Açık Ve Şeffaf İş Süreçleri
Açık Ve Şeffaf İş Süreçleri
EuroHold, finans ve sigorta sektörlerinde faaliyet gösteren, Balkanlar genelinde etkin olan, bankacılık dışı finansal hizmetler, varlık yönetimi, araç kiralama ve satış, ayrıca genel sigorta hizmetlerine odaklanan önde gelen bir Bulgar şirketidir. Şirket 1995 yılında kurulmuş olup, 2006 yılından bu yana EuroHold Bulgaria AD adı altında faaliyet göstermektedir.
Müşterinin Yaşadığı Zorluk
EuroHold’un holding yapısı; farklı baskı ortamlarına, ihtiyaçlara, tedarikçilere, süreçlere ve organizasyonlara sahip çok sayıda şirketi kapsamaktadır. Bu nedenle tüm süreçlerin merkezileştirilmesi ve standartlaştırılması gerekli hale gelmiştir. Ayrıca, holding düzeyinde tüm şirketleri kapsayan bütüncül bir baskı yönetimi yaklaşımına ihtiyaç duyulmaktadır.
Şirket genelinde aylık baskı hacmi 180.000 A4 sayfa, kullanılan cihaz sayısı 219, çalışma istasyonu sayısı ise 550 PC’dir.
EuroHold’un cihaz yönetimine yönelik net bir stratejisi bulunmamaktadır. Bakımlar yalnızca ihtiyaç halinde yapılmakta, sarf malzemeleri ise her şirketin kendi tedarikçisinden sipariş edilmektedir. Ayrıca müşteri, kullanıcı, şirket veya maliyet merkezi bazında belge üretimiyle ilgili tüm giderleri raporlayabilecek bir muhasebe çözümüne ihtiyaç duymaktadır.
Başarı özeti
Konica Minolta’nın desteğiyle EuroHold Bulgaria, hem baskı süreçlerini hem de günlük iş operasyonlarındaki maliyetlerini önemli ölçüde optimize etmiştir.
Konica Minolta’nın önerisi üzerine şirket, holding bünyesindeki yönetim süreçlerini başarılı bir şekilde merkezileştirerek katma değeri düşük operasyonları dış kaynak kullanımıyla devretmiştir.
Konica Minolta, esnek ve sürekli gelişimi garanti altına almak amacıyla, şirketin ihtiyaç ve gereksinimlerine tam uyumlu bir BT altyapısı oluşturmuştur. Bu yeni yapı; kullanıcılar, cihazlar ve tedarikçiler dahil olmak üzere tüm ilgili süreçlerin gelişmiş izlenmesini sağlayan modern bir denetim sistemini de kapsamaktadır.
Dimitar Dimitrov
Denetim Kurulu Başkan Yardımcısı
“Böylesine merkezileştirilmiş bir proje, holdingdeki iş süreçlerinin optimize edilmesi açısından kesinlikle doğru çözümdür.
Baskı kullanımının geliştirilmiş muhasebeleştirilmesi, yönetimin açık ve şeffaf iş süreçleri vizyonunu destekleyen ek bir disiplin etkisi yaratmıştır.”
OPS Consult (Analiz ve planlama aşaması)
Konica Minolta, mevcut durumu analiz ederek proje planını oluşturdu.
Çözüm konsepti, tüm holding genelinde baskı yönetiminin tam dış kaynak kullanımı ve merkezileştirilmesi esasına dayanmaktadır.
Bu yapı, süreç ve maliyet verimliliğinde önemli artış sağlarken, donanım altyapısının da tamamen yenilenmesini içermektedir.
Örneğin, her katta 2–3 merkezi çok işlevli yazıcı (MFP) konumlandırılarak, tüm eski tek işlevli masaüstü yazıcıların yerini erişim kontrollü MFP’ler almıştır.
Yeni çözüm sayesinde müşteri, baskıyla ilgili tüm operasyonel yüklerden kurtulmuştur.
Uzaktan izleme yazılımı, cihazların durumu hakkında sürekli bilgi sağlar; bu sayede proaktif bakım, otomatik sarf malzemesi ikmali ve sayaç okuma süreçleri yürütülür.
Sistem ayrıca kullanıcı bazında baskı maliyetlerinin tam muhasebeleştirilmesini, kullanıcı politikalarının uygulanmasını ve kısıtlamaların tanımlanmasını sağlar.
Buna ek olarak, Konica Minolta servis bakım portalı üzerinden müşteri, her servis ziyareti ve sarf teslimatını gerçek zamanlı olarak izleyebilir, tepki süresi, çözüm süresi ve SLA (Hizmet Düzeyi Anlaşması) verilerini ayrıntılı biçimde görüntüleyebilir.
OPS Implement (Uygulama aşaması)
Konica Minolta, 38 adet önceden yapılandırılmış çok işlevli cihaz (MFP) ve akıllı yazılım çözümleri (YSoft SafeQ, PrintFleet, eCON portalı) kurulumunu gerçekleştirdi.
Holding bünyesindeki tüm şirketler tek bir ağda birleştirildi ve kullanıcılar tüm cihazlara erişebilir hale geldi.
Sistemin tamamı merkezi bir sunucu tarafından yönetilmektedir ve baskı, kopyalama ve tarama işlemlerini kontrol eden SafeQ yazılımı bu sunucuya kurulmuştur.
SafeQ, müşterinin Active Directory yapısıyla entegre edilerek kullanıcı ve cihaz yönetimini kolaylaştırmaktadır.
Cihazlara entegre edilen erişim kontrol terminalleri, kullanıcıların kimlik kartlarıyla “follow-me printing” özelliğinden yararlanmasını sağlar.
PrintFleet yazılımı, cihazların uzaktan izlenmesini güvence altına alır.
Bu entegrasyon sayesinde, Konica Minolta ERP sistemi ile birlikte proaktif bakım ve sarf teslimatı süreçleri tamamen otomatik hale getirilmiştir.
OPS Manage (Yönetim ve sürdürülebilirlik)
Konica Minolta’nın OPS (Optimized Print Services) yaklaşımıyla EuroHold Bulgaria, baskı yönetimini başarıyla merkezileştirip dış kaynak haline getirdi.
Bu sayede yalnızca baskı süreçlerinin değil, holdingin genel verimliliği ve şirketler arası koordinasyon da önemli ölçüde arttı.
Konica Minolta sayesinde EuroHold Bulgaria:
- Baskı, kopyalama, tarama ve faks cihazlarının sayısını yaklaşık
- Daha düşük baskı maliyetine sahip cihazlar kullanarak
- Basılan sayfa miktarını
Veselin Dimitrov
Sistem Yöneticisi
“Holdingdeki tüm çalışanlar artık çok işlevli cihazların tüm özelliklerini kullanabiliyor.
İlk başlardaki ‘bilinmeyen korkusu’, verilen kullanıcı eğitimleri ve kısa kılavuzlarla hızla aşıldı.”