DuoBad – Mobilya Üreticisi: Küçük Bir İşletme İçin Kapsamlı, Modern Bir BT Çözümü

DuoBad – Mobilya Üreticisi: Küçük Bir İşletme İçin Kapsamlı, Modern Bir BT Çözümü

BT altyapısı, uzun süre boyunca DuoBad’ın günlük işleyişinde öncelikli bir konu olmamıştı. Ancak zamanla mevcut altyapının yaşı ve sınırlamaları şirketin büyümesini kısıtlamaya başladı.

DuoBad’ın BT altyapısının, yazılımlarının ve destek hizmetlerinin büyük kısmı kullanım ömrünün sonuna gelmişti.

Ayrıca şirket, büyüyen iş hacmine ayak uydurmak için BT altyapısını modernleştirmeyi hedefliyordu.

Bugün DuoBad’ın BT sisteminin merkezinde Workplace Hub yer alıyor. Bu çözüm, şirketin ihtiyaç duyduğu tüm sistemleri entegre edip yönetiyor.

Konica Minolta’nın tek temas noktası olması sayesinde, DuoBad artık bir kurumsal düzeyde “Akıllı Bağlantılı Çalışma Alanı”na (Intelligent Connected Workplace) sahip olurken, yatırımlarını işin özüne — yani personel ve yetkinlik gelişimine — odaklayabiliyor.

Büyüyen bir kırsal işletme için BT modernizasyonu

Küçük bir işletme olan DuoBad, kaynaklarını yüksek kaliteli ürünler ve müşteri hizmeti sunmaya yoğunlaştırıyor.

Ancak bu durum, şirketin BT altyapısının uzun süre boyunca göz ardı edilmesine yol açtı.

Sistemlerin yaşı ilerledikçe, altyapı şirketin büyümesini engellemeye başladı.

DuoBad’ın kullandığı sistemlerin desteği sona ermek üzereydi; aynı zamanda şirket, çalışanlarına modern bir dijital çalışma ortamı sunmak istiyordu — bilgiye her yerden ve her zaman güvenli ve kolay erişim sağlayacak bir yapı.

Şirketin mevcut Microsoft Office çözümü de kullanım ömrünü doldurmuştu ve yeni gereksinimleri karşılamıyordu.

E-postalar, internet servis sağlayıcısının sunucularında barındırılıyordu ve şirket entegre bir e-posta sunucusu çözümü arayışındaydı.

Ayrıca yönetimi kolay, otomatik ve güvenilir yedekleme sistemi ile veri kaybına karşı koruma sağlayacak bir çözüm talep ediliyordu.

Kırsal konumu nedeniyle DuoBad, bağlantı (connectivity) konusunda da tipik bir KOBİ zorluğu yaşıyordu.

“Başlangıçta bulunduğumuz bölgede fiber internet bağlantısı yoktu. Bu nedenle yerel bir BT altyapısına büyük ölçüde bağımlıydık,”

diyor DuoBad CTO’su Rikard Karlsson.

Zayıf bağlantı, özellikle bulut sistemlerinden büyük veri miktarlarına erişim gerektiğinde, kesintili ve güvenilmez iş akışlarına yol açabiliyordu.

“Yerel bir HP sunucu kullanıyorduk ve bu sunucu Microsoft Windows Server üzerinde çalışıyordu. Ancak hem donanım hem yazılım artık ömrünü doldurmuştu,”

diye ekliyor Karlsson.

Şirkette BT’den sorumlu yalnızca bir kişi olduğundan, tek bir iş ortağının tüm sorumluluğu üstlenmesi ve uçtan uca bir çözüm sunması DuoBad için çok önemliydi.

“Biz küçük, uzmanlaşmış bir şirketiz ve yerel hizmet ekibiyle güçlü bir BT ortağını takdir ediyoruz,”

diyor DuoBad CEO’su Niklas Hult.

Ayrıca Hult, tek temas noktası yaklaşımının şirket için kritik olduğunu, tüm sorumlulukların tek bir çatı altında toplanmasını istediklerini belirtiyor.

Uzman bir iş ortaklığından doğan “tek noktadan çözüm”

DuoBad, 14 yılı aşkın süredir Konica Minolta’nın müşterisi olup, bizhub MFP cihazlarını kullanıyor.

Bu uzun iş birliği boyunca güven ve karşılıklı saygıya dayalı sağlam bir ilişki kuruldu.

“Konica Minolta’da güvendiğimiz bir hesap yöneticimiz var. Bizi, işimizi ve değerlerimizi çok iyi biliyor,”

diyor Hult.

Ayrıca Konica Minolta’nın sürdürülebilirliğe olan bağlılığını da kendi şirket değerleriyle uyumlu bulduğunu belirtiyor.

“Konica Minolta, yıllardır süren iş birliğimiz boyunca mükemmel bir iş çıkardı.

Yerel bilgiye sahip bir ekiple çalışmak, teknik zorluklarımızı çözmede bize büyük avantaj sağlıyor.”

Bu nedenle, yeni BT çözümünü hayata geçirmek için doğru iş ortağı arayışında, DuoBad yeniden Konica Minolta’ya güvendi.

“Günlük operasyonlarda birlikte çalıştığım teknisyen son derece bilgili ve güvenilir biri. Konica Minolta’nın bir parçası olduğu için, gerek duyduğunda geniş bir uzmanlık ağına erişebiliyor ve her zaman hızlı çözümlerle geri dönüyor,”

diyor CTO Rikard Karlsson.

