BELGELERİ YÖNETMENİN AKILLI YOLU
BELGELERİ YÖNETMENİN AKILLI YOLU
Akıllı bilgi yönetim sistemi M-Files, FRIGO STAHL’ın projelerini hızlandırmasına yardımcı oluyor
Yunanistan’ın kuzeyinde, Selanik merkezli olan ve Balkan bölgesinde faaliyet gösteren FRIGO STAHL, ülkenin önde gelen inşaat şirketlerinden biridir. Ana uzmanlık alanları arasında anahtar teslim projeler, ticari ve endüstriyel inşaatlar, çelik konstrüksiyon üretimi ve yapı malzemeleri dağıtımı yer almaktadır. Şirket, 25 yılı aşkın deneyimiyle faaliyet göstermektedir.
1998 yılında kurulan FRIGO STAHL, Yunanistan, Güneydoğu Avrupa ve Kuzey Afrika genelinde 100’den fazla memnun müşteri için 300’ün üzerinde büyük ve karmaşık inşaat projesi tamamlamıştır. Şirket, Kıbrıs ve Romanya’daki iştiraklerinden yararlanarak Yunanistan gıda sektöründeki birçok büyük firmaya özel mekanik ve soğutma sistemleri tasarlayıp teslim etmiştir. Bugün, bu alanda %70–80 pazar payıyla sektör lideri olarak kabul edilmektedir.
FRIGO STAHL’ın önceki manuel belge yönetim süreci verimsiz ve zaman alıcıydı. Bu nedenle, şirket Konica Minolta tarafından başarıyla uygulanan M-Files akıllı bilgi yönetim sistemini kullanmaya karar verdi. Bu sayede proje yönetimi hızlanarak FRIGO STAHL, süreçlerinde daha çevik bir organizasyon haline geldi ve pazar liderliğini pekiştirdi.
FRIGO STAHL
“Konica Minolta’nın uyguladığı bulut çözümü işimizde gerçekten fark yarattı.
M-Files çözümü, verilerimize kolay erişim ve hızlı sıralama imkânı sağlayarak belgeleri yönetmenin ve kontrol etmenin yeni, akıllı bir yolunu sundu.
Artık doğru bilgilere daha hızlı ve daha isabetli şekilde ulaşabiliyoruz.
Bu sistem, şirketimizde gerçekten önemli olana odaklanmamızı sağlayan doğru araç.”
Öncesinde: Verimsiz ve Zaman Alıcı Manuel Süreç
FRIGO STAHL’ın iş alanı gereği şirket, her gün çok sayıda bilgiyle ilgilenmek zorundaydı. Teklif belgeleri, faturalar, tedarikçilerle yapılan hizmet sözleşmeleri gibi belgelerin her biri doğru projeye atanmalıydı.
Ancak belgelerin sayısı katlanarak artıyor, gerekli bilgilere erişmek her geçen gün zorlaşıyordu.
Manuel belge işleme süreci verimsiz, hata riski yüksek ve zaman kaybettiriciydi. Bu nedenle şirket, belgeleri daha iyi organize edebilecek, doğru kişilere ve tedarikçilere kolayca erişilebilecek akıllı bir bilgi yönetim sistemi arayışına girdi.
Hedef, tüm belgelerin elektronik klasörlerde, ilgili kişiler tarafından kolayca erişilebilir biçimde saklanmasıydı.
Sonrasında: Hızlandırılmış Proje Yönetimi
Yeni çözüm, M-Files akıllı bilgi yönetimi sistemi temel alınarak geliştirildi ve tüm belgelerin tek ve güvenli bir depoda merkezi olarak yönetilmesini sağladı.
Artık proje ile ilgili tüm belgeler, kullanıcıların tam konumlarını bilmesine gerek kalmadan anında arşivlenip erişilebilir hale geldi.
Bu akıllı belge yönetimi yaklaşımı, proje yönetimini büyük ölçüde hızlandırdı; kullanıcılar artık doğru belgeyi bulmak için zaman kaybetmiyor.
Ayrıca çözüm, yasal düzenlemelere ve sektör standartlarına uyumluluk sağlayarak belgelerin izlenebilirliğini ve denetlenebilirliğini kolaylaştırdı.
M-Files, şirketin ERP sistemiyle sorunsuz entegre edilerek devam eden projeler hakkında bilgi akışını ve güncellemeleri kolaylaştırdı.
Sonuç olarak, bu yeni çözüm FRIGO STAHL’ın süreçlerini daha hızlı ve çevik hale getirerek şirketin büyüme potansiyelini artırdı. Şirket, çözümün diğer departmanlara da yaygınlaştırılmasını planlamaktadır.
Zorluklar
- Verimsiz manuel belge yönetimi süreci
- Farklı departmanlar arasında bilgiye erişim ve paylaşım zorluğu
- Manuel süreçlere bağımlılıktan kaynaklanan hata ve gecikme riski
- Bilgiye ulaşımın zaman alması nedeniyle çalışanların asli işlerine odaklanamaması
Çözüm
- Bilgi akışını yönetebilen ve proje süreçlerini hızlandıran M-Files akıllı bilgi yönetim sisteminin uygulanması
- Belgelerin tek ve güvenli bir depoda merkezi olarak toplanması
- Her projenin durumunun izlenebilir ve görünür hale getirilmesi
- Mevcut sistemler ve süreçlerle entegrasyon
- Kullanıcı dostu arayüz sayesinde belgenin tam konumunu bilmeden erişim imkânı
- Yasal düzenlemeler ve endüstri standartlarıyla uyumluluk
- Gelecekteki büyüme ve değişen ihtiyaçlara göre ölçeklenebilir yapı
Avantajlar
- Verimlilik ve üretkenliğin artması
- Proje belgelerinin doğruluğunda ve güvenilirliğinde iyileşme
- Departmanlar arasında daha iyi iş birliği ve bilgi paylaşımı
- Belgelerde daha yüksek uyumluluk ve izlenebilirlik
- Hata oranının düşmesiyle maliyet tasarrufu sağlanması