Çok Fonksiyonlu Baskı Makinesi ve Baskı Yönetimi
GRAWE İçin Çok Fonksiyonlu Baskı Makinesi ve Baskı Yönetimi
Tek Kaynaktan Geleceğe Hazır Baskı Çözümleri
Grazer Wechselseitige Versicherung AG (GRAWE), 1828 yılında Avusturya Arşidükü Johann tarafından kurulduğundan bu yana, ilk yangın sigortası şirketinden Orta, Doğu ve Güney Avrupa’ya yayılan; sigorta şirketlerini, gayrimenkul şirketlerini ve finansal hizmetleri tek bir çatı altında toplayan uluslararası bir holdinge dönüşmüştür.
Köklü şirket, müşteri ve danışman ihtiyaçları doğrultusunda süreçlerin ve belgelerin dijitalleştirilmesini giderek daha fazla teşvik etmekte ve en son olarak da işbirliğine dayalı çalışma çözümlerini hayata geçirmiştir. Genel merkez ve bölgesel merkezlerinde modern ve verimli kullanılan çok işlevli baskı sistemlerinden oluşan bir filo ile merkezi baskı yönetimi kurma hedefi doğrultusunda GRAWE, Konica Minolta’nın baskı çözümlerini tercih etmiştir. Hedef; yazıcı sayısını azaltmak ve aynı zamanda cihazların işlevlerini, örneğin kolay tarama özelliğiyle, geliştirmekti.
Konica Minolta, sigorta şirketi ile birlikte GRAWE’nin ihtiyaçlarına en uygun yazıcıların hangileri olduğunu ve hangi lokasyonlarda kaç cihaz gerektiğini değerlendirdi. Bunun ardından Konica Minolta, uygun ekipmanları tedarik etti. Günümüzde GRAWE, merkezi yazıcı yönetimi için bizhub i-Series C4050i, C250i, C300i ve C360i çok işlevli sistemlerini ve Dispatcher Paragon’u kullanmaktadır. Bu araç, örneğin Follow-Me-Print kullanıcı yönetimi sayesinde gizli belgelerin yazıcıda açıkta kalmamasını garanti eder.
Böylece sigorta şirketi, ilk sınıf baskı için geleceğe hazır donanım ve yazılım çözümlerini, Konica Minolta tarafından tek kaynaktan sağlanmış olarak kullanmaktadır.
Zorluklar
- Tüm yazıcıların merkezi olarak yönetilmesi
- Baskı kurulumunun optimize edilmiş kullanım için uyarlanması: cihaz işlevlerinin genişletilmesi (örneğin tarama imkânı)
- Cihaz sayısının azaltılması
- Gizli bilgileri içeren belgelerin yetkisiz kişiler tarafından görüntülenmemesinin sağlanması
Çözüm
- Departmanların merkezi noktalarında Konica Minolta bizhub i-Series çok işlevli yazıcıların (C4050i, C250i, C300i, C360i) kullanıma sunulması
- En iyi dağılım ve departmanlardaki yazıcı seçimleri için analiz sürecinde dahi Konica Minolta ile yakın iş birliği
- Konica Minolta’dan Dispatcher Paragon baskı yönetim çözümü
- Kullanıcı yönetimi, kimlik doğrulama yönetimi ve Follow-Me Print: Kullanıcıların sisteme kolayca eklenmesi ve yazdırma işlerinin atanması. Yazıcı, yalnızca kullanıcı cihaz üzerinde kimliğini doğruladıktan sonra işleme başlar
- Tüm kullanıcıların sistem üzerinden yönetimi
- Baskı kurallarının tanımlanması: Varsayılan olarak çıktıların çift taraflı ve siyah-beyaz alınması
Avantajları
- Yazıcıların daha verimli kullanımı
- Yazıcı işlevlerinin yükseltilmesi
- Güvenlikte önemli ölçüde iyileşme
Johann Kügerl
BT Müdürü GRAWE
Amacımız, baskı altyapımızı geleceğe hazır çözümlerle yenilemekti. Konica Minolta ile hem baskı sistemlerini hem de buna uygun yönetim çözümünü sağlayan, ihtiyaçlarımıza ideal şekilde cevap veren tedarikçiyi bulduk. Özellikle Konica Minolta’nın desteğinin doğrudan Graz’daki sahada bulunmasından memnunuz. Bu sayede birbirimizle kolay ve doğrudan şekilde koordine olabiliyor ve teslimatları çok daha hızlı alabiliyoruz. Bu, Konica Minolta için belirleyici bir artı noktası oldu.
