FORWARDIS – Avrupa genelinde daha verimli ve entegre yük taşımacılığı ve lojistik operasyonları
Konica Minolta ile dijitalleşme süreci

Fatura işleme sürecinden başlayan dijital dönüşüm
Avrupa ve Asya’da çok modlu taşımacılık ve demiryolu lojistiği konusunda uzmanlaşmış, yılda 10 milyondan fazla ton yük taşıyan FORWARDIS, belgelerini ve süreçlerini dijitalleştirme hedefi doğrultusunda Konica Minolta ile birlikte bir ECM (Enterprise Content Management) çözümünü hayata geçirdi.

Süreçleri harekete geçirmek

FORWARDIS’te daha önce faturalar masa masa dolaşıyor, hatta Berlin ve Frankfurt’taki ofisler arasında postayla gönderiliyordu. Bu nedenle süreç hem uzun sürüyor hem de takibi zordu.

Bir lojistik uzmanı olarak FORWARDIS, bu süreci daha etkin, hızlı ve şeffaf hale getirmeyi amaçladı.

FORWARDIS IT Müdürü Dominik Kruszynski, başlangıç durumunu şöyle anlatıyor:

“Her bir faturanın nerede olduğunu ve hangi durumda bulunduğunu görebileceğimiz bir çözüm arıyorduk. Sürecin genelinde de hızlanmayı ve artık postayla veya e-posta trafiğiyle vakit kaybetmemeyi hedefledik.”

Bu amaçla, herkesin kolayca kullanabileceği bir iş akışı yazılımı üzerinden elektronik fatura işleme süreci planlandı. Aynı zamanda çözüm, modüler şekilde genişletilebilen ve ek süreçleri dijitalleştirebilen bir ECM sistemi olarak geliştirildi.

Kalite ve yasal gereklilikler

Seçim sürecinde önemli kriterlerden biri, özellikle tehlikeli madde taşımacılığında oldukça katı olan kalite yönetimi standartlarına (CAPA – Corrective and Preventive Actions) uygunluktu.

Bu kapsamda sistemin, CAPA izleme formlarını işlemesi gerekiyordu. Hataları önlemek için çok sayıda ayrıntı kaydediliyor, sapmalar sistematik olarak inceleniyor ve hem düzeltici hem de önleyici tedbirler zamanında uygulanabiliyordu.

Bunun yanı sıra sistemin, GoBD, HGB ve AO gibi yasal düzenlemelere de uyumlu olması gerekiyordu.

Kruszynski, çözümün sezgisel arayüze sahip olmasının da çalışanlar tarafından hızla benimsenmesi açısından önemli olduğunu belirtiyor:

“Bizim için belirleyici faktör, tüm hizmetleri tek kaynaktan sunabilen ve sahada destek verebilen bir çözüm ortağı bulmaktı.”

Konica Minolta bu beklentilerin tümünü karşıladı. Şirket, daha önce FORWARDIS’in çok fonksiyonlu yazıcıları (MFP) için güvenilir donanım tedarikçisi olarak kendini kanıtlamıştı. Üstelik seçilen ECM ve iş akışı çözümü, bu MFP cihazlarıyla entegre çalışabiliyor; kullanıcılar iş akışlarını doğrudan cihaz ekranından yönetebiliyor.

Hız ve şeffaflık

Konica Minolta uzman ekibi, FORWARDIS IT ekibi ve farklı departmanlardan çalışanlarla birlikte projeyi iki aşamalı olarak planladı ve hızla uygulamaya aldı.

İş akışı bileşenleri, tam metin arama ve barkod tanıma gibi çeşitli özellikleri içeren tam kapsamlı ECM sisteminin planlama ve kurulumu toplamda yaklaşık iki ay sürdü.

Artık faturalar fiziksel olarak ofisler arasında dolaşmıyor; alındıkları anda taranıyor ve iş akışı üzerinden ilgili kişilere onay ve işlem için elektronik olarak yönlendiriliyor.

Böylece süreç hem daha hızlı hem daha şeffaf hale geldi.

Muhasebe ekibi, her faturanın durumunu (kaydedildi, onaylandı, muhasebeleştirildi) anlık olarak görebiliyor ve iskonto sürelerini takip edebiliyor.

Kruszynski şunu da ekliyor:

“Çalışanlar artık tam metin arama sayesinde fatura numarası, tarih veya anahtar kelimelerle arama yapabiliyor. Bu da fatura bulmayı büyük ölçüde kolaylaştırdı.”

Projenin ikinci aşamasında, faturalar tamamen elektronik olarak işlenecek — bilgiler otomatik olarak seçilecek ve veriler muhasebe departmanına aktarılana kadar süreç tamamen otomatikleştirilecek.

Planlanan bir sonraki adım ise, özellikle taşıma sözleşmeleri ve sözleşme takibi alanında bir sözleşme yönetimi iş akışı uygulamak olacak.