Fatura ve faturalama bilgilerinin işlenmesinde daha şeffaf bir süreç

Genel merkezi Naarden’de bulunan DZAP, yenilikçi ve etkileyici ofis iç mekânları tasarlar ve üretir. 1995’ten bu yana DZAP, her sektörden tanınmış müşterileri için çağdaş ve ilham verici çalışma ortamları yaratıyor. Hollanda’daki kendi alanında ilk üç firma arasında yerini korumak için DZAP sürekli olarak kaliteyi artırmaya çalışıyor. Bu durum, idari süreçleri için de geçerli. Konica Minolta, faturalama sürecinin dijitalleştirilmesine ve iş akışının iyileştirilmesine yardımcı oldu. Sonuç mu? Daha şeffaf bir süreç, bilgilere daha iyi erişim ve tüm paydaşlarla daha hızlı etkileşim.

Manuel veri girişi

DZAP’ın yılda yaklaşık 3.500 faturayı içeren manuel fatura işleme sistemi her zaman en güvenilir ve verimli yöntem değildi. DZAP Ofis Asistanı Kim de Jager şöyle açıklıyor:

“Önceden faturalarımızı manuel olarak giriyor, basılı kopyalar hâlinde kurum içinde dağıtıyor ve nihayetinde ilgili departmanlardan onay alıyorduk. Bu çalışma şekli çok fazla zaman ve kâğıt gerektiriyordu. Ayrıca, faturaların iş akışında nerede takıldığını görmek de zordu.”

Referanslar

Fatura işleme sürecinin dijitalleştirilmesi somut sonuçlar üretmeliydi. Bu nedenle DZAP, tekliflerini öğrenmek için farklı tedarikçilerle bir araya geldi. Kim anlatıyor:

“Konica Minolta’nın ECM çözümü bizi ilk andan itibaren etkiledi. İlk iletişim kurulduğunda, bu fatura işleme çözümünü AccountView ERP paketiyle birlikte kullanan şirketlerden referanslar istedik. Tüm kullanıcılar sadece çözümden değil, aynı zamanda kurulum sürecinden ve Konica Minolta’nın sağladığı destekten de oy birliğiyle memnun olduklarını belirttiler.”

Tam ihtiyaçlara göre uyarlama

DZAP, organizasyonu içindeki tüm idari süreçleri kademeli olarak dijitalleştirmek istedi: önce satın alma faturaları, ardından satış faturaları ve son olarak da zaman çizelgeleri. Bu son süreç, özellikle DZAP’ın ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlandı. Şirketin ayrıca farklı belge türleri, faturaların otomatik dağıtımı gibi ek talepleri de vardı ve eski süreçteki bazı işlemleri korumak istiyordu. DZAP, Konica Minolta ile anlaşmadan önce tüm gereksinimlerinin teknik olarak mümkün olup olmadığını görmek istedi. Bu değerlendirme sonucunda beklentilerinin tamamen gerçekçi olduğu kanıtlandı.

Sürekli uyarlama

Satın alma faturaları, satış faturaları ve zaman çizelgesi süreçleri artık tamamen dijitalleşmiş durumda. Kim şunları söylüyor:

“Proje hiçbir kesinti yaşanmadan tamamlandı. Başta bizden tam olarak ne beklendiğini ve çözümün nasıl görüneceğini öngörmek zordu. Kurulum ve deneme aşamalarında çok yakın iş birliği yaptık — biz süreç bilgisini, onlar ise otomasyon bilgisini getirdiler — ve yazılım, ihtiyaçlarımıza göre sürekli geliştirildi. Tam da DZAP iş akışı dokümanında önceden tanımlandığı gibi. Danışmanın her seferinde bizim uyarlamalarımızı dikkate aldığını görmek bizi çok memnun etti.”

Artan şeffaflık

Kim ve ekip arkadaşları sonuçtan son derece memnun:

“Dijitalleşme sayesinde birçok idari bilgiyi çok daha şeffaf hale getirdik. Sistemi kullanan personel artık sürece çok daha iyi hâkim ve bilgilere kolayca erişebiliyor. Bu sayede hem müşterilerimiz hem de tedarikçilerimiz daha hızlı ve güvenilir şekilde bilgilendiriliyor.”

Zorluk

• 25 kullanıcının yılda yaklaşık 3.500 faturayı işlediği ve onayladığı faturalama sürecini daha güvenilir hale getirmek
• Kâğıt tüketimini azaltmak
• Zaman tasarrufu sağlamak

Çözüm

• Faturaların alınmasından ödemeye kadar — dağıtım, kontrol ve onay süreçleri dâhil — tüm süreci otomatikleştiren fatura işleme çözümü
• AccountView ile arayüz entegrasyonu

Avantajlar

• Fatura işleme sürecinde artan şeffaflık ve daha net genel görünüm
• Bilgilere daha kolay erişim
• Müşteri ve tedarikçilerin daha iyi bilgilendirilmesi
• Faturalarla ilgili sorulara daha hızlı yanıt verme imkânı