinin onayı, revizyonu veya süresinin dolması konusunda otomatik bildirimlerin oluşturulması
- Hem şirket yönetimi hem de diğer çalışanlar için gerekli özel raporların sağlanması
- Sözleşme imzalama süresini hızlandırmak, ayrıca kurye veya baskı maliyetlerini önemli ölçüde azaltmak amacıyla e-imza çözümünün uygulanması
Avantajları
Sözleşme bilgilerine güvenli erişim
- Sözleşmeler, ekler ve ilavelerden hızlı bilgi erişimi
- Otomatik sözleşme süresi dolma bildirimleri
- Tüm sürecin şeffaf bir şekilde görülmesini sağlayan onay iş akışları
- Her kullanıcının yorumlarının görülebildiği sözleşme versiyon geçmişi
- Her sözleşme kategorisine özel raporlar
- Sözleşme imzalama süresini kısaltmak için dijital imza
Antonia Stroie
Müdür Yardımcısı , DS Smith Paper Zărnești, Romanya
Orta ve uzun vadeli yatırım planımız, kâğıt üretim faaliyetlerimizin verimliliğini artırmak ve aynı zamanda daha iyi kaynak yönetimi ve daha düşük karbon emisyonları sayesinde çevre üzerindeki etkilerimizi en aza indirmektir. Çok sayıda dokümanla çalışmanın yalınlaştırılması ve basitleştirilmesi ihtiyacı, bizi; belgelerin oluşturulmasından onay ve imzaya kadar kolaylıkla yönetilmesini sağlayan kurum içi bir doküman yönetim çözümünü uygulamaya yöneltti.
Konica Minolta’nın çözümünün uygulanmasının ardından, sözleşme dokümanlarıyla ilgili iş akışları tamamen otomatikleştirilmiş ve sadeleştirilmiş; yönetim süreçlerinin verimliliği ve şeffaflığı önemli ölçüde artmıştır.
Projenin Amacı Ve İçeriği
Çok sayıda sözleşme ile çalışmanın giderek daha zahmetli hale gelmesi nedeniyle, doküman iş akışlarını daha verimli ve yalın hale getirmek DS Smith Paper Zărnești’nin öncelikli hedeflerinden biri olmuştur. İlk aşamada, şirkete özel iş akışlarına uyarlanmış dijital bir çözüm oluşturabilmek için iç süreçlerin titiz bir şekilde analiz edilmesi gerekmiştir.
Doğru çözüm tasarlanırken, sözleşmelerle çalışmayı kolaylaştıracak tüm önemli adımlar dikkate alınmıştır: taslak sözleşmelerin analizinden, buna ilişkin tüm bilgilerin tamamlanmasına, onay adımlarına, sözleşmelerin harici kullanıcılarca onaylanmasına ve tüm paydaşların elektronik imza sürecine kadar
Gereksinimler
Uygulanan çözümle ilgili somut veriler
Sözleşme yönetimi çözümünü uygulamak için belirli adımlar atıldı:
- İş ortaklarıyla yapılan sözleşmelerin başlatılması, onaylanması ve imzalanmasına ilişkin iş sürecinin analizi
- Onay iş akışının analizi ve optimizasyonu
- Önerilen iş akışının M-Files üzerinde geliştirilmesi
- Dijital imza çözümünün entegrasyonu
- Mevcut tüm iş ortaklarının ve sözleşmelerin sisteme aktarılması
- Belgelerin kolay erişimini sağlayacak sözleşme saklama yapısının kurulması
- Gerekli raporların oluşturulması ve kullanıcılara otomatik bildirimlerin ayarlanması
- Kullanıcılar için erişim yetkilerinin belirlenmesi
- DS Smith tarafından belirlenen kilit kullanıcılarla çözümün test edilmesi ve tespit edilen ek işlevlerin uygulanması
Zorluklar
Sözleşmelerin fiziksel formatta zahmetli yönetimi
- Bilgiye erişimde uzun süre gereksinimi
- Sözleşmelerin yalnızca el yazısıyla imzalanabilmesi ve ofiste bulunma zorunluluğu
- Belgelerin gizliliğinin sağlanması
- İş ortaklarıyla sözleşme imzalama sürecinin uzun olması
- Sözleşme süresinin dolmasına ilişkin bildirim eksikliği
Çözümler
Sözleşmeler, ekler ve ilaveler üzerinde iş birliğini kolaylaştıran, M-Files tabanlı sözleşme yönetimi çözümünün uygulanması
- Otomatik onay iş akışlarının hayata geçirilmesi
- Sözleşme bilgilerini ve varsayılan olarak ilişkili belgeleri aramayı kolaylaştıran yöntemlerin sağlanması
- Sözleşme belgelerinin onayı, revizyonu veya süresinin dolması konusunda otomatik bildirimlerin oluşturulması
- Hem şirket yönetimi hem de diğer çalışanlar için gerekli özel raporların sağlanması
- Sözleşme imzalama süresini hızlandırmak ve kurye ya da baskı maliyetlerini önemli ölçüde azaltmak amacıyla e-imza çözümünün uygulanması
Avantajları
- Sözleşme bilgilerine güvenli erişim
- Sözleşmeler, ekler ve ilavelerden hızlı bilgiye ulaşım
- Otomatik sözleşme süresi dolma bildirimleri
- Tüm sürecin şeffaf bir şekilde izlenmesine imkân veren onay iş akışları
- Her kullanıcının yorumlarının görülebildiği sözleşme versiyon geçmişi
- Her sözleşme kategorisine özel raporlar
- Sözleşme imzalama süresini kısaltmak için dijital imza