Hızlandırılmış Ve Daha Etkili Fatura Süreci
Hızlandırılmış Ve Daha Etkili Fatura Süreci
Slovakya’dan elspol-sk, özellikle enerji endüstrisi ile birlikte geliştirme ve yatırım projeleri için geniş bir hizmet ve gereksinim yelpazesini karşılamaktadır. Elektrik dağıtımı, enerji ağı yönetimi ve enerji sektöründe modern teknolojilerin uygulanması alanlarında geniş bir hizmet sunmaktadır. elspol-sk, sürdürülebilir kalkınma ve müşterilerle uzun vadeli ilişkiler kurma hedefiyle, endüstriyel ve kamu sektörleri için güvenilir bir iş ortağıdır.
elspol-sk’de faturalama süreci zaman alıcı ve hataya açık bir süreçti.
M-Files Bilgi Yönetimi ve ABBYY FlexiCapture tabanlı yeni çözüm, süreçleri otomatikleştirerek verilerin artık manuel olarak girilmesini, fiziksel arşiv tutulmasını ortadan kaldırmış; faturaların kolayca bulunabilmesini sağlamış, aynı zamanda mükerrer ödemelerin, hatalı veri girişlerinin ve fatura işleme gecikmelerinin önüne geçmiştir.
Martin Šimudra
CEO, elspol-sk, Slovakya
Konica Minolta bize profesyonel bir tavırla yaklaştı, proje boyunca iyi bir iletişim kurdu ve işleri sonuna kadar götürme isteği gösterdi. Her şey plana uygun gitmemiş olsa da, muhasebe yazılımının entegrasyonu nedeniyle proje gecikti, ekip yine de profesyonel davrandı ve projeyi memnuniyetimizi sağlayacak şekilde tamamladı.
Zaman Alıcı Ve Hataya Açık Bir Faturalama Süreci
elspol-sk’deki faturalama süreci zaman alıcı ve hataya açıktı. E-posta ile gelen faturalar her zaman yazdırılıyordu. Ancak aynı faturaların çoğu zaman posta yoluyla da tekrar gelmesi, bunların tespitini zorlaştırıyordu. Bu durum sık sık hatalara ve mükerrer ödemelere yol açıyor, faturaların kapatılması sırasında hem mali kayıplara hem de karışıklıklara neden oluyordu. Şirketin sahibi ayrıca önceden arşivlenmiş faturaları işlemek istiyordu. Muhasebecilerin, arşivlerde tek tek faturaları bulması onlarca dakikasını alıyordu. Fiziksel alan sınırlı olduğundan, şirketin tüm faturaları saklayacak yeterli alanı yoktu. Verilerin manuel olarak sisteme girilmesi de zaman alıyor, yoğun dikkat gerektiriyor ve çoğu zaman hatalara neden oluyordu.
Faturalama Sürecinde Otomasyon Zaman Kazandırıyor Ve Hataları En Aza İndiriyor
elspol-sk, faturaların elektronik arşivlenmesini ve onay sürecinin otomasyonunu içeren kapsamlı bir çözüm olarak M-Files Bilgi Yönetimi ve ABBYY FlexiCapture çözümlerini devreye aldı. Tüm sistem, şirketin mevcut Money S4 muhasebe yazılımına entegre edildi ve sistemler arasında veri transferi kolaylaştırıldı. Artık muhasebecilerin, bordro sistemine kayıt için faturaları manuel olarak yazmaları gerekmiyor. M-Files verileri otomatik olarak alıyor, muhasebeci yalnızca sistemin emin olmadığı verileri düzeltiyor ve kontrol sonrasında faturalar onay için arşivleniyor. Ardından faturalar otomatik olarak Money S4 sistemine aktarılıyor. Bu süreç, muhasebecilere ayda 10 saate kadar zaman tasarrufu sağlıyor.
Artık kağıt faturaların fiziksel olarak saklanmasına gerek yok. M-Files’ın metadata (üstveri) tabanlı çözümü sayesinde muhasebe belgelerinin yönetimi çok daha kolay ve şeffaf hale geldi. M-Files, kullanıcıların belgeleri çeşitli kriterlere göre filtreleyip aramasına imkan tanıyor; böylece tek bir faturayı veya belirli bir tedarikçiye ait tüm faturaları saniyeler içinde bulabiliyorlar. Uyumluluk gerekliliklerini karşılamak ve herkesin tüm faturaları görmesini engellemek için çalışan yetkileri tanımlandı. Sistem ayrıca potansiyel mükerrer faturaları otomatik olarak algılıyor ve kullanıcıları uyararak yanlışlıkla yapılan çifte ödemelerin önüne geçiyor.
Zorluklar
- E-posta ile gelen faturalar her zaman yazdırılıyordu
- Posta yoluyla gelen ek kopyalar tespit sürecini zorlaştırıyordu
- Karışıklık, mükerrer ödemeler ve mali kayıplar yaşanıyordu
- Faturaları aramak çok uzun zaman alıyordu
- Faturaların fiziksel olarak saklanması için yeterli alan yoktu
- Verilerin manuel olarak sisteme girilmesi zaman alıcı ve hataya açıktı
Çözüm
M-Files Bilgi Yönetimi ve ABBYY FlexiCapture uygulaması:
- Faturaların elektronik arşivlenmesi
- Fatura onay sürecinin otomasyonu
- Mevcut
Avantajları
- Hızlandırılmış süreçler: Otomatik onaylı dijital arşivin uygulanması, faturalama sürecini önemli ölçüde hızlandırır ve işleme gecikmelerini en aza indirir.
- Hata azaltma: Manuel fatura işleme ortadan kaldırılarak, manuel veri girişindeki hata riski azaltılır; bu da daha doğru muhasebe bilgileri sağlar ve hatalı ödemeler riskini en aza indirir.
- Kaynakların daha verimli kullanımı: Muhasebe süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve otomasyonu, iş gücünün daha verimli kullanılmasını sağlar ve muhasebe departmanının iş yükünü azaltır.
- Esneklik ve şeffaflık: Muhasebe belgelerine çevrimiçi olarak hızlı ve kolay erişim, muhasebecilerin işini kolaylaştırır ve şirketteki iş süreçlerinin şeffaflığını artırır.