Markus Scherr
BT Müdürü GRAWE
Konica Minolta modernizasyon sürecine en başından dahil oldu ve bize iyi bir şekilde danışmanlık yaptı. En verimli çözümü birlikte bulduk. Düzenli olarak hassas kişisel verilerle çalışan bir sigorta şirketi için Dispatcher Paragon bu nedenle güvenlikte önemli bir artışa katkı sağlıyor.
Konica Minolta çözümleri, GRAWE’de yazıcı yönetimini ve kullanımını kolaylaştırıyor
GRAWE, 2015 yılından bu yana Graz’daki genel merkezinde ve bölgesel merkezlerinde Konica Minolta’nın baskı çözümlerini kullanmaktadır. O zamana kadar şirketin farklı tedarikçilerden alınmış çok sayıda yazıcısı bulunuyordu. Bunlar ağırlıklı olarak personel için tek kullanıcılı yazıcılardı. Tüm cihazları merkezi olarak yönetme imkânı o dönemde mevcut değildi, çünkü bazı yazıcılar doğrudan PC’ye bağlıydı, bazıları ise BT tarafından yönetiliyordu.
“Bunu merkezi baskı yönetimiyle basitleştirmek ve güvenliği artırmak istedik. Ayrıca yazıcı sayısının genel olarak azaltılması gerekiyordu, ancak cihazların işlevsel açıdan, örneğin tarama özelliğiyle, yükseltilmesi de gerekiyordu,” diye açıklıyor GRAWE’den BT Hizmetleri Sorumlusu Johann Kügerl. Bu nedenle GRAWE, bir ihale kapsamında hem donanım hem de yazılım sağlayabilecek yeni bir tedarikçi arayışına girdi.
Tercih Konica Minolta’dan yana oldu. Şirketin baskı çözümleri konusunda uzun yıllara dayanan deneyimi bulunuyor. Kügerl karar hakkında şunları söylüyor:
“Amacımız, baskı altyapımızı geleceğe hazır çözümlerle yenilemekti. Konica Minolta ile hem baskı sistemlerini hem de buna uygun yönetim çözümünü sağlayan, ihtiyaçlarımıza ideal şekilde cevap veren tedarikçiyi bulduk. Özellikle Konica Minolta’nın desteğinin doğrudan Graz’daki sahada bulunmasından memnunuz. Bu sayede birbirimizle kolay ve doğrudan şekilde koordine olabiliyor ve teslimatları çok daha hızlı alabiliyoruz. Bu, Konica Minolta için belirleyici bir artı noktası oldu.
Ortak Analiz, İdeal Konica Minolta Çözümüne Götürdü
“Konica Minolta modernizasyon sürecine en başından dahil oldu ve bize iyi bir şekilde danışmanlık yaptı. En verimli çözümü birlikte bulduk,” diye hatırlıyor GRAWE’den BT Hizmetleri Sorumlusu Markus Scherr. Bunun için taraflar, GRAWE’nin departman yöneticileriyle birlikte ortak bir denetim gerçekleştirdi: amaç, donanım ve işlevler için özel ihtiyaçları değerlendirmek ve sigorta şirketinin ofislerinde baskı sistemlerinin en iyi dağılımı için birlikte en uygun çözümü bulmaktı.
Ardından Konica Minolta, ilk çok işlevli yazıcıları teslim edip kurdu. Baskı yönetimi için Konica Minolta başlangıçta YSoft SafeQ çözümünü sağladı. O zamandan beri baskı işleri merkezi yazıcılara gönderiliyor ve kullanıcılar yazıcıda kimlik doğrulaması yapana kadar beklemede kalıyor. Scherr şöyle açıklıyor:
“Bu sistem çok hızlı bir şekilde benimsendi ve meslektaşlarımız Konica Minolta’nın modern baskı sistemlerine geçişten çok memnun kaldılar.”
