Dijital Belge Süreçleri Sayesinde Artan Verimlilik
Dijital Belge Süreçleri Sayesinde Artan Verimlilik
EAST Grain’de e-Fatura, Doküman Yönetimi ve Dijital Posta Odası Çözümlerinin Hayata Geçirilmesi
EAST Grain, tarım ve gıda sektöründe geniş deneyime sahip üç profesyonel tarafından 2007 yılında kurulmuştur. İlk yıllarda şirket, coğrafi olarak Romanya ve Macaristan’daki tahıl piyasalarını kapsayarak, değirmenlere kaliteli buğday ticaretine odaklanmıştır.
2012 yılından itibaren, şirketin portföyündeki ürün yelpazesi önemli ölçüde genişlemiştir. Temel tahıllara (buğday, mısır, arpa) ek olarak EAST Grain; yağlı tohumlar (ayçiçeği, kolza, soya) ve yem sanayi için çeşitli hammaddelerin (soya küspesi, ayçiçeği küspesi, kolza küspesi, yem unu, buğday kepeği, mısır unu) ticaretine başlamıştır.
2017 yılında EAST Grain Hungary KFT kurulmuştur. Başlangıçta yalnızca aracılık hizmetleri sunan şirket, kısa sürede hem Macaristan’da hem de uluslararası alanda tanınmıştır.
Bugün şirket; tahıl ve yağlı tohum ticaretinin yanı sıra, yem hammaddelerinin dağıtımını da yapmaktadır.
Şirketteki artan sayıda ve farklı türde dokümanlar (faturalar, sözleşmeler, taşıma belgeleri vb.) EAST Grain’de oldukça yüksek bir iş yükü yaratmıştır. Aynı zamanda şirketin insan kaynakları oldukça sınırlıydı. Elektronik fatura düzenleme yasal gerekliliklerini karşılamak amacıyla, Konica Minolta’nın M-Files, Document Navigator ve DocuSign çözümlerine dayalı e-fatura, doküman yönetimi ve dijital posta odası uygulamaları hayata geçirilmiştir.
Bu sayede şirket, iş akışlarını otomatikleştirmiş ve basitleştirmiş, doküman işleme süresini azaltmış ve verimliliğini artırmıştır. Aynı zamanda, aşırı baskıyla ilişkili maliyetleri ve kaynak tüketimini de düşürmüştür.
Zorluklar
- Şirkette artan sayıda ve farklı türde dokümanlar (faturalar, sözleşmeler, taşıma belgeleri vb.) çok yüksek bir iş yükü oluşturdu
- Sınırlı insan kaynağı
- Elektronik fatura için yasal gerekliliklerin karşılanması
Çözüm
- Doküman yönetim çözümü: M-Files
- Doküman yakalama ve dağıtım çözümü: Document Navigator
- Elektronik imza çözümü: DocuSign
- Elektronik fatura için yasal gereklilikleri karşılamak amacıyla e-Fatura modülünün geliştirilmesi
Avantajları
İş süreçlerinin otomatikleştirilmesi ve sadeleştirilmesi
- Doküman işlem süresinin azaltılması
- Kolay doküman arama imkânı
- Bilgilere daha hızlı erişim
- Erişim hakları ve açıkça tanımlanmış kurallar sayesinde daha yüksek doküman güvenliği
- Artan verimlilik
- Aşırı baskıyla ilişkili maliyetlerin ve kaynak tüketiminin azaltılması
- İş ortaklarıyla ilişkileri geliştirmeye ve müşterilerine daha hızlı, daha verimli hizmet sunmaya odaklanmak için daha fazla zaman
Ana Neamțu
Operasyon Direktörü , EAST Grain, Romanya
Çeşitlendirilmiş bir iş yapısına ve artan günlük işlem hacmine sahip olmamız, doküman iş akışlarını yönetmede önemli bir zorlukla karşı karşıya kalmamıza neden oldu. İş dünyasında zamanın hayati öneminin farkında olarak, doküman yönetiminde daha çevik ve verimli olmayı hedefledik. Konica Minolta’nın doküman yönetimi çözümünü uygulamamız, çok doğru bir karar olduğunu kanıtladı.
