Sekiz Yıldır Güçlü Ve Güvenilir İş Ortağının Desteğiyle Baskı Sürecinin Dış Kaynak Kullanımıyla Yürütülmesi

Concern Galnaftogaz (OKKO akaryakıt istasyonları ağı), Ukrayna’daki en büyük akaryakıt ağlarından biridir. Şirket, OKKO markası altında 400’den fazla istasyonu işletmektedir. Yapısı içinde Ukrayna’nın en büyük yol kenarı restoran ağı da bulunur: her istasyonda birer tane olmak üzere 400 kafe ve ayrıca A La Minute, Pasta Mia ve Meiwei markaları altında faaliyet gösteren 41 restoran.

Ayrıca, 400 mini markette yaklaşık 2.000 ürün çeşidi sunulmaktadır. OKKO ağı, kurumsal müşterilere akaryakıt satışı, yakıt kalitesi inceleme hizmetleri, depolama ve taşımacılık hizmetleri de sunar. Ağın 10 akaryakıt deposu ile 19 sabit ve mobil laboratuvarı, yakıt kalitesi kontrolü için hizmet vermektedir.

Sınır Tanımayan, 7/24 Çalışan Bir Ağ

Ofis baskı çözümleri için sistem seçmeden önce şirketin iki temel hedefi vardı:

1️⃣ Kesintisiz baskı hizmetine sahip olmak,

2️⃣ Çalışanların ve ofislerin konumundan bağımsız olarak baskı ekipmanlarını kullanabilmek.

Concern Galnaftogaz Teknik Destek Müdürü Mykola Horak şöyle açıklıyor:

“Baskı süreçleri şirketimiz için temel bir faaliyet değil çünkü işimizin tamamen dijitalleşmesi yolundayız. Ancak mevzuat gereklilikleri nedeniyle bazı belgelerin yazdırılması zorunludur. Akaryakıt depolarımız 7/24 çalışıyor ve tankerlerin çıkış yapabilmesi için irsaliyelerin önceden yazdırılması gerekiyor. Bu yüzden kesintisiz baskı hizmeti bizim için hayati önem taşıyor.”

Şirket ayrıca “sınır tanımayan ağ” konseptini benimsemiştir. Bu yaklaşıma göre tüm çalışanlar, konumlarından bağımsız olarak bilgi hizmetlerine erişebilmelidir — baskı hizmetleri de bu konseptin bir parçasıdır.

Konica Minolta ile iş birliği öncesinde, şirket farklı sağlayıcılarla çalışıyordu.

Mykola Horak durumu şöyle özetliyor:

“Yazıcıların sık sık bozulması tankerlerin beklemesine yol açıyor, baskı yönetim yazılımının olmaması ise hem kağıt israfına hem de bilgi güvenliği ihlallerine neden oluyordu. Çalışanlar ortak yazıcıya iş gönderiyor ve yazıcı anında yazdırmaya başlıyordu. Böylece gizli bilgilerin yer aldığı belgeleri herkes görebiliyor veya alabiliyordu.”

Şirket ayrıca LDAP dizini ve erişim yönetim sistemleriyle cihaz entegrasyonu gereksinimini de vurgulamıştır.

Ofis baskı çözümleri için sistem seçmeden önce şirketin iki temel hedefi vardı:
Kesintisiz baskı hizmetine sahip olmak,
Çalışanların ve ofislerin konumundan bağımsız olarak baskı ekipmanlarını kullanabilmek.

Concern Galnaftogaz Teknik Destek Müdürü Mykola Horak şöyle açıklıyor:

“Baskı süreçleri şirketimiz için temel bir faaliyet değil çünkü işimizin tamamen dijitalleşmesi yolundayız. Ancak mevzuat gereklilikleri nedeniyle bazı belgelerin yazdırılması zorunludur. Akaryakıt depolarımız 7/24 çalışıyor ve tankerlerin çıkış yapabilmesi için irsaliyelerin önceden yazdırılması gerekiyor. Bu yüzden kesintisiz baskı hizmeti bizim için hayati önem taşıyor.”

Şirket ayrıca “sınır tanımayan ağ” konseptini benimsemiştir. Bu yaklaşıma göre tüm çalışanlar, konumlarından bağımsız olarak bilgi hizmetlerine erişebilmelidir — baskı hizmetleri de bu konseptin bir parçasıdır.

