Entegre ve Denetime Uygun: Süreç ve Belge Yönetimi
GAZi, süt ürünleri üreticisi garmo tarafından oluşturulan tanınmış bireysel markalardan biridir. Ancak şirket, BT altyapısında bağımsız çözümlerden kaçınmak istemiştir. Bunun yerine, satış süreci gibi standart iş akışlarını dijitalleştiren ağ tabanlı sistemler arayışındaydı. Bu nedenle Konica Minolta, uygulamalar arası belge işlemlerini kolaylaştıran bir ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) sistemini entegre etti.
Denetime Uygun Belge Arşivleme
Özellikle gıda sektöründe, ürünlerin menşe kanıtı ve denetime uygun belge arşivleme zorunludur. Garmo yöneticileri için, belge işleme süreçlerinde kesintisiz bir akış sağlayarak iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi “pastanın üzerindeki krema” oldu.
“Ancak eski ECM sistemimiz, aradığımız esneklik ve işlevselliği sunmadığı için 2013’ün başında Konica Minolta ile yeni bir proje başlattık,”
diye açıklıyor garmo’nun BT Müdürü Stefan Greiner.
“Amacımız, belge işleme süreçlerini kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemine derinlemesine entegre ederek süreçleri hızlandırmak, ortam geçişlerini ortadan kaldırmak ve böylece hata kaynaklarını minimize etmekti.”
Gıda üreticisi, BT kaynaklarını ve tüm sinerji etkilerini maksimum düzeyde kullanmaya odaklanmaktadır.
“Mümkün oldukça yeni arayüzlerden kaçınmaya çalışıyoruz,”
diye ekliyor Greiner.
Geliştirme Yerine Geçiş
Konica Minolta tarafından sunulan ECM sistemi, garmo’nun Microsoft ortamına kesintisiz entegre olabilen ve geleceğe yönelik güvence sağlayan bir çözüm sundu.
Stefan Greiner ve ekibi, geçmişte Konica Minolta ile gerçekleştirdikleri başarılı BT projelerine güvenerek mevcut sistemi geliştirmek yerine yeni ECM sistemine geçişi tercih etti.
Garmo temsilcileri ile Konica Minolta uzmanlarından oluşan proje ekibi, mevcut Microsoft SharePoint platformuna belge yönetimi işlevlerini (örneğin denetime uygun arşivleme) ekleyen bir çözüm uyguladı. Ayrıca, Microsoft Dynamics NAV ERP aracının ihtiyaç duyduğu bilgiler artık sistem tarafından otomatik olarak çıkarılıyor.
Çalışanlar, e-posta ile gelen belgeleri sadece bir “bırakma alanına” sürükleyerek ilgili müşteri dosyasına ve sipariş kaydına otomatik olarak eklenmesini sağlıyor. Bunun temelinde proje ekibi tarafından oluşturulan kayıt planı bulunuyor.
Arka Planda Otomatik Arşivleme
Uygulanan çözüm tüm ticari süreçlere fayda sağladı. Sipariş, teslimat notu veya fatura fark etmeksizin Microsoft Dynamics NAV içinde oluşturulan tüm belgeler artık otomatik olarak arşivleniyor.
“Satış ekibimiz siparişleri ve imzalı teslimat notlarını tarıyor; sistem bunları ilgili sipariş kaydına otomatik olarak atıyor,”
diyor Greiner.
Artık veriler manuel olarak NAV’a girilmiyor. Belgeler daha düzenli bir yapıda arşivlendiği için erişim de çok daha kolay hale geldi.
“Eskiden alıştığımız zayıf noktalar ve darboğazlar artık ortadan kalktı,”
diyor Greiner gülümseyerek.
Yeni yetkilendirme ve rol konsepti sayesinde garmo artık belge türüne bağlı olarak farklı okuma ve erişim izinleri tanımlayabiliyor — hatta nitelik düzeyine kadar.
Hızlı Yanıt Süreleri, Yüksek Memnuniyet
“Hem çözümden hem de Konica Minolta’nın sunduğu destekten tamamen memnunuz,”
diyor Greiner. Proje ekibi arasındaki “iyi kimya”dan özellikle bahsediyor. Sorular ve sorunlar kısa sürede çözüme kavuşturuldu.
Yaklaşık 45 son kullanıcı çözümü hızla benimsedi ve proje planlanandan daha erken, yaklaşık altı ayda tamamlandı.
Şirket, sözleşme yönetimi, kalite yönetimi ve gelen fatura işleme gibi alanlarda yeni takip projelerini planlıyor.
Zorluk
- Belgelerin denetime uygun şekilde arşivlenmesi
- Hızlı belge işleme ve erişim süreçlerinin sağlanması
Çözüm
- Microsoft ortamında uçtan uca süreç platformu oluşturan ECM sisteminin entegrasyonu
Avantajlar
- Belgelere daha hızlı erişim
- ERP uygulamasına derin entegrasyon
- Daha verimli, şeffaf ve denetime hazır süreç yönetimi