Sözleşmeler, faturalar, bildirimler ve taşımacılıkla ilgili belgeler gibi farklı iş akışlarını otomatikleştirip basitleştirerek, doküman yönetiminde verimliliği ve şeffaflığı önemli ölçüde artırabildik. Yalnızca doküman işleme süresini azaltmakla kalmadık, aynı zamanda aşırı baskıdan kaynaklanan maliyetleri ve kaynak tüketimini de düşürdük.
Açık operasyonel faydaların yanı sıra, Konica Minolta’nın çözümünü uygulamak bize iş ortaklarımızla ilişkileri geliştirmeye ve müşterilerimize daha hızlı ve verimli hizmet sunmaya odaklanma imkânı sağladı.
Projenin Amacı ve İçeriği
Projenin ilk amacı, EAST Grain bünyesinde sözleşme ve fatura yönetim sürecini geliştirecek bir BT çözümünü uygulamak, iş ortaklarıyla ilişkilerde ihtiyaç duyulan bilgileri daha verimli bir şekilde yönetmek ve elektronik kayıt ihtiyacını karşılamaktı.
Daha sonrasında ise, mevzuat çerçevesindeki değişiklikler ve 2024 yılında zorunlu e-Fatura uygulamasının yürürlüğe girmesiyle birlikte, elektronik fatura yönetimi ile şirketin kendi ERP sistemi, Ulusal Vergi İdaresi sistemi ve doküman yönetimi çözümü arasında entegrasyon ihtiyacı bir zorunluluk haline gelmiştir.
Zorluklar
Faaliyet alanından kaynaklanan:
- Yüksek sayıda ve çeşitlilikte dokümanların yönlendirdiği karmaşık süreçler
- Düşük tepki süresi ve yüksek uyum kabiliyeti gerektiren yoğun rekabetçi bir pazarda faaliyet gösterme
İç faaliyetlerden kaynaklanan:
- Fazla sayıda fatura ve ticari doküman
- Dijital posta odası çözümü ihtiyacı
- Departmanların birbirine bağımlılığı ve iş ortaklarıyla ilişkide oynadıkları rol
Gereksinimler
Ana gereksinimler 3 farklı kategoriye ayrılabilir:
- Doküman yönetimi ve saklama
- Siber güvenlik (çalışanlar için net biçimde tanımlanmış roller temelinde bilgiye kısıtlı erişim)
- Dokümanların ve iş akışlarının onaylanması
Çok sayıda doküman, otomatik olarak yüksek hacimli iş yükü oluşturmaktadır. Bunun yanında doküman tipolojisinin çeşitliliği (farklı faturalar ve sözleşmeler, kalite sertifikaları, taşımacılıkla ilgili belgeler, ekler, bildirimler, uyarılar) nedeniyle çok sayıda iş akışı, aynı zamanda yüksek sayıda çalışma saati anlamına gelmektedir. Sınırlı insan kaynağıyla, verimliliği artırmanın tek geçerli seçeneği ileri teknolojiye sahip bir BT çözümünü uygulamaktı.
Şirketteki kilit departmanlar bu sürece dahil edilmiştir: finans, satın alma, lojistik, satış ve idari ofis.
Entegre Çözümler
M-Files doküman yönetimi çözümü, her türlü elektronik dosyanın kolayca yönetilmesini sağlar; gelişmiş depolama, arama ve erişim yetenekleri sunar. Bir müşteriye ait tüm belgeler birbirine bağlıdır, böylece ilgili tüm dokümanların genel görünümü elde edilir.
Document Navigator, hem basılı hem de elektronik dokümanlar için yakalama, işleme ve dağıtım çözümüdür. M-Files tabanlı dijital posta odası çözümü, Document Navigator aracılığıyla Konica Minolta’nın çok işlevli ekipmanlarıyla entegre edilmiştir. Belgeler otomatik olarak bir kayıt numarası alır, önceden tanımlanmış iş akışları üzerinden dolaşır ve kullanıcılar görevleri konusunda bilgilendirilir.
DocuSign e-imza çözümü, doküman yönetim uygulamasına entegre edilmiştir ve iş ortaklarıyla belgelerin elektronik olarak imzalanmasına olanak tanır. Kullanıcılar, önceden tanımlanmış imza şablonlarını, ad ve baş harflerini kullanabilir; ayrıca kendi imzalarını platforma yükleyip özelleştirebilir ve farklı imza varyantlarını kaydedebilir. E-imzaların doküman yönetim platformuna entegrasyonu sayesinde kullanıcılar, dokümanı saklama, gerektiğinde değiştirme, onay iş akışına gönderme ve e-imzalama gibi tüm gerekli işlemleri aynı çözüm içinde gerçekleştirebilir.
e-Fatura, Konica Minolta tarafından geliştirilmiş bir modüldür ve ERP uygulaması, Ulusal Vergi İdaresi (ANAF) sistemi ve M-Files doküman yönetim çözümü arasında bağlantı sağlar.
Konica Minolta kullanıcıları için e-Fatura’nın faydaları:
- Faturaların .XML formatında indirilmesi ve .PDF formatına dönüştürülmesi
- Faturaların .XML formatında ANAF’a gönderilmesi ve ANAF onayının indirilmesi
- .XML dosyasının, doküman yönetim uygulamasındaki metadata temel alınarak oluşturulması
- Faturaların (ANAF imzalı .XML ve .PDF) doküman yönetim uygulamasında saklanması
Avantajları
- e-Fatura tabanlı işlevsel bir sistemin uygulanması ve şirketin kendi ERP sisteminin doküman yönetim çözümüyle entegrasyonu
- Faturalama sürecinin iyileştirilmesi ve eksik belgelerin tespit edilmesi
- M-Files uygulamasının ERP sistemiyle entegrasyonu sayesinde bilgiye hızlı erişim
- Siparişlerin ve ürün teslimatlarının izlenebilirliğinin artırılması
- Elektronik belgelerin güvenli, verimli ve kullanıcı dostu bir ortamda saklanması
- Erişim hakları ve açıkça tanımlanmış kurallara dayalı erişim
- Ürün teslimatları için gerekli bilgilerin işlenme süresinin hızlandırılması
- Bilgi arama, düzenleme, sınıflandırma, paylaşma, organize etme ve erişim için etkin araçlar
Zorluklar
Şirkette artan sayıda ve farklı türde doküman (faturalar, sözleşmeler, taşıma belgeleri vb.) çok yüksek bir iş yükü oluşturdu
- Sınırlı insan kaynağı
- Elektronik fatura için yasal gerekliliklerin karşılanması
Çözüm
Uygulanan çözümler:
- Doküman yönetim çözümü: M-Files
- Doküman yakalama ve dağıtım çözümü: Document Navigator
- Elektronik imza çözümü: DocuSign
- Elektronik fatura için yasal gereklilikleri karşılamak amacıyla e-Fatura modülünün geliştirilmesi
Avantajları
- İş süreçlerinin otomatikleştirilmesi ve sadeleştirilmesi
- Doküman işlem süresinin azaltılması
- Kolay doküman arama
- Bilgilere daha hızlı erişim
- Erişim hakları ve açıkça tanımlanmış kurallar sayesinde daha yüksek doküman güvenliği
- Artan verimlilik
- Aşırı baskıyla ilişkili maliyetlerin ve kaynak tüketiminin azaltılması
- İş ortaklarıyla ilişkileri geliştirmeye ve müşterilere daha hızlı, daha verimli hizmet sunmaya odaklanmak için daha fazla zaman