Konica Minolta ile iş birliği öncesinde, şirket farklı sağlayıcılarla çalışıyordu.

Mykola Horak durumu şöyle özetliyor:

“Yazıcıların sık sık bozulması tankerlerin beklemesine yol açıyor, baskı yönetim yazılımının olmaması ise hem kağıt israfına hem de bilgi güvenliği ihlallerine neden oluyordu. Çalışanlar ortak yazıcıya iş gönderiyor ve yazıcı anında yazdırmaya başlıyordu. Böylece gizli bilgilerin yer aldığı belgeleri herkes görebiliyor veya alabiliyordu.”

Şirket ayrıca LDAP dizini ve erişim yönetim sistemleriyle cihaz entegrasyonu gereksinimini de vurgulamıştır.

Akıllı baskı yönetimi

Konica Minolta çözümleri, Ukrayna genelinde 29 ofiste uygulanmaktadır.

Toplamda 87 adet Konica Minolta bizhub çok işlevli cihaz kurulmuş ve bakım hizmeti sağlanmaktadır.

Şirket, baskı süreçlerini yönetmek için YSoft SafeQ çözümünü tercih etmiştir.

Tüm cihazlar entegre terminaller ve kart okuyucularla donatılmıştır.

YSoft SafeQ sayesinde şirket, kurumsal belgelerin baskısında güvenliği artırmıştır.

Tüm cihazlar birbirine bağlıdır ve çalışanlar, herhangi bir ofisteki çok işlevli cihaza kişisel kodları veya manyetik kartlarıyla (aynı zamanda ofis giriş kartı) kimlik doğrulaması yaparak erişebilirler.

Bu sistem, verilere erişimi kontrol eder ve farklı kullanıcı seviyeleri için farklı erişim türleri tanımlamaya imkân tanır.

Kullanıcı bir baskı işi gönderdiğinde, bu iş YSoft SafeQ sunucusuna yönlendirilir.

Çalışan, kimlik doğrulamasını yaparak işini istediği zaman ve istediği cihazdan (ofis içinde veya dışında) yazdırabilir.

Ayrıca finans departmanı, tüm baskı işlemlerine dair detaylı raporlar alarak maliyetleri departmanlar ve projeler arasında dağıtabilir.

Baskı, kopyalama ve tarama işlerinin analiz edilmesiyle, sistem aynı zamanda iş süreçlerindeki olası darboğazları da belirlemeye yardımcı olur.

2019 yılında Concern Galnaftogaz, YSoft SafeQ 4’ten YSoft SafeQ 6’ya yükseltme ihtiyacı duydu ve lisans satın alımı için bir ihale düzenledi.

Konica Minolta Ukrayna, yalnızca lisansları değil; kurulum, danışmanlık ve personel eğitimi hizmetlerini de içeren kapsamlı bir paket sundu.

Sonuç olarak, şirket ihaleyi tekrar kazandı ve kağıt tabanlı belge akışı yönetimi alanındaki uzmanlığını bir kez daha kanıtladı.

Kullanışlı, verimli ve kesintisiz

Mykola Horak sonuçları şöyle anlatıyor:

“Hedeflerimize %100 ulaştık. Baskı hizmetlerini Konica Minolta’ya dış kaynak olarak devrettikten sonra, cihaz arızalarının sayısı yılda 700’den 20’ye düştü. Aynı zamanda baskı hizmetleri kesintisiz şekilde kullanılmaya devam etti.”

“Kısa bir uyum ve eğitim süreci yaşandı, ancak sonrasında çalışanlarımız artık IT desteğine ihtiyaç duymadan cihazları rahatlıkla kullanabiliyor. İstedikleri yerden baskı, kopyalama, tarama ve belge tanıma işlemlerini yapabiliyorlar.”

Horak’a göre bu iş birliğinin önemli sonuçlarından biri de IT ekibinin yükünün ciddi şekilde hafiflemesidir.

Artık IT uzmanları toner siparişi vermek, servis çağırmak veya arızalarla uğraşmak zorunda kalmıyor.

Uzaktan izleme sistemi, Konica Minolta’nın olası arızaları önceden tespit etmesini ve sarf malzemelerini zamanında temin etmesini sağlıyor.

Ayrıca doluluk faktörleri sayesinde tam renkli baskı maliyeti önemli ölçüde azaldı.