Konica Minolta, DuoBad’ın tam olarak aradığı çözümü sundu:

Workplace Hub Advanced, şirketin gereksinimlerine mükemmel şekilde uyan, modern ve geleceğe hazır bir dijital çalışma alanı çözümü.

Daha önce ayrı sistemler olarak çalışan sunucu, yazılım ve MFP altyapısı, Workplace Hub ile tek bir yapı altında entegre edildi.

“Bir sorunla karşılaştığımızda ya da bir sorumuz olduğunda, kime ulaşacağımızı anında biliyoruz,”

diyor Karlsson.

Kurulum ve modernizasyon süreci

2019 sonunda yapılan ek değerlendirmelerin ardından, DuoBad Workplace Hub Advanced uygulamasını hayata geçirme kararı aldı.

Sistem, Windows Server 2019 üzerinde File/Print/AD server rollerini yerine getiriyor.

Güvenlik ve dayanıklılık açısından çözüm;

• Konica Minolta Remote Care Antivirus
• Acronis Backup Service (felaket kurtarma yedekleme çözümü) bileşenlerini içeriyor.

Proje 2020 başında başlatıldı ve üç ay içinde tamamlandı.

Fiber bağlantı olmamasına rağmen, Workplace Hub’ın hibrit yapısı bu sorunu çözdü.

Verilere hızlı ve güvenilir erişim gereken durumlarda, veriler yerel olarak saklanıyor; bulut bağlantısı ise tedarikçi ya da iş ortağı ofislerinden harici erişim imkânı sağlıyor.

Bu hibrit yaklaşım, geniş bant erişimi olmayan birçok KOBİ için ideal bir çözüm.

DuoBad’ın örneğinde, ERP, CRM ve ECM işlevlerini bir arada sunan GARP iş sistemi ile dosya ve yazdırma işlevleri yerel sunucularda kalmaya devam ediyor.

İkinci aşama: Bulut temelli Office 365 çözümü

Projenin ikinci fazında, şirketin eski e-posta sistemi ve Microsoft Office çözümü yenilendi.

Fiber bağlantının kurulmasının ardından, Office 365 Business Premium devreye alındı.

Bu sayede DuoBad ekibi, modern iş araçlarına ve iş birliği olanaklarına kavuştu.

Yeni sistem, şirketin e-posta sunucularını da entegre ederek, internet servis sağlayıcısındaki posta kutularını tek bir kurumsal sistem altında topladı.

Bu geçiş, uzaktan çalışma ve mobil erişim açısından da büyük avantaj sağladı.

“Mobil erişim bizim için çok önemli, çünkü saha dışında çalışırken de ana sistemlerimize bağlanabilmemiz gerekiyor,”

diyor Hult.

DuoBad, ayrıca Microsoft Teams gibi modern iş birliği araçlarının sunduğu yeni çalışma yöntemlerini keşfetmekten heyecan duyuyor.

Ek özellikler ve sürdürülebilir altyapı

Workplace Hub’ın sunduğu olanakları fark eden DuoBad, projenin kapsamını genişleterek uzaktan masaüstü çözümünü de dahil etti.

Bu özellik, sistem yöneticilerinin ve saha çalışanlarının uzaktan erişimle etkin çalışmasını sağladı.

Fiber bağlantının tamamlanmasıyla birlikte, Acronis Backup Service de etkinleştirildi.

Bu çözüm, bulut tabanlı felaket kurtarma sistemi olarak görev yapıyor.

“Şimdiye kadar hiç büyük bir veri kaybı yaşamadık.

Ancak tasarım dosyalarımız, müşteri ve tedarikçi bilgilerimiz, stok ve lojistik verilerimiz tamamen işimizin kalbinde yer alıyor.

Bunları kaybetmeyi göze alamayız,”

diyor Karlsson.

Yeni sistem sayesinde bu kritik veriler otomatik olarak yedekleniyor ve olası bir kayıp durumunda anında erişilebilir hale geliyor.

Ayrıca Konica Minolta’nın 7/24 yönetilen BT hizmetleri sayesinde DuoBad, her an güvenilir bir destek altyapısına sahip.

Şirkette BT’den sorumlu tek kişi olması nedeniyle, bu hizmet büyük bir iş yükü azalması ve operasyonel güvenlik sağlıyor.

Workplace Hub üzerinden abonelik modeliyle sunulan Sophos XG Firewall güvenlik sistemi de şirketin siber güvenliğini üst seviyeye taşıdı.

Uzaktan VPN bağlantısı kullanan satış ekibi için riskler minimuma indirildi; olası tehditler anında tespit edilip izole ediliyor.

Sonuç

Artık Workplace Hub, DuoBad’ın BT altyapısının merkezinde yer alıyor —

şirketin ihtiyaç duyduğu tüm sistemleri entegre edip yönetiyor.

Konica Minolta’nın tek temas noktası yaklaşımı sayesinde DuoBad,

kurumsal düzeyde bir “Akıllı Bağlantılı Çalışma Alanı”na (Intelligent Connected Workplace) sahip oldu ve

yatırımlarını doğrudan iş gücü ve yetkinlik geliştirmeye yönlendirebiliyor.

“Workplace Hub’ın tüm potansiyelini keşfetmek için çok heyecanlıyız,”

diyerek sözlerini tamamlıyor Niklas Hult.