Frezyderm s.a. // Dermokozmetik ürün planlamasında doğruluğu artıran optimize edilmiş iş süreçleri
Frezyderm S.A. // Daha doğru tahminler için daha verimli bir dermokozmetik süreç yönetimi
FREZYDERM; dermo-farmasötik ürünler ve tıbbi cihazlar geliştiren, üreten ve ticaretini yapan, Yunanistan’ın önde gelen şirketlerinden biridir. Şirket; yüksek değer gören Ar-Ge departmanına ve son teknoloji bir üretim tesisine sahiptir.
Zahmetli hedef tahminleme süreci
FREZYDERM, tüm Yunanistan genelinde çok sayıda eczane ile iş birliği yapmaktadır. Bu eczaneler, FREZYDERM ile her yıl yenilenen sözleşmelere sahiptir. Şirket, her müşteriye önceki yılın gelirlerine göre indirim sunar. İndirim tahmini, fiziksel sözleşmelerin kontrol edilmesi ve verilerin Excel dosyalarına manuel olarak girilmesiyle hesaplanıyordu. Ardından Excel dosyaları yeni yıl hedeflerinin belirlenmesi için Satış Takım Liderlerine dağıtılıyordu.
Bu süreç hem zaman alıcıydı hem de manuel işleme nedeniyle çok sayıda tutarsızlığa yol açıyordu. Ayrıca geri çağırma ve yönetim oldukça zordu. Mevcut süreçte yıllık hedef ve indirimlerin genel görünümünü korumak neredeyse imkânsız hale gelmişti.
Hedef tahminleme sürecini basitleştirmek ve otomatikleştirmek
Uygulanan çözüm; OCR tabanlı veri çıkarma sunan ABBYY FlexiCapture 12’dir ve tamamen bulut ortamında (Azure) çalışmaktadır.
ABBYY FC ile:
- Sözleşmelerden veri çıkarımı gerçekleştirildi
- MFP cihazlarından Bulut Sanal Makinesine otomatik tarama yapıldı
- Veritabanı doğrulamasına göre veri kontrolü sağlandı
- Otomatik doküman optimizasyonu yapıldı (aranabilir PDF, çözünürlük, genel optimizasyon)
- Alan durumuna dayalı kurallarla özel dışa aktarma ve işleme gerçekleştirildi
SharePoint Online
- Her Satış Takım Lideri ve Yönetici için özel SharePoint siteleri oluşturuldu
- Nihai sonuç için karmaşık hesaplamalar ve iş akışları tanımlandı
- Sözleşmeleri gruplayacak yeni bir süreç oluşturuldu
CRM / ERP entegrasyonu
- Sistemler arası iş birliği sağlanarak veri doğruluğu garanti edildi
- CRM ve ERP değerlerini güncellemek için otomatik prosedür tanımlandı
- Sistem yöneticisi ve CRM için bildirim mekanizması oluşturuldu
Business Intelligence raporlama
- Dışa aktarılan verilerin BI mühendislerine sunulabilirliği sağlandı
- SharePoint Online üzerinden kolayca BI panoları oluşturmak için çapraz sistem iletişimi tasarlandı
Uygulama sonrası, toplu işlem operasyonlarının sorunsuz yürütülmesinden sorumlu kilit kullanıcılara kapsamlı eğitim verildi.
Çözüm; mevcut CRM ve BI sistemleriyle iletişim kuracak şekilde optimize edildi. Basılı sözleşmeler ABBYY FlexiCapture 12 ile dijital formata dönüştürüldü ve taranan belgelerden veri çıkarımı doküman tanımlarıyla gerçekleştirildi.
Minimum manuel giriş
Yeni süreç; daha kontrol edilebilir, daha güvenli ve çok daha hızlı çalışarak daha doğru tahminler üretti. Uygulama sonrası doğrulanması gereken doküman sayısı yaklaşık %95 oranında azaldı ve bu durum ciddi bir zaman tasarrufu sağladı.
Bir diğer avantaj:
- Yeni hedefleme yöntemiyle müşteriler, hedef tahminlerini rakiplerinden çok daha hızlı hesaplayabiliyor.
- Hedefler, müşteri veritabanı üzerinden doğrulanıyor, yeniden kontrol gerekmiyor.
Tüm bu gelişmeler:
✅ İşçilik maliyetlerini düşürdü
✅ Yapay manuel hataları ortadan kaldırdı
✅ Müşteri memnuniyetini artırdı
✅ Sistem entegrasyonu sayesinde operasyonel verimliliği yükseltti
Ayrıca ERP ve CRM entegrasyonu, müşteri memnuniyetinde yüksek seviyede iyileşme sağladı.
Thanos Kanatas
BT Müdürü , Frezyderm
“Sözleşme tahmin sürecini değiştirme zamanı gelmişti ve Konica Minolta, bulut teknolojisi aracılığıyla yeni ve akıllı bir yaklaşım sundu. Sürecin çeşitli alanlarında önemli bir iyileşme ve çalışanlar için büyük bir rahatlama fark ettik; artık ana işimize odaklanabiliyoruz.”
Avantajlar
- Manuel veri girişinin minimuma indirilmesi
- Önceki sürece kıyasla daha kontrollü, daha güvenli ve çok daha hızlı bir süreç sunarak daha doğru tahminler üretilmesi
- Doğrulanması gereken doküman sayısının neredeyse %95 oranında azaltılması, bu da önemli zaman tasarrufu sağlamaktadır
- Müşterilerin hedeflerini rakiplerinden çok daha hızlı tahmin edebilmesi
- İşçilik maliyetlerinin azaltılması
- Mevcut ERP ve CRM sistemleriyle entegrasyon sayesinde yüksek düzeyde müşteri memnuniyeti sağlanması
Zorluk
- Hedef tahminleme sürecini basitleştirmek ve otomatikleştirmek; çünkü her yıl hedeflerin manuel olarak hesaplanması için çok fazla çalışma süresi harcanıyor
Çözüm
- OCR teknolojisi kullanılarak verilerin çıkarılmasıyla sürecin otomatikleştirilmesi (bulutta (Azure) ABBYY FlexiCapture 12 uygulanması)
- Sözleşmelerden veri çıkarımı ve özel olarak yapılandırılmış SharePoint’e indekslenmesi, ardından CRM/ERP sistemine aktarılması
- İş Zekâsı (Business Intelligence) raporlama yeteneği