2021’de, altı yıllık kullanımın ardından, GRAWE ve Konica Minolta baskı altyapısında bir güncelleme yaptı: bu kapsamda, Temmuz 2021’de Dispatcher Paragon baskı yönetim çözümü GRAWE’de devreye alındı. Kullanıcı yönetimi, Graz merkezli grubun BT departmanının kullanıcıları oluşturmasına ve atamasına olanak tanıyor. Follow-Me-Print prensibi sayesinde GRAWE, belgelerin yalnızca cihazda önceden kimlik doğrulaması yapıldıktan sonra yazdırılabilmesini şart koşuyor.
Scherr şunları söylüyor:
“Düzenli olarak hassas kişisel verilerle çalışan bir sigorta şirketi için Dispatcher Paragon bu nedenle güvenlikte önemli bir artışa katkı sağlıyor.”
Bu araç, sigorta şirketindeki tüm kullanıcıları merkezi olarak kontrol ediyor ve onların basit yönetimini kolaylaştırıyor. Scan-to-mail işlevi sayesinde çalışanlar taranan belgeleri doğrudan e-postaya aktarabiliyor ve kolayca gönderebiliyor.
GRAWE ayrıca Dispatcher Paragon’u sürdürülebilir ve kaynak tasarruflu baskı için de kullanıyor. Örneğin, sigorta şirketi bu araçta baskı kurallarını tanımladı ve belgelerin varsayılan olarak siyah-beyaz ve çift taraflı yazdırılmasını belirledi. Scherr memnuniyetini şöyle dile getiriyor:
“Toner tüketimimizi fark edilir şekilde azaltmayı başardık.”
Ayrıca geleceğe dair şu öngörüyü paylaşıyor:
“Gelecekte yazıcıların daha verimli kullanımı için Dispatcher Paragon’un raporlama işlevlerini de kullanmak istiyoruz.”
Kapsamlı raporlama seçeneklerine (örneğin yönetim raporları) ek olarak çözüm, maliyet merkezleri ataması veya faturalandırma için bütçe işlevleri de sunuyor.
Konica Minolta’dan Geleceğe Hazır Baskı Çözümleri
Şu anda GRAWE’nin bölgesel merkezlerindeki son cihazların değişimi devam ediyor. “Filomuzun güncellenmesi gelecek yıl tamamlanma takvimine uygun ilerliyor. Yeni çözümlerin çok daha güçlü bir performans sunduğunu görüyoruz. Aynı zamanda yazıcıları yönetmek bizim için çok daha kolay hale geldi. En son teknoloji baskı sistemleri ve Dispatcher Paragon baskı yönetim çözümüyle geleceğe mükemmel şekilde hazır olduğumuzu düşünüyoruz. Konica Minolta ile yanımızda, çözümleri tek kaynaktan sunabilen doğru iş ortağına sahibiz,” diye özetliyor Scherr
Zorluklar
- Tüm yazıcıların merkezi olarak yönetilmesi
- Baskı kurulumunun optimize edilmiş kullanım için uyarlanması: cihaz işlevlerinin genişletilmesi (örneğin tarama özelliği)
- Cihaz sayısının azaltılması
- Gizli bilgiler içeren belgelerin yetkisiz kişiler tarafından görüntülenmemesinin sağlanması
Çözüm
- Departmanların merkezi noktalarında Konica Minolta bizhub i-Series çok işlevli yazıcıların (C4050i, C250i, C300i, C360i) kullanıma sunulması
- Departmanlarda yazıcıların en iyi dağılımı ve seçimi için analiz sürecinde dahi Konica Minolta ile yakın iş birliği
- Konica Minolta’dan Dispatcher Paragon baskı yönetim çözümü
- Kullanıcı yönetimi, kimlik doğrulama yönetimi ve Follow-Me Print: Kullanıcıların sisteme kolayca eklenmesi ve yazdırma işlerinin atanması. Yazıcı yalnızca kullanıcı cihazda kimliğini doğruladıktan sonra işi gerçekleştirir.
- Tüm kullanıcıların araç üzerinden merkezi yönetimi
- Baskı kurallarının tanımlanması: Varsayılan olarak çıktılar çift taraflı ve siyah-beyaz alın
Avantajları
- Yazıcıların daha verimli kullanımı
- Yazıcı işlevlerinin geliştirilmesi
- Güvenlikte önemli ölçüde